Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Μετάβαση στο Αρχείο > Επιλογές > Αποθήκευση > για Αποθήκευση και αρχεία SharePoint Online από προεπιλογή στο Excel.
- Για περισσότερη προστασία, επιλέξτε Αποθήκευση πληροφοριών αυτόματης ανάκτησης και Διατήρηση της τελευταίας έκδοσης αυτόματης ανάκτησης εάν κλείσω χωρίς αποθήκευση.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Αυτόματης αποθήκευσης στο Excel για Microsoft 365, Excel 2019, 2016, 2013 και 2010. Εξηγεί επίσης την Αυτόματη Ανάκτηση, τον τρόπο ανάκτησης ενός αρχείου και τι πρέπει να κάνετε εάν δεν το κάνετε έχουν τη δυνατότητα αυτόματης αποθήκευσης.
AutoSave έναντι AutoRecover
Το Αυτόματη αποθήκευση αποθηκεύει αυτόματα τα αρχεία σας στον λογαριασμό σας στο OneDrive και στο SharePoint. Θα χρειαστεί να διαμορφώσετε το OneDrive ή το SharePoint ώστε να συνδέονται σωστά και αυτή είναι μια δυνατότητα διαθέσιμη μόνο στο Microsoft 365. Αυτό σας επιτρέπει επίσης να "συνεπεξεργάζεστε" έγγραφα με άλλους.
Το AutoRecover διατηρεί προσωρινά τις αλλαγές σε έναν κατάλογο στον υπολογιστή σας. Διαθέσιμο από το Office 2007, δεν αποθηκεύει αυτόματα τα αρχεία σας. Αντίθετα, εάν ο υπολογιστής σας σβήσει ή το Excel κλείσει χωρίς αποθήκευση, έχετε την επιλογή να ανακτήσετε την εργασία σας. Αποθηκεύει αυτές τις πληροφορίες σε ένα καθορισμένο διάστημα, συνήθως 10 λεπτών, αλλά είναι μόνο προσωρινό. Εάν επιλέξετε να μην ανακτήσετε τα δεδομένα σας, θα διαγραφούν τα δεδομένα και θα επιστρέψετε στην αρχή.
Κανένα από αυτά δεν αντικαθιστά την εντολή Αποθήκευση. Αποκτήστε τη συνήθεια να αποθηκεύετε τη δουλειά σας με συνέπεια, ειδικά όταν πρόκειται να κλείσετε. Είναι απαραίτητο να διαμορφώσετε τόσο την Αυτόματη Αποθήκευση όσο και την Αυτόματη Ανάκτηση εάν έχετε και τις δύο επιλογές.
Πώς να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση στο Excel
Από το 2010, το Excel έχει κάνει μόνο μικρές αλλαγές στη λειτουργία Αυτόματης αποθήκευσης. Εάν χρησιμοποιείτε Excel 2010 ή νεότερη έκδοση, θα βρείτε αυτό το μενού στο ίδιο μέρος.
-
Ανοίξτε το Excel και επιλέξτε Αρχείο > Επιλογές.
Image - Στο μενού που ανοίγει, επιλέξτε Αποθήκευση στα αριστερά.
-
Εάν έχετε λογαριασμό OneDrive ή SharePoint, επιλέξτε Αυτόματη αποθήκευση αρχείων OneDrive και SharePoint Online από προεπιλογή στο Excel. Αυτό θα αποθηκεύσει την εργασία σας σε λογαριασμούς OneDrive και SharePoint σε πραγματικό χρόνο, διατηρώντας ένα αντίγραφο ασφαλείας εάν χάσετε τον φορητό υπολογιστή σας.
Ενεργοποιήστε αυτό μόνο για αρχεία που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης. Μην κοινοποιείτε ποτέ ευαίσθητες πληροφορίες, όπως αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης ή οικονομικά δεδομένα μέσω ενός αρχείου OneDrive ή SharePoint.
Image - Επιλέξτε Αποθήκευση πληροφοριών αυτόματης ανάκτησης και επιλέξτε το διάστημα στο οποίο θέλετε να τις αποθηκεύσετε. Η προεπιλογή είναι 10 λεπτά, αλλά μπορείτε να το ρυθμίσετε χαμηλότερα ή υψηλότερα, ανάλογα με τις προτιμήσεις σας.
- Επιλέξτε Διατήρηση της τελευταίας αυτόματης ανάκτησης έκδοσης εάν κλείσω χωρίς αποθήκευση για να διατηρήσετε την εργασία σας εάν χάσετε την ισχύ ή κλείσετε κατά λάθος το Excel.
-
Σημειώστε πού θα αποθηκεύσει το Excel αυτά τα αρχεία. Εάν προτιμάτε μια πιο προσιτή τοποθεσία, μπορείτε να τη γράψετε εδώ.
Ενδέχεται να μην μπορείτε να δείτε την τοποθεσία της Αυτόματης Ανάκτησης στην Εξερεύνηση αρχείων, ανάλογα με το εάν είστε συνδεδεμένοι ως διαχειριστής ή όχι και ποιες είναι οι ρυθμίσεις σας για την ανάκτηση δεδομένων. Μπορεί επίσης να μην μπορείτε να αλλάξετε τη διαδρομή του αρχείου εάν δεν είστε διαχειριστής.
Πώς να ανακτήσετε ένα αρχείο Excel χρησιμοποιώντας την αυτόματη ανάκτηση
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στην έκδοση αυτόματης ανάκτησης του βιβλίου εργασίας του Excel, επιλέξτε Αρχείο > Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κύλιση προς τα κάτω στο Ανακτήστε την ενότητα Μη αποθηκευμένα βιβλία εργασίας και επιλέξτε το αρχείο σας.
Τι γίνεται αν η έκδοση του Excel μου δεν έχει αυτόματη αποθήκευση;
Εάν δεν έχετε επιλογή Αυτόματης Αποθήκευσης στην έκδοση του Excel ή δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το OneDrive ή το SharePoint για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λογισμικό τρίτων όπως το Google Drive ή το Dropbox για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ενημερώνετε τακτικά τα δεδομένα σας.
Πριν χρησιμοποιήσετε αυτές τις υπηρεσίες, σκεφτείτε προσεκτικά την πιθανή ασφάλεια και χώρο. Εάν δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας εμπιστευτικών πληροφοριών, υπάρχει εγγενής κίνδυνος παραβίασης. Αν θέλετε να αποθηκεύσετε έγγραφα για εργασία, συμβουλευτείτε το τμήμα IT του χώρου εργασίας σας, εάν είναι διαθέσιμο, για λύσεις που έχουν ελέγξει.
Επιπλέον, οποιαδήποτε υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας θα έχει περιορισμένο χώρο και πιθανότατα θα θέλετε να τη χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και άλλων αρχείων. Διατίθεται περισσότερος χώρος, αλλά θα πρέπει να εγγραφείτε σε αυτό. Εξετάστε προσεκτικά τις ανάγκες σας προτού συνδεθείτε σε οποιαδήποτε υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.
