Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το Microsoft Word για τη δημιουργία επιστολόχαρτων, αναφορών, φορμών, ενημερωτικών δελτίων και άλλου τυπικού επιχειρηματικού υλικού. Τα έγγραφα εκτυπώνονται σε έναν επιτραπέζιο εκτυπωτή μια χαρά, ανεξάρτητα από τις έγχρωμες εικόνες στο αρχείο.
Το πρόβλημα με τη χρήση του Word για έγγραφα με έγχρωμες εικόνες παρουσιάζεται όταν ο χρήστης θέλει να μεταφέρει αυτό το ηλεκτρονικό αρχείο σε έναν εμπορικό εκτυπωτή για εκτύπωση όφσετ. Το αρχείο εκτυπώνεται σε συνδυασμό τεσσάρων χρωμάτων μελανιού: κυανό, ματζέντα, κίτρινο και μαύρο, γνωστό ως CMYK στον κόσμο της εμπορικής εκτύπωσης. Οι έγχρωμες εικόνες εκτυπώνονται με μελάνια επεξεργασίας τεσσάρων χρωμάτων, τα οποία τοποθετούνται στην τυπογραφική μηχανή. Ο πάροχος εκτύπωσης πρέπει να διαχωρίσει τις έγχρωμες εικόνες στο έγγραφο μόνο σε CMYK πριν το εκτυπώσει.
Το Microsoft Word δεν υποστηρίζει εικόνες CMYK απευθείας στα αρχεία του. Το Word χρησιμοποιεί τη μορφή χρώματος RGB που είναι κοινή σε οθόνες υπολογιστών και επιτραπέζιους εκτυπωτές, αλλά υπάρχει λύση σε αυτό το πρόβλημα.
Η λύση CMYK
Η έλλειψη υποστήριξης CMYK στο Word είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους δεν πρέπει να το χρησιμοποιείτε για τη δημιουργία εγγράφων για έγχρωμη εκτύπωση σε μια μηχανή εκτύπωσης όφσετ. Εάν είναι πολύ αργά ή δεν είχατε άλλη επιλογή και έχετε περάσει πολλές μέρες ή νύχτες σκλαβώνοντας το ηλεκτρονικό σας αρχείο, υπάρχει ένας πιθανός τρόπος να το αποθηκεύσετε. μετατρέψτε το σε PDF.
Ρωτήστε εάν ο εμπορικός σας εκτυπωτής διαθέτει Adobe Acrobat ή ιδιόκτητο πρόγραμμα λογισμικού που μπορεί να μετατρέψει ένα RGB Word PDF στη μορφή CMYK που είναι απαραίτητη για την εμπορική εκτύπωση. Τα PDF χρησιμοποιούνται ευρέως στην εμπορική βιομηχανία εκτυπώσεων και οι περισσότερες εταιρείες εκτυπώσεων το κάνουν συνήθως.
Ακόμη και αν η απάντηση είναι ναι, μπορεί να εξακολουθούν να υπάρχουν προβλήματα με τα χρώματα του εγγράφου, αλλά είναι ένα μεγάλο βήμα προς τη σωστή κατεύθυνση και ο εκτυπωτής μπορεί να κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές.
Πώς να δημιουργήσετε ένα PDF στο Microsoft Word
-
Ρυθμίστε το αρχείο Word όπως θέλετε να εμφανίζεται όταν εκτυπώνεται, συμπληρωμένο με έγχρωμες εικόνες. Καθώς εργάζεστε, αποθηκεύστε το ως συνήθως στην τυπική μορφή Word επιλέγοντας Αρχείο > Αποθήκευση στη γραμμή μενού. Αυτό το βήμα είναι σημαντικό γιατί είναι πιο εύκολο να κάνετε αναθεωρήσεις της τελευταίας στιγμής στο αρχείο Word παρά με ένα PDF.
Image -
Για να δημιουργήσετε το PDF, επιλέξτε Αρχείο στη γραμμή μενού του Word και επιλέξτε Αποθήκευση ως. Εισαγάγετε το όνομα και την τοποθεσία όπου θέλετε να αποθηκευτεί το PDF και επιλέξτε PDF στο μενού Μορφή αρχείου.
Image - Στείλτε το PDF στην εμπορική εταιρεία εκτύπωσης και διατηρήστε το αρχείο Word για μελλοντική χρήση ή αναθεωρήσεις.
Εναλλακτικές
Εάν θέλετε να μάθετε ποια προγράμματα πρέπει να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία εγγράφων για εκτύπωση όφσετ, καθορίστε το καλύτερο λογισμικό επιτραπέζιων εκδόσεων για τις ανάγκες σας. Ακόμη και η Microsoft συνιστά τη χρήση του Publisher μέσω του Word για υλικό που προορίζεται για εμπορική εκτύπωση. Οι πρόσφατες εκδόσεις του Publisher έχουν βελτιώσει τις εμπορικές επιλογές εκτύπωσης και περιλαμβάνουν μοντέλα χρωμάτων όπως τα χρώματα Pantone spot και το CMYK.
