Τι να γνωρίζετε
- Αρχικά, οργανώστε τα δεδομένα σε ένα φύλλο Excel.
- Στη συνέχεια, στο Word, επιλέξτε Mailings > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > επιλέξτε τύπο. Mailings > Επιλογή παραληπτών > Χρήση υπάρχουσας λίστας > Ανοίξτε το φύλλο..
- Τέλος, συγχωνεύστε πεδία στο Word μεταβαίνοντας στο Mailings > Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης. Επιλέξτε ένα πεδίο και πατήστε Insert.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word και το Excel για να συνδυάσετε κείμενο από ένα έγγραφο του Word με ένα έγγραφο προέλευσης δεδομένων, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Word για Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 και Word 2010.
Προετοιμάστε τα δεδομένα για συγχώνευση αλληλογραφίας
Η δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word λειτουργεί άψογα με δεδομένα από το Excel. Ενώ μπορείτε να δημιουργήσετε μια προέλευση δεδομένων στο Word, οι επιλογές για τη χρήση αυτών των δεδομένων είναι περιορισμένες. Εάν έχετε δεδομένα λίστας αλληλογραφίας σε υπολογιστικό φύλλο, δεν είναι απαραίτητο να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες στην πηγή δεδομένων του Word.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε φύλλο εργασίας του Excel σε μια συνάρτηση συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word χωρίς καμία ειδική προετοιμασία. Ωστόσο, για να αποφύγετε σφάλματα στη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, είναι καλή ιδέα να οργανώσετε τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο.
Βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές που πρόκειται να κάνετε στο υπολογιστικό φύλλο έχουν ολοκληρωθεί προτού ξεκινήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Μόλις ξεκινήσει η συγχώνευση, η πραγματοποίηση οποιωνδήποτε αλλαγών μπορεί να προκαλέσει σφάλματα με τη συγχώνευση αλληλογραφίας.
Οργάνωση των δεδομένων υπολογιστικού φύλλου
Οργανώστε τα δεδομένα της λίστας αλληλογραφίας του Excel σε σειρές και στήλες. Σκεφτείτε κάθε σειρά ως μια εγγραφή και κάθε στήλη ως πεδίο που πρόκειται να εισαγάγετε στο έγγραφό σας.
- Τοποθέτηση όλων των δεδομένων σε ένα μόνο φύλλο: Τα δεδομένα της λίστας αλληλογραφίας που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας πρέπει να βρίσκονται σε ένα φύλλο. Εάν είναι απλωμένο σε πολλά φύλλα, συνδυάστε τα φύλλα ή πραγματοποιήστε συγχωνεύσεις πολλαπλών μηνυμάτων. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι τα φύλλα έχουν σαφή ονομασία, καθώς πρέπει να επιλέξετε αυτό που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε χωρίς να μπορείτε να το προβάλετε.
- Δημιουργία γραμμής κεφαλίδας: Δημιουργήστε μια σειρά κεφαλίδας για το φύλλο που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Μια σειρά κεφαλίδας είναι μια σειρά που περιέχει ετικέτες που προσδιορίζουν τα δεδομένα στα κελιά κάτω από αυτήν. Για να διευκολύνετε το Excel να διαφοροποιεί τα δεδομένα και τις ετικέτες, χρησιμοποιήστε έντονη γραφή, περιγράμματα κελιών και σκίαση κελιών που είναι μοναδικά για τη σειρά κεφαλίδας. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι κεφαλίδες που επιλέγετε ταιριάζουν με τα ονόματα των πεδίων συγχώνευσης, γεγονός που θα κάνει επίσης λιγότερο πιθανό να εμφανιστούν σφάλματα.
- Μορφοποίηση αριθμητικών δεδομένων σωστά: Βεβαιωθείτε ότι στοιχεία όπως οι αριθμοί οδών και οι ταχυδρομικοί κώδικες έχουν μορφοποιηθεί σωστά για τον τρόπο εμφάνισης τους μόλις ολοκληρωθεί η συγχώνευση αλληλογραφίας. Η εσφαλμένη μορφοποίηση αριθμών μπορεί να προκαλέσει σφάλματα στη συγχώνευση.
Πώς να καθορίσετε τη λίστα παραληπτών συγχώνευσης αλληλογραφίας
Δείτε πώς να συσχετίσετε το έτοιμο φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει τη λίστα αλληλογραφίας σας με το έγγραφο του Word:
-
Στο Word ανοίξτε το έγγραφο που θα χρησιμοποιήσετε ως πρότυπο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Αυτό μπορεί να είναι ένα νέο έγγραφο ή ένα υπάρχον έγγραφο. Επιλέξτε Mailings > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Image -
Επιλέξτε το είδος της συγχώνευσης που θέλετε να εκτελέσετε. Οι επιλογές σας είναι
- Γράμματα
- Μηνύματα email
- Φάκελοι
- Γράμματα
- Κατάλογος
Αν προτιμάτε, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας σας. Για αυτό το παράδειγμα, θα ακολουθήσουμε τα βήματα για τη μη αυτόματη δημιουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας.
-
Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα Mailings και επιλέξτε Select Recipients > Χρήση υπάρχουσας λίστας.
Image -
Πλοηγηθείτε και επιλέξτε το αρχείο Excel που ετοιμάσατε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Open.
-
Εάν σας ζητηθεί από το Word, επιλέξτε Sheet1$ > OK.
Εάν το Excel έχει κεφαλίδες στηλών, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στηλών.
Δημιουργία ή επεξεργασία του εγγράφου συγχώνευσης αλληλογραφίας
Με το υπολογιστικό φύλλο του Excel συνδεδεμένο με το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας που δημιουργείτε στο Word, ήρθε η ώρα να επεξεργαστείτε το έγγραφο του Word.
Δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές στην πηγή δεδομένων σας στο Excel αυτήν τη στιγμή. Για να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα, κλείστε το έγγραφο στο Word πριν ανοίξετε την προέλευση δεδομένων στο Excel.
Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης στο έγγραφό σας
Στο Word, επιλέξτε Mailings > Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης για να ανασύρετε πληροφορίες από το υπολογιστικό φύλλο στο έγγραφο. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε (όνομα, επώνυμο, πόλη, πολιτεία ή άλλο) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Insert.
Προβολή εγγράφων συγχώνευσης αλληλογραφίας
Το Word δεν μεταφέρει τη μορφοποίηση από την πηγή δεδομένων κατά την εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης σε ένα έγγραφο. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε μορφοποίηση όπως πλάγια γράμματα, έντονη γραφή ή υπογράμμιση, κάντε το στο Word.
Όταν προβάλλετε το έγγραφο με πεδία, επιλέξτε τα διπλά βέλη και στις δύο πλευρές του πεδίου όπου θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση. Κατά την προβολή των συγχωνευμένων δεδομένων στο έγγραφο, επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να αλλάξετε.
Οποιεσδήποτε αλλαγές μορφοποίησης μεταφέρονται σε όλα τα συγχωνευμένα έγγραφα, όχι μόνο στο έγγραφο συγχώνευσης στο οποίο το αλλάξατε.
Προεπισκόπηση των συγχωνευμένων εγγράφων
Για προεπισκόπηση των συγχωνευμένων εγγράφων, μεταβείτε στο Mailings > Αποτελέσματα προεπισκόπησης. Αυτό το κουμπί λειτουργεί σαν διακόπτης εναλλαγής, οπότε αν θέλετε να επιστρέψετε στην προβολή μόνο των πεδίων και όχι των δεδομένων που περιέχουν, πατήστε το ξανά.
Πλοηγηθείτε στα συγχωνευμένα έγγραφα χρησιμοποιώντας τα κουμπιά στην καρτέλα "Αλληλογραφία". Είναι, από αριστερά προς τα δεξιά: Πρώτη εγγραφή, Προηγούμενη εγγραφή, Μετάβαση στην εγγραφή,Επόμενο αρχείο και Τελευταίο αρχείο.
Πριν συγχωνεύσετε τα έγγραφα, κάντε προεπισκόπηση όλων ή όσο περισσότερα μπορείτε, για να επαληθεύσετε ότι όλα συγχωνεύτηκαν σωστά. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στα σημεία στίξης και τα διαστήματα γύρω από τα συγχωνευμένα δεδομένα.
Ολοκλήρωση του εγγράφου συγχώνευσης αλληλογραφίας
Όταν είστε έτοιμοι να συγχωνεύσετε τα έγγραφα, έχετε δύο επιλογές:
- Εκτύπωση εγγράφων: Συγχωνεύστε τα έγγραφα στον εκτυπωτή. Εάν κάνετε αυτήν την επιλογή, τα έγγραφα αποστέλλονται στον εκτυπωτή χωρίς καμία τροποποίηση. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Mailings> Finish & Merge > Εκτύπωση εγγράφων.
- Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων: Εάν πρέπει να εξατομικεύσετε ορισμένα ή όλα τα έγγραφα (μια εναλλακτική είναι να προσθέσετε ένα πεδίο σημείωσης στην πηγή δεδομένων για εξατομικευμένες σημειώσεις) ή να κάνετε άλλες αλλαγές πριν εκτυπώσετε, επεξεργαστείτε κάθε μεμονωμένο έγγραφο. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Mailings > Finish & Merge > Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων
Όποια μέθοδο και αν επιλέξετε, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να πείτε στο Word να συγχωνεύσει όλες τις εγγραφές, την τρέχουσα εγγραφή ή μια σειρά εγγραφών. Επιλέξτε τις εγγραφές που θέλετε να εκτυπώσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
Εάν θέλετε να συγχωνεύσετε ένα εύρος, εισαγάγετε τον αριθμό έναρξης και τον τελικό αριθμό για τις εγγραφές που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
