Πώς να χρησιμοποιήσετε το SharePoint

2024 Συγγραφέας: Abigail Brown | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-07 19:02

Το SharePoint είναι μια πλατφόρμα για τη συνεργασία με άλλα μέλη μιας ομάδας ή μιας ομάδας. Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε στη δημιουργία λειτουργικών και συνεργατικών τοποθεσιών για συναδέλφους και φίλους, μεταφόρτωση και κοινή χρήση εγγράφων και προσθήκη γραφικών στοιχείων στις σελίδες τοποθεσίας του SharePoint.

Πώς να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο SharePoint

Θα χρειαστείτε μερικά πράγματα για να μπορέσετε να δημιουργήσετε τον ιστότοπό σας:

• Πρόσβαση σε επαγγελματικό λογαριασμό Microsoft 365, καθώς το SharePoint δεν περιλαμβάνεται στους λογαριασμούς καταναλωτών.
• Ένας διαχειριστής για τη δημιουργία του ιστότοπού σας. Εάν δεν είστε διαχειριστής, ζητήστε από τον διαχειριστή σας να δημιουργήσει έναν ιστότοπο για εσάς.

Για να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο SharePoint:

1. Συνδεθείτε στο Microsoft 365 ως διαχειριστής και, στη συνέχεια, επιλέξτε SharePoint από το μενού Εφαρμογές.

   

2. Επιλέξτε Σελίδα στο αριστερό κάθετο παράθυρο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία ιστότοπου.

3. Επιλέξτε Τόπος ομάδας στο πλαίσιο διαλόγου.

   Οι ιστότοποι επικοινωνίας χρησιμοποιούνται κυρίως για δημοσίευση ανακοινώσεων και άλλου περιεχομένου.

4. Επιλέξτε ένα αρχικό σχέδιο για τον ιστότοπό σας που ταιριάζει με το άλλο περιεχόμενό σας. Μην ανησυχείτε: μπορείτε πάντα να προσαρμόσετε το περιεχόμενο εκκίνησης αργότερα.
5. Εισαγάγετε τις λεπτομέρειες του ιστότοπού σας, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος και της περιγραφής του.
6. Επιλέξτε Τέλος για να ολοκληρώσετε τη ρύθμιση. Το SharePoint λειτουργεί στο παρασκήνιο για τη δημιουργία του ιστότοπου και θα δείτε την πρόοδό του καθ' όλη τη διάρκεια.

Μετά τη ρύθμιση του χώρου σας, θα έχετε κάποιες διαθέσιμες λειτουργίες αμέσως, όπως:

• Conversations: Πίνακες προσωπικών μηνυμάτων για την ομάδα σας.
• Documents: Εδώ μοιράζεστε αρχεία και ελέγχετε αρχεία μέσα και έξω.
• Note Notebook: Οι συμπαίκτες σας μπορούν να συνεργαστούν με αυτό το Σημειωματάριο του OneNote δημιουργώντας και προσθέτοντας περιεχόμενο σε σελίδες.
• Σελίδες ιστότοπου: Προσαρμοσμένες ιστοσελίδες για την ομάδα ή την ομάδα σας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τις βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint

Η κοινή χρήση αρχείων με χρήση βιβλιοθήκης εγγράφων είναι συνηθισμένη στους ιστότοπους του SharePoint. Οι βιβλιοθήκες εγγράφων περιέχουν φακέλους και αρχεία που μπορείτε να προβάλετε και να επεξεργαστείτε. Για να χρησιμοποιήσετε τη βιβλιοθήκη εγγράφων:

1. Επιλέξτε Documents στο αριστερό κάθετο παράθυρο.

   

2. Επιλέξτε Νέο για να προσθέσετε νέα στοιχεία, όπως φακέλους ή αρχεία Microsoft Office. Εναλλακτικά, σύρετε και αποθέστε άλλα αρχεία στον τρέχοντα φάκελο της βιβλιοθήκης. δεν χρειάζεται να είναι αρχεία του Office.

   

3. Επιλέξτε ένα αρχείο του Microsoft Office για να το ανοίξετε στην κατάλληλη εφαρμογή. Η επιλογή ενός αρχείου που δεν είναι Office κάνει ένα από τα τρία πράγματα:

   • Το ανοίγει για προεπισκόπηση εάν είναι σε μορφή φιλική προς τον ιστό (για παράδειγμα, εικόνα ή PDF).
   • Ανοίγει σε μια σχετική εφαρμογή εάν χρησιμοποιείτε Windows (τα Windows γνωρίζουν πώς να μιλάνε στο SharePoint).
   • Το κατεβάζει στον υπολογιστή σας για να μπορείτε να το ανοίξετε με το σχετικό πρόγραμμα.

   

4. Ενώ οι σύγχρονες εφαρμογές Ιστού σάς επιτρέπουν να επεξεργάζεστε ταυτόχρονα ένα αρχείο με έναν συνάδελφο, εξακολουθείτε να έχετε τη δυνατότητα να "ελέγχετε" ένα αρχείο στο SharePoint για να εμποδίσετε άλλους να εργάζονται στο αρχείο ενώ εργάζεστε σε αυτό.

   Επιλέξτε το αρχείο για check out και, στη συνέχεια, επιλέξτε Check out στην αναπτυσσόμενη λίστα. Ο έλεγχος ενός αρχείου αποτρέπει οποιονδήποτε από το να αποθηκεύσει μια νέα έκδοση του αρχείου ενώ εργάζεστε σε αυτό. Άλλοι χρήστες εξακολουθούν να μπορούν να κατεβάσουν ένα αντίγραφο και να το επεξεργαστούν, αλλά δεν μπορούν να δημιουργήσουν μια νέα έκδοση μέχρι να το αποθηκεύσετε και να το ελέγξετε ξανά.

   

Πώς να δημιουργήσετε σελίδες ιστότοπου SharePoint

Οι σελίδες ιστότοπου του SharePoint σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε ιστοσελίδες που περιλαμβάνουν πληροφορίες κειμένου και γραφικών. Η διαφορά μεταξύ των σελίδων τοποθεσιών του SharePoint και των κανονικών σελίδων ιστοτόπων είναι ότι μόνο τα συνδεδεμένα μέλη της ομάδας του SharePoint μπορούν να τις δουν. Οι σελίδες του ιστότοπου είναι το δικό σας ιδιωτικό Διαδίκτυο.

Για να δημιουργήσετε νέες σελίδες στον ιστότοπό σας στο SharePoint:

1. Επιλέξτε Σελίδες στο αριστερό κάθετο παράθυρο.

   

2. Επιλέξτε Νέο και μετά επιλέξτε από τους τύπους σελίδας:

   • Σελίδα Wiki: Σελίδες που περιλαμβάνουν ιδέες ομάδας, πολιτικές, οδηγίες, βέλτιστες πρακτικές και άλλα. Μια ομάδα του SharePoint μπορεί να χρησιμοποιήσει σελίδες Wiki για πρόσβαση σε συνδέσμους προς όλους τους τύπους εταιρικών πληροφοριών.
   • Σελίδα τμήματος Ιστού: Προκαθορισμένες διατάξεις που έχουν σχεδιαστεί για να σας επιτρέπουν να εισάγετε κάθε είδους gadget, τύπου πίνακα ελέγχου, στις σελίδες του ιστότοπού σας.
   • Σελίδα ιστότοπου: Κενές σελίδες που δημιουργείτε, ξεκινώντας με έναν τίτλο.
   • Σύνδεσμος: Προσθέστε έναν σύνδεσμο σε έναν ιστότοπο.

   

3. Μόλις δημιουργηθεί, ανοίγει η σελίδα για να την επεξεργαστείτε. Ξεκινήστε δίνοντάς του ένα όνομα. Το πρόσθετο περιεχόμενο έρχεται με τη μορφή τμημάτων Web, τα οποία καλύπτουμε στην επόμενη ενότητα.

   

4. Επιλέξτε Δημοσίευση στο επάνω δεξιό τμήμα της οθόνης για να κάνετε τις αλλαγές σας διαθέσιμες στους συναδέλφους.

   

5. Επιλέξτε Σελίδες στο αριστερό κάθετο παράθυρο για να δείτε τις σελίδες σας.

6. Για να επεξεργαστείτε υπάρχουσες σελίδες, ανοίξτε τη σελίδα και επιλέξτε Επεξεργασία στο αριστερό παράθυρο.

   

Πώς να προσθέσετε τμήματα Web στις σελίδες του SharePoint

Μία από τις καλύτερες δυνατότητες του SharePoint είναι η δυνατότητα "Μέρος Ιστού" ή γραφικό(α). Ακόμα κι αν θέλετε να προσθέσετε μόνο κείμενο και γραφικά, θα πρέπει πρώτα να προσθέσετε ένα τμήμα web για να κρατήσετε το περιεχόμενο. Τα τμήματα Ιστού μπορεί να περιλαμβάνουν πράγματα όπως Newsfeeds, έναν κατάλογο μελών της ομάδας ή λίστες πρόσφατων δραστηριοτήτων στον ιστότοπο.

Εάν δημιουργήσατε μια σελίδα, δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε τμήματα ιστού σε αυτήν:

1. Επιλέξτε Σελίδες στο αριστερό κάθετο παράθυρο, μετά επιλέξτε μια σελίδα για επεξεργασία και επιλέξτε Επεξεργασία.

2. Επιλέξτε το σύμβολο plus (+) για να προσθέσετε τμήματα ιστού σε μια σελίδα.

   

3. Ένα αναδυόμενο μενού εμφανίζει μια λίστα με τα διαθέσιμα τμήματα ιστού. Περιηγηθείτε σε ολόκληρη τη λίστα ή αναζητήστε με λέξη-κλειδί. Μόλις επιλέξετε ένα τμήμα ιστού, προστίθεται στη σελίδα.

   

4. Διαμόρφωση του τμήματος web. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε ένα τμήμα Web Gallery εικόνων, επιλέξτε Προσθήκη εικόνων για να επιλέξετε τις εικόνες που θα εμφανίζονται.

   

5. Επιλέξτε Δημοσίευση για να κάνετε τις αλλαγές σας διαθέσιμες σε συναδέλφους.

Ενώ η αρχική σελίδα δημιουργείται αυτόματα για εσάς, εξακολουθεί να είναι μια σελίδα που μπορείτε να γεμίσετε με τμήματα ιστού.

Εγκατάσταση και χρήση της εφαρμογής Tasks

Τα πράγματα γίνονται ενδιαφέροντα όταν προσθέτετε εφαρμογές στον ιστότοπό σας. Οι εφαρμογές υπερβαίνουν τη λειτουργικότητα των τμημάτων ιστού και περιλαμβάνουν πράγματα όπως ιστολόγια ή μια προσαρμοσμένη λίστα, η οποία μπορεί να είναι μια μικρή βάση δεδομένων.

Θα ρίξουμε μια ματιά στην εφαρμογή Tasks, η οποία σας επιτρέπει να ρυθμίζετε εκκρεμότητες για τα μέλη της ομάδας σας, να εκχωρείτε τις εκκρεμείς εργασίες και, στη συνέχεια, να παρακολουθείτε την ολοκλήρωσή τους.

Για να προσθέσετε την εφαρμογή Tasks στον ιστότοπο του SharePoint:

1. Στην αρχική σελίδα του ιστότοπου του SharePoint, επιλέξτε Νέο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εφαρμογή.

2. Επιλέξτε Tasks.

   

3. Στο αριστερό μενού, επιλέξτε Περιεχόμενα ιστότοπου για να δείτε την εφαρμογή Tasks και να ξεκινήσετε την ανάθεση.

   

Ποιος πρέπει να χρησιμοποιεί το SharePoint;

Τις περισσότερες φορές, οι εταιρικές ομάδες χρησιμοποιούν το SharePoint. Ωστόσο, υπάρχουν πολλά σενάρια που δεν σχετίζονται με τις επιχειρήσεις όπου το SharePoint είναι χρήσιμο, όπως:

• Οι αθλητικές ομάδες μπορούν να χρησιμοποιήσουν το ημερολόγιο για να δημοσιεύσουν ένα πρόγραμμα αγώνων και μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια βιβλιοθήκη εγγράφων για την αποθήκευση βίντεο παιχνιδιών.
• Οι λέσχες βιβλίου μπορούν να δημοσιεύουν συνδέσμους για το βιβλίο της επόμενης εβδομάδας, ενώ οι ομάδες γραφής μπορούν να φιλοξενούν κριτικές, υποβολές και σχόλια.
• Ομάδες εθελοντών που σχεδιάζουν ένα έργο αποκατάστασης μπορούν να δημιουργήσουν ένα σχέδιο με εργασίες και ένα χρονοδιάγραμμα.
• Μια γειτονιά που πραγματοποιεί εκπτώσεις σε αυλή μπορεί να δημοσιεύει ανακοινώσεις για νέους συμμετέχοντες ή να αναφέρει στοιχεία και τιμές σε ένα κοινόχρηστο αρχείο Excel σε μια Βιβλιοθήκη εγγράφων.

Τα παραπάνω σενάρια είναι δυνατά με άλλες εφαρμογές και υπηρεσίες, αλλά το SharePoint συγκεντρώνει τα πάντα σε ένα ενιαίο μέρος, με μια διεπαφή που υποστηρίζεται σε Windows, macOS και Linux.

Πού να κατεβάσετε το SharePoint

Κατεβάστε την εφαρμογή SharePoint για Android από το Google Play ή αποκτήστε την εφαρμογή SharePoint για iOS από το App Store. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές του Microsoft Office, όπως το Word, το Excel και το PowerPoint για να ανοίξετε αρχεία απευθείας από το SharePoint, κάνοντας τη λήψη και τη μεταφόρτωση σύντομο χρονικό διάστημα.