Το Microsoft Teams διαθέτει μια ποικιλία εργαλείων για την αύξηση της παραγωγικότητας και τη βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων με συνομιλία κειμένου, φωνητικές κλήσεις και βιντεοκλήσεις, λειτουργίες κοινής χρήσης αρχείων, ηλεκτρονικές εγγραφές βάρδιων και τα κοινά ημερολόγιά του.
Η λειτουργία κοινόχρηστου ημερολογίου της Microsoft Teams επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να δημιουργούν συσκέψεις απευθείας στην εφαρμογή Teams, να καθορίζουν λεπτομέρειες και να προσθέτουν άλλα μέλη, ώστε όχι μόνο να ειδοποιούνται για το συμβάν αλλά να το προστίθενται στις συγχρονισμένες ομάδες της Microsoft ημερολόγιο επίσης.
Αυτό το άρθρο ισχύει για τις εφαρμογές Microsoft Teams σε συσκευές Windows 10, iOS και Android εκτός από την έκδοση web.
Πώς λειτουργούν τα Ημερολόγια του Microsoft Teams
Το Microsoft Teams είναι ένα εργαλείο συνεργασίας που έχει σχεδιαστεί για οργανισμούς ή ομάδες και επομένως είναι δομημένο με γνώμονα την εστίαση μιας ομάδας ή ομάδας. Ενδέχεται να μπορείτε να συνδεθείτε σε μια ομάδα Microsoft Teams με το κανονικό email σας, αλλά τις περισσότερες φορές, σας εκχωρείται ένα εταιρικό email που χρησιμοποιείτε για να αποκτήσετε πρόσβαση στο Teams και σε άλλες σχετικές εφαρμογές και υπηρεσίες του Microsoft 365.
Η εφαρμογή Microsoft Teams έχει ένα κύριο ημερολόγιο που έχει εκχωρηθεί σε ολόκληρη την ομάδα ή τον οργανισμό σας. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να προσθέσουν συσκέψεις ή συμβάντα σε αυτό το ημερολόγιο που εμφανίζονται αυτόματα στο ημερολόγιο για άλλα μέλη. Τα άτομα μπορούν επίσης να προστεθούν σε εκδηλώσεις ή συσκέψεις ημερολογίου, εάν απαιτείται να παρευρεθούν.
Τεχνικά, το ενσωματωμένο (ή προεπιλεγμένο) ημερολόγιο ονομάζεται ημερολόγιο ομάδας, ενώ τα εξωτερικά ημερολόγια που είναι κοινόχρηστα στο Microsoft Teams είναι Κοινόχρηστα ημερολόγια. Ωστόσο, αυτοί οι όροι αναμιγνύονται συχνά και η διάκριση μεταξύ τους είναι θολή.
Είναι καλή ιδέα να αναφέρεστε στα ημερολόγια στο Microsoft Teams με μοναδικά ονόματα αντί να χρησιμοποιείτε τους Κοινόχρηστους ή Ομαδικούς όρους για να αποφύγετε σύγχυση.
Τα ημερολόγια μπορούν επίσης να κοινοποιηθούν στο Microsoft Teams από το Outlook ή άλλες υπηρεσίες προγραμματισμού, όπως το Ημερολόγιο Google.
Πώς να δημιουργήσετε ένα συμβάν κοινόχρηστου ημερολογίου της Microsoft Teams
Ακολουθεί η διαδικασία για τη δημιουργία ενός συμβάντος, που αναφέρεται ως σύσκεψη στο Microsoft Teams, το οποίο μπορεί να μοιραστεί με άλλα μέλη της ομάδας και να προστεθεί αυτόματα στο ημερολόγιο της ομάδας.
Αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιεί την εφαρμογή Windows 10 Microsoft Teams, αλλά αυτές οι οδηγίες και τα μενού που χρησιμοποιούνται είναι πανομοιότυπα σε όλες τις άλλες εκδόσεις.
- Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams.
-
Επιλέξτε Ημερολόγιο.
Image -
Κάντε κλικ Νέα συνάντηση.
Image -
Επιλέξτε την κατάλληλη ζώνη ώρας από το αναπτυσσόμενο μενού στο επάνω μέρος της οθόνης.
Image Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη ζώνη ώρας στην οποία βρίσκονται τα μέλη της ομάδας σας, καθώς η ώρα της συνάντησής σας θα προσαρμοστεί αυτόματα γι' αυτά.
-
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη συνάντησή σας στο πεδίο Προσθήκη τίτλου.
Image -
Στο πεδίο Προσθήκη απαιτούμενων συμμετεχόντων, πληκτρολογήστε τα ονόματα των ατόμων που θέλετε να ειδοποιούνται για την εκδήλωση. Μόλις αρχίσετε να πληκτρολογείτε, θα πρέπει να εμφανίζονται αυτόματα ονόματα για να τα επιλέξετε.
Image Εάν θέλετε να μοιραστείτε αυτό το συμβάν ημερολογίου με άτομα που δεν ανήκουν στην ομάδα σας στο Microsoft Teams ή ίσως δεν χρησιμοποιούν καν το Microsoft Teams, μπορείτε να το κάνετε εισάγοντας την πλήρη διεύθυνση email αντί για το όνομά τους.
Κάντε κλικ στο Προαιρετικό για να προσθέσετε μέλη της ομάδας που θέλετε να μάθετε για τη συνάντηση, αλλά δεν χρειάζεται να παρευρεθείτε.
Μόλις δημιουργηθεί η σύσκεψη, σε όλα τα προσκεκλημένα μέρη θα σταλεί μια πρόσκληση στη σχετική τους διεύθυνση email.
-
Στη συνέχεια, καθορίστε την ώρα έναρξης και λήξης της συνάντησής σας.
Image -
Κάντε κλικ στο Δεν επαναλαμβάνεται για να ανοίξετε ένα μενού και να κάνετε τη σύσκεψη κανονική εκδήλωση, εάν χρειάζεται να είναι επαναλαμβανόμενη. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να έχετε την ίδια συνάντηση κάθε καθημερινή, εβδομαδιαία ή μία φορά το μήνα.
Image -
Κάντε κλικ στο Προσθήκη καναλιού εάν η σύσκεψή σας αφορά συγκεκριμένη κατηγορία στο πλαίσιο της εγκατάστασης του Microsoft Teams της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να το τοποθετήσετε σε ένα κανάλι διαχειριστών, έτσι ώστε μόνο τα μέλη της ομάδας που χρησιμοποιούν αυτό το κανάλι να γνωρίζουν ότι μια σύσκεψη γίνεται.
Image Μπορείτε να αφήσετε πολλά από αυτά τα πεδία κενά αν θέλετε.
-
Επόμενο είναι το πεδίο Προσθήκη τοποθεσίας. Παρά το όνομά του, αυτό δεν είναι στην πραγματικότητα για τον καθορισμό μιας φυσικής τοποθεσίας. Αντίθετα, αυτό είναι για την επιλογή ενός συνδεδεμένου συστήματος δωματίου με δυνατότητα Microsoft Teams ή συσκευής τηλεφώνου συνεδρίων.
Εάν η εταιρεία σας δεν χρησιμοποιεί τέτοιες συσκευές, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη συμπλήρωση αυτού του πεδίου.
Image -
Στο μεγάλο πεδίο στο κάτω μέρος της οθόνης, πληκτρολογήστε λεπτομέρειες για το πεδίο της σύσκεψης, εισαγάγετε μια περιγραφή της σύσκεψής σας, μια ατζέντα συνάντησης ή ένα μήνυμα προς τους συμμετέχοντες.
Image -
Τέλος, κάντε κλικ στο Αποστολή. Αυτό θα προσθέσει το συμβάν στο ημερολόγιό σας στο Microsoft Teams και θα προσκαλέσει όσους έχετε προσθέσει. Μόλις απαντήσουν, το συμβάν θα προστεθεί αυτόματα και στα ημερολόγιά τους.
Image Εάν δεν έχετε προσθέσει κανέναν στην εκδήλωση, θα εμφανιστεί το κουμπί Αποθήκευση. Αυτό απλώς θα αποθηκεύσει το συμβάν στο προσωπικό σας ημερολόγιο του Microsoft Teams.
Τι κάνει το Microsoft Teams Scheduling Assistant;
Η επιλογή του Βοηθού προγραμματισμού που εμφανίζεται κατά τη δημιουργία μιας σύσκεψης στο Microsoft Teams σε υπολογιστή είναι ένας εναλλακτικός τρόπος δημιουργίας ή επεξεργασίας ενός συμβάντος. Χρησιμοποιεί μια πιο οπτική διεπαφή χρήστη που εμφανίζει τις επιλογές κάτω από την αριστερή πλευρά της οθόνης και σας επιτρέπει να επιλέξετε μια χρονική περίοδο με το ποντίκι σας που κάνει αυτόματα τις αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα.
Το πραγματικό όφελος του Βοηθού Προγραμματισμού είναι ο τρόπος με τον οποίο εμφανίζει όλα τα χρονοδιαγράμματα των μελών της ομάδας. Αυτό καθιστά εύκολο να δείτε ποιες ώρες και ημέρες είναι όλοι διαθέσιμοι και εξαλείφει την ταλαιπωρία να ρωτήσετε τα μέλη της ομάδας ποια ώρα τους ταιριάζει καλύτερα.
Τα χρονοδιαγράμματα θα εμφανίζονται στον Βοηθό προγραμματισμού μόνο εάν έχουν εισαχθεί στο Microsoft Teams από τον διαχειριστή ή άλλους χρήστες. Εάν ο οργανισμός σας δεν χρησιμοποιεί το Microsoft Teams για τη διαχείριση χρονοδιαγραμμάτων, αυτή η δυνατότητα δεν θα είναι χρήσιμη.
Το Microsoft Teams' Scheduling Assistant είναι ένα εντελώς προαιρετικό εργαλείο, αν και ορισμένοι μπορεί να το προτιμούν από την προεπιλεγμένη επιλογή δημιουργίας συσκέψεων.
Πώς να αποδεχτείτε μια πρόσκληση στο Ημερολόγιο του Microsoft Teams
Μόλις προστεθείτε σε μια σύσκεψη σε ένα ημερολόγιο του Microsoft Teams, θα πρέπει να λάβετε σχεδόν αμέσως μια πρόσκληση μέσω email.
Όταν λάβετε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στο σύνδεσμο Join Microsoft Teams Meeting για να αποδεχτείτε την πρόσκληση. Ανοίγει η εφαρμογή Microsoft Teams και σας προσθέτει στην εκδήλωση. Εάν δεν έχετε εγκατεστημένο το Microsoft Teams, θα σας ζητηθεί να το εγκαταστήσετε.
Εάν δεν έχετε λάβει πρόσκληση, επικοινωνήστε με τον δημιουργό της εκδήλωσης για να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποίησε τη σωστή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορεί επίσης να θέλετε να ελέγξετε το φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.
Ορισμένες υπηρεσίες email ενδέχεται να σας ζητήσουν να προσθέσετε αυτά τα συμβάντα του Microsoft Teams στο δικό τους σύστημα ημερολογίου. Μπορείτε να το κάνετε αν θέλετε, αλλά θα πρέπει να κάνετε κλικ στον σύνδεσμο κειμένου στο email για να αποδεχτείτε την πρόσκληση.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δημιουργία και κοινή χρήση συμβάντων του Outlook Teams
Το Microsoft Teams απαιτεί λογαριασμό Microsoft για χρήση. Συνήθως, η εταιρεία ή ο οργανισμός σας θα σας παρέχει έναν νέο λογαριασμό Microsoft που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πρόσβαση στο Microsoft Teams και σε διάφορες άλλες υπηρεσίες του Microsoft Office.
Το email που σχετίζεται με αυτόν τον λογαριασμό Microsoft μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σύνδεση στο Outlook και, επειδή αυτός ο λογαριασμός χρησιμοποιείται επίσης για πρόσβαση στο Teams, οι συσκέψεις ημερολογίου μπορούν να δημιουργηθούν στο Outlook και να συγχρονιστούν αυτόματα με το Microsoft Teams.
Για να λειτουργήσει αυτό, πρέπει να χρησιμοποιείτε τον ίδιο λογαριασμό Microsoft για το Outlook και το Microsoft Teams. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον προσωπικό σας λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook για να δημιουργήσετε μια εκδήλωση για ένα ημερολόγιο εργασίας του Microsoft Teams.
Αυτό μπορεί να γίνει τόσο με τις εφαρμογές του Outlook όσο και μέσω της εμπειρίας ιστού και η όλη διαδικασία είναι σχεδόν πανομοιότυπη με τον τρόπο με τον οποίο θα κάνατε μια σύσκεψη στο Microsoft Teams όπως φαίνεται παραπάνω.
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο ημερολόγιο στο Outlook, απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο Ημερολόγιο στο κάτω μέρος του αριστερού μενού. Μόλις ανοίξει το ημερολόγιο, κάντε κλικ στην ημέρα για να ξεκινήσετε τη διαδικασία δημιουργίας συμβάντος.
Εάν θέλετε να εγγραφεί ένα συμβάν στο Outlook στο Teams, πρέπει να ενεργοποιήσετε το διακόπτη δίπλα στη Σύσκεψη ομάδων, που βρίσκεται δίπλα στο Αναζήτηση δωματίου ή τοποθεσίας κείμενο. Εάν δεν το κάνετε, η λειτουργία κοινόχρηστου ημερολογίου του Microsoft Teams δεν θα ενεργοποιηθεί και το συμβάν θα είναι απλώς ένα βασικό συμβάν στο πρόγραμμα ημερολογίου του Outlook.
Τρόπος κοινής χρήσης άλλου ημερολογίου στο Microsoft Teams
Ενώ το Microsoft Teams διαθέτει τη δική του ενσωματωμένη δυνατότητα ημερολογίου, είναι επίσης δυνατή η εισαγωγή πρόσθετων ημερολογίων από το Outlook, την Google ή οποιαδήποτε άλλη υπηρεσία προγραμματισμού που παρέχει μια κοινή διεύθυνση ιστού για τα ημερολόγιά της.
Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί άλλη εφαρμογή ή υπηρεσία για τη διαχείριση συμβάντων εκτός του οικοσυστήματος του Microsoft Office.
Αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιεί το Ημερολόγιο Google, αλλά η διαδικασία είναι ίδια για άλλες τέτοιες υπηρεσίες.
- Ανοίξτε το Ημερολόγιο Google σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού ως συνήθως.
-
Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από ένα όνομα ημερολογίου, έτσι ώστε οι τρεις τελείες να εμφανίζονται στα δεξιά του ονόματός του. Κάντε κλικ στις τρεις κουκκίδες για να ανοίξετε το μενού.
Image -
Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις.
Image -
Κάντε κλικ στη διεύθυνση ιστού στην περιοχή Δημόσιο URL σε αυτό το ημερολόγιο και πατήστε Ctrl + Vγια να το αντιγράψετε στο πρόχειρό σας.
Image -
Ανοίξτε το Microsoft Teams και μεταβείτε σε μια ομάδα ή συνομιλία στην οποία θέλετε να προσθέσετε το ημερολόγιο.
Image -
Κάντε κλικ στο σύμβολο + στο επάνω μέρος της οθόνης.
Image -
Κλικ Ιστότοπος.
Image -
Επικολλήστε τη διεύθυνση του ημερολογίου σας στο πεδίο URL.
Image Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα προσαρμοσμένο όνομα για αυτό πληκτρολογώντας στο πεδίο Όνομα καρτέλας και επιλέξτε εάν θέλετε να ειδοποιήσετε την ομάδα της προσθήκης του ημερολογίου επιλέγοντας το πλαίσιο δίπλα στο Δημοσίευση στο κανάλι σχετικά με αυτήν την καρτέλα.
-
Κάντε κλικ Αποθήκευση.
Image Το ημερολόγιό σας θα είναι πλέον κοινόχρηστο στο Microsoft Teams και θα είναι ορατό από όλους σε αυτήν τη νέα προσαρμοσμένη καρτέλα.
Πώς να επεξεργαστείτε μια σύσκεψη του Microsoft Teams
Για να επεξεργαστείτε μια σύσκεψη του Microsoft Teams που έχετε δημιουργήσει ή στην οποία έχετε πρόσβαση, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ σε αυτήν από το ημερολόγιό σας εντός της εφαρμογής Microsoft Teams και να κάνετε τις αλλαγές στα κατάλληλα πεδία.
Μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε συμμετέχοντες, να αλλάξετε την ώρα ή την τοποθεσία και επίσης να επεξεργαστείτε το όνομα και την περιγραφή της εκδήλωσης. Απλώς φροντίστε να κάνετε κλικ στο Αποστολή ενημέρωσης όταν τελειώσετε για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Εάν οι αλλαγές δεν εμφανίζονται για εσάς ή τα μέλη της ομάδας σας, δοκιμάστε να κλείσετε εντελώς την εφαρμογή και μετά να την ανοίξετε ξανά.
Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε συμβάντα Teams στο Outlook ανοίγοντας το συμβάν στο ημερολόγιο και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο Επεξεργασία.
