Η αρχειοθέτηση παλιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε να διαγράψετε είναι ένας καλός τρόπος για να διατηρήσετε διαχειρίσιμο το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας του Outlook. Ακριβώς όπως υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι αρχειοθέτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να βρείτε αυτά τα μηνύματα όταν τα χρειάζεστε. Μάθετε πώς να αποκτάτε πρόσβαση σε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook χρησιμοποιώντας τη μέθοδο που αντιστοιχεί στον τρόπο που τα αποθηκεύσατε αρχικά.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Outlook για Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 και Outlook 2010.
Πώς να βρείτε τον φάκελο Αρχειοθέτησης
Εάν διαθέτετε λογαριασμούς Microsoft 365, Exchange, Exchange Online ή Outlook.com, ο φάκελος Archive υπάρχει ήδη, ακόμα κι αν δεν τον έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ πριν. Ο φάκελος βρίσκεται στη λίστα φακέλων του Outlook.
- Open Outlook.
-
Επιλέξτε την καρτέλα Προβολή.
Image -
Επιλέξτε Πλαίσιο φακέλου στην ενότητα Διάταξη και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κανονικό από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Image -
Ο φάκελος Αρχείο θα πρέπει τώρα να εμφανίζεται στη λίστα φακέλων. Ανοίξτε το φάκελο για να βρείτε το αρχειοθετημένο μήνυμα που χρειάζεστε.
Image
Λείπει ο φάκελος Αρχειοθέτησης; Ενημέρωση του Outlook
Εάν χρησιμοποιείτε Outlook 365, Outlook 2019 ή Outlook 2016 και δεν βλέπετε το φάκελο Archive, εκτελέστε μια ενημέρωση στο Outlook.
- Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο στο Outlook.
-
Επιλέξτε Λογαριασμός γραφείου στο αριστερό παράθυρο.
Image -
Επιλέξτε Επιλογές ενημέρωσης > Ενημέρωση τώρα.
Image - Η Microsoft θα ελέγξει και θα εγκαταστήσει τυχόν διαθέσιμες ενημερώσεις. Όταν ολοκληρωθούν οι ενημερώσεις, ο φάκελος Αρχείο θα πρέπει να εμφανιστεί στη λίστα φακέλων του Outlook.
Τρόπος πρόσβασης στον φάκελο Online Archive του Outlook
Εάν έχετε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook Online, ο φάκελος αρχειοθέτησης είναι διαθέσιμος στο διαδίκτυο.
- Μεταβείτε στο Outlook και συνδεθείτε στον λογαριασμό email σας στο Outlook.
-
Επιλέξτε το βέλος δίπλα στο Folders για να αναπτύξετε τη λίστα φακέλων του Outlook εάν οι φάκελοι δεν είναι ορατοί.
Image -
Επιλέξτε Αρχείο στο αριστερό παράθυρο κάτω από τους Φάκελους. Θα εμφανιστούν τα αρχειοθετημένα email σας.
Image
Πώς να βρείτε στοιχεία σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)
Τα αρχειοθετημένα στοιχεία σας ενδέχεται να αποθηκευτούν σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook, γνωστό και ως αρχείο προσωπικών φακέλων (.pst), εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό POP ή IMAP ή εάν χρησιμοποιείτε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση με τον λογαριασμό email του διακομιστή Exchange. Όταν ανοίγετε το αρχείο Personal Folders στο Outlook, μπορείτε να αναζητήσετε συγκεκριμένες λέξεις ή φράσεις.
- Ανοίξτε το Outlook και επιλέξτε την καρτέλα File.
-
Επιλέξτε Άνοιγμα και Εξαγωγή στο αριστερό παράθυρο.
Image -
Επιλέξτε Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Open Outlook Data File.
Image -
Επιλέξτε το αρχείο δεδομένων του Outlook που θέλετε να ανοίξετε και επιλέξτε OK.
Από προεπιλογή, τα αρχεία δεδομένων του Outlook αποθηκεύονται στη μονάδα δίσκου :\Users\ username \Documents\Outlook Files\archive.pst στα Windows 10, Windows 8 και Windows 7 (η μονάδα δίσκου και το όνομα χρήστη θα είναι συγκεκριμένα για το σύστημά σας).
-
Επιλέξτε το βέλος δίπλα στο αρχείο δεδομένων του Outlook στο παράθυρο πλοήγησης για να αναπτύξετε το ανώτερο επίπεδο και να δείτε τους υποφακέλους στο αρχείο. Επιλέξτε έναν υποφάκελο για να δείτε τα περιεχόμενα.
Χρησιμοποιήστε τα ενσωματωμένα εργαλεία αναζήτησης του Outlook για να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο email, επαφή ή θέμα στο φάκελο αρχειοθέτησης.
Συχνές Ερωτήσεις
Πώς μπορώ να αρχειοθετήσω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;
Για χειροκίνητη αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, μεταβείτε στο Αρχείο > Πληροφορίες > > Εργαλεία3 524 Clean Up Old Items Επιλέξτε Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου και όλων των υποφακέλων και, στη συνέχεια, μεταβείτε στον φάκελο με τα περιεχόμενα που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Διαμορφώστε τις ημερομηνίες αρχειοθέτησής σας και επιλέξτε OK
Πώς μπορώ να βρω το αρχείο email στο Gmail;
Για να βρείτε και να ανακτήσετε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, επιλέξτε Όλα τα μηνύματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε τυχόν αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να επιστρέψετε στα Εισερχόμενα. Από τη γραμμή εργαλείων, επιλέξτε Μετακίνηση στα Εισερχόμενα.
Πώς μπορώ να ανακαλέσω ένα email στο Outlook;
Για να ανακαλέσετε ένα email στο Outlook, ανοίξτε το φάκελο Απεσταλμένα, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για ανάκληση. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα Μήνυμα >, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Ενέργειες > Ανάκληση αυτού του μηνύματος.
