Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Outlook 2010 και άνω: Μεταβείτε στο Αρχείο > Info > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων > Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου > Νέος κανόνας . Ορίστε έναν κανόνα ακολουθώντας τα βήματα σε αυτό το άρθρο.
- Outlook 2007: Μεταβείτε στο Εργαλεία > Κανόνες και ειδοποιήσεις > Νέος κανόνας543 Ελέγξτε τα μηνύματα μετά την αποστολή > Επόμενο και ακολουθήστε τα βήματα σε αυτό το άρθρο.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να κοινοποιήσετε αυτόματα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε στο Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 και Outlook για Microsoft 365. Για το Outlook 2007 παρέχονται ξεχωριστές οδηγίες.
Αυτόματη κοινοποίηση όλων των μηνυμάτων που στέλνετε στο Outlook 2010 και νεότερα
Ο φάκελος Απεσταλμένα του Outlook είναι ιδανικός για τη διατήρηση αντιγράφων όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στείλει. Αν και αυτό είναι ιδανικό για ορισμένες περιπτώσεις, τι γίνεται αν θέλετε να αρχειοθετήσετε όλη την αλληλογραφία σας για διαφορετικούς λογαριασμούς email ή θέλετε να αντιγράψετε το αφεντικό σας σε μια συνεχή σειρά μηνυμάτων;
Το Outlook μπορεί αυτόματα να αντιγράψει carbon-copy (cc) ή blind-carbon-copy (bcc) οποιαδήποτε διεύθυνση (ή περισσότερες από μία) καθορίζετε σε κάθε μήνυμα που στέλνετε, με όποια κριτήρια ορίζετε.
Για να παραδώσει το Outlook ένα αντίγραφο κάθε email που στέλνετε σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση (ή διευθύνσεις) μέσω Κοιν.:
-
Κάντε κλικ στο Αρχείο στα Εισερχόμενά σας του Outlook.
Image -
Μεταβείτε στην κατηγορία πληροφορίες.
- Βεβαιωθείτε ότι ο λογαριασμός για τον οποίο θέλετε να ρυθμίσετε τα αυτόματα αντίγραφα Κοιν. έχει επιλεγεί στην περιοχή Πληροφορίες λογαριασμού.
-
Κάντε κλικ στο Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.
Image - Μεταβείτε στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Κάντε κλικ στο Νέος κανόνας.
Image -
Για Βήμα 1: Επιλέξτε ένα πρότυπο, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που στέλνω (κάτω από Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα).
Image - Κάντε κλικ Επόμενο.
-
Κάντε ξανά Επόμενο.
Μπορείτε να επιλέξετε κριτήρια για τα μηνύματα που θέλετε να αντιγράψετε μέσω Κοιν. Εάν δεν επιλέξετε τίποτα, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστίθενται στους παραλήπτες Κοιν.
Image -
Αν σας ζητηθεί:
Κάτω από Αυτός ο κανόνας θα εφαρμόζεται σε κάθε μήνυμα που στέλνετε. Είναι σωστό;, κάντε κλικ στο Ναι.
Image -
Κάτω από το Βήμα 1: Επιλέξτε ενέργειες, βεβαιωθείτε ότι Συγκλειδώστε το μήνυμα προς άτομα ή δημόσια ομάδα είναι επιλεγμένο.
Image -
Κάτω από Βήμα 2: Επεξεργαστείτε την περιγραφή του κανόνα, κάντε κλικ στο άτομα ή δημόσια ομάδα.
Image -
Κάντε διπλό κλικ σε τυχόν παραλήπτες (ή λίστες) από το βιβλίο διευθύνσεών σας ή εισαγάγετε διευθύνσεις email απευθείας κάτω από Προς; αυτές οι διευθύνσεις θα λάβουν τα αντίγραφα Κοιν.
Διαχωρίστε τις διευθύνσεις email κάτω από Προς με ερωτηματικά (;).
Image - Κάντε κλικ στο OK.
- Τώρα κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Προαιρετικά, καθορίστε τυχόν εξαιρέσεις στον κανόνα αποστολής Κοιν. στην ενότητα Υπάρχουν εξαιρέσεις;
- Κάντε κλικ Επόμενο.
-
Ονομάστε τον κανόνα κάτι που έχει νόημα για αυτό που κάνει, όπως Αυτόματο Κοιν. ή διατηρήστε το προεπιλεγμένο όνομα.
Image - Συνήθως, βεβαιωθείτε ότι Εκτέλεση αυτού του κανόνα τώρα σε μηνύματα που βρίσκονται ήδη στα "Εισερχόμενα" δεν είναι επιλεγμένο.
-
Κάντε κλικ στο Τέλος.
Image - Κάντε κλικ στο OK.
-
Επιλέξτε OK ξανά για να επιστρέψετε στο Outlook.
Image
Αυτόματη κοινοποίηση όλων των μηνυμάτων στο Outlook 2007
Για να στείλετε ένα πρωτότυπο αντίγραφο όλων των μηνυμάτων που στέλνετε στο Outlook σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση email:
- Επιλέξτε Εργαλεία > Κανόνες και ειδοποιήσεις από το μενού.
- Κάντε κλικ στο Νέος κανόνας.
- Highlight Έλεγχος μηνυμάτων μετά την αποστολή.
- Κάντε κλικ Επόμενο.
-
Κάντε κλικ στο Επόμενο ξανά για να αντιγράψετε όλα τα μηνύματα που στέλνετε.
Μπορείτε να ορίσετε οποιονδήποτε συνδυασμό κριτηρίων για να αντιγράψετε μόνο ορισμένα μηνύματα πριν κάνετε κλικ στο Next.
- Εάν δεν καθορίσατε κριτήρια φιλτραρίσματος, κάντε κλικ στο Yes.
- Κάτω από Βήμα 1: Επιλέξτε τις ενέργειες, βεβαιωθείτε ότι το Κοινοποίηση του μηνύματος σε άτομα ή η λίστα διανομής είναι επιλεγμένο.
- Κάντε κλικ στο άτομα ή λίστες διανομής κάτω από Βήμα 2: Επεξεργαστείτε την περιγραφή του κανόνα.
-
Κάντε διπλό κλικ σε επαφές ή λίστες από το βιβλίο διευθύνσεών σας ή πληκτρολογήστε μια διεύθυνση email κάτω από Προς.
Διαχωρίστε πολλές διευθύνσεις με ερωτηματικά (;).
- Κάντε κλικ στο OK.
- Κάντε κλικ Επόμενο.
- Κάντε ξανά Επόμενο.
- Προηγηθείτε της διεύθυνσης email που έχετε ήδη καταχωρίσει στο Βήμα 1: Καθορίστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα με "Cc:"
- Κάντε κλικ στο Τέλος.
- Κάντε κλικ στο OK.
Αυτόματη Bcc Όλα τα μηνύματα που στέλνετε
Μπορείτε να στείλετε αυτόματα αντίγραφα Bcc (των οποίων οι παραλήπτες, σε αντίθεση με τους παραλήπτες Κοιν, είναι κρυμμένοι από όλους τους άλλους παραλήπτες) στο Outlook χρησιμοποιώντας αυτόματα πρόσθετα Bcc, όπως ένα που δημιουργείται από την Ablebits.
