Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Στα Windows: Επιλέξτε Αρχείο > Εξαγωγή > Δημιουργία PDF/XPS. Επιβεβαιώστε ότι το PDF είναι επιλεγμένο δίπλα στο Αποθήκευση ως τύπο.
- Σε Mac: Μεταβείτε στο Αρχείο > Αποθήκευση ως. Δίπλα στο Μορφή αρχείου, επιλέξτε PDF.
- Στα Φύλλα Google: Χρησιμοποιήστε το επιλογέα αρχείων για να ανοίξετε το αρχείο Excel. Μεταβείτε στο Αρχείο > Λήψη > PDF > Εξαγωγή.
Αυτό το άρθρο εξηγεί μεθόδους για τη μετατροπή εγγράφων του Excel σε μορφή PDF, συμπεριλαμβανομένης της εξαγωγής από Windows ή Mac Excel, της χρήσης Φύλλων Google, της χρήσης ενός διαδικτυακού μετατροπέα και της εκτύπωσης σε μορφή PDF. Οι πληροφορίες ισχύουν για τις εκδόσεις Excel 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 και Excel για Microsoft 365.
Εξαγωγή σε PDF στο Excel σε υπολογιστή με Windows
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να μετατρέψετε ένα αρχείο Excel σε μορφή PDF, έτσι ώστε να είναι πιο εύκολο να το ανοίξετε και να το διαβάσετε σε άλλες συσκευές, χωρίς να έχετε εγκατεστημένο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων ή εφαρμογή. Εάν έχετε Excel στον υπολογιστή σας με Windows, μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε αρχεία μορφής Excel XLSX ή XLS σε PDF.
- Ανοίξτε το Αρχείο > Εξαγωγή μενού.
- Επιλέξτε Δημιουργία PDF/XPS.
-
Ελέγξτε δύο φορές ότι το PDF (.pdf) είναι επιλεγμένο δίπλα στο Αποθήκευση ως τύπος. Η άλλη επιλογή είναι να δημιουργήσετε ένα αρχείο XPS.
Image Μπορείτε προαιρετικά να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φορά πριν δημιουργήσετε το PDF για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε ορισμένες σύνθετες επιλογές. Μεταβείτε στις Επιλογές στο παράθυρο διαλόγου αποθήκευσης για να κάνετε πράγματα όπως εξαγωγή μόνο συγκεκριμένων σελίδων σε PDF, εξαγωγή όλων των φύλλων εργασίας και πολλά άλλα.
- Επιλέξτε πού θα αποθηκευτεί το PDF και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημοσίευση.
Εξαγωγή σε PDF στο Excel σε Mac
Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή Mac, η δημιουργία ενός PDF από ένα αρχείο Excel μπορεί να ολοκληρωθεί μέσω του στοιχείου μενού Save As.
- Μεταβείτε στο Αρχείο > Αποθήκευση ως για να ανοίξετε ένα αναδυόμενο πλαίσιο για την αποθήκευση του εγγράφου Excel.
-
Δίπλα στο Μορφή αρχείου, στο κάτω μέρος αυτού του παραθύρου, επιλέξτε PDF.
Image Λάβετε υπόψη τις επιλογές ακριβώς κάτω από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο επιλογής μορφής. Μπορείτε να επιλέξετε Βιβλίο εργασίας ή Φύλλο για να μετατρέψετε είτε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας σε PDF (όλα τα φύλλα που περιέχουν δεδομένα) είτε μόνο το φύλλο που είναι ανοιχτό αυτή τη στιγμή.
- Επιλέξτε Αποθήκευση για να μετατρέψετε το αρχείο Excel σε PDF στο Mac σας.
Εξαγωγή σε PDF με τα Φύλλα Google
Το Φύλλα είναι ο διαδικτυακός δημιουργός και επεξεργαστής υπολογιστικών φύλλων της Google. Εφόσον μπορείτε να ανεβάσετε αρχεία Excel στα Φύλλα Google και επειδή τα Υπολογιστικά φύλλα μπορούν να εξάγουν έγγραφα σε μορφή PDF, χρησιμεύει ως ένας εξαιρετικός τρόπος μετατροπής XLSX/XLS σε PDF σε οποιονδήποτε υπολογιστή.
- Ανοίξτε τα Φύλλα Google και χρησιμοποιήστε το κουμπί επιλογέας αρχείων προς τα δεξιά για να αναζητήσετε και να ανοίξετε το αρχείο σας Excel.
-
Μεταβείτε στο Αρχείο > Λήψη > PDF (.pdf) για να δείτε μια προεπισκόπηση του εγγράφου ως PDF. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τι πρέπει να εξαχθεί και ορισμένες άλλες ρυθμίσεις.
Image -
Επιλέξτε EXPORT για να αποθηκεύσετε το υπολογιστικό φύλλο ως PDF.
Χρήση διαδικτυακών μετατροπέων
Μια άλλη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε έναν μετατροπέα αρχείων. Επειδή τα αρχεία XLS και XLSX είναι έγγραφα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν δωρεάν μετατροπέα αρχείων εγγράφων.
Υπάρχουν ακόμη και ορισμένοι διαδικτυακοί μετατροπείς Excel σε PDF που το κάνουν ακόμα πιο εύκολο, και δεδομένου ότι λειτουργούν με οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης ιστού, μπορούν να μετατρέψουν το Excel σε PDF σε οποιοδήποτε λειτουργικό σύστημα.
Μερικά από τα αγαπημένα μας περιλαμβάνουν τα Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF και Online2PDF.
Ένα άλλο που μας αρέσει, που φαίνεται παρακάτω, είναι το FileZigZag. Ανεβάστε το αρχείο Excel εκεί και επιλέξτε PDF ως τη μορφή στόχου. Επιλέξτε Start Converting για να μετατρέψετε το αρχείο Excel σε PDF και να λάβετε τον σύνδεσμο λήψης.
'Εκτύπωση' σε PDF
Εάν δεν έχετε εγκατεστημένο το Excel, μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο XLSX ή XLS σε PDF με το δωρεάν πρόγραμμα Excel Viewer της Microsoft. Ωστόσο, δεδομένου ότι αυτό το εργαλείο είναι μόνο πρόγραμμα προβολής αρχείων Excel (όχι πρόγραμμα επεξεργασίας), πρέπει να εγκαταστήσετε ένα άλλο πρόγραμμα μαζί του για να το υποστηρίξετε τη μετατροπή PDF.
Ο ένας τρόπος είναι με έναν δωρεάν εκτυπωτή PDF. Οι εκτυπωτές PDF λειτουργούν με το να σας «εκτυπώσετε» το έγγραφο σε PDF, που είναι ένας εύκολος τρόπος για να στείλετε το αρχείο Excel στον μετατροπέα PDF, μετά τον οποίο το πρόγραμμα θα το αποθηκεύσει σε μορφή PDF.
- Ανοίξτε το Excel Viewer και επιλέξτε το αρχείο Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε PDF.
- Χρησιμοποιήστε το κουμπί στην επάνω αριστερή πλευρά του προγράμματος για να επιλέξετε Print.
-
Αλλάξτε τον εκτυπωτή από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο Name για να είναι ο εκτυπωτής PDF που εγκαταστήσατε.
Image Στο παράδειγμά μας, μπορούμε να επιλέξουμε Foxit Reader PDF Printer από το αναπτυσσόμενο μενού.
-
Πραγματοποιήστε όποιες άλλες αλλαγές θέλετε στις προτιμήσεις εκτύπωσης, όπως να εκτυπώσετε έναν συγκεκριμένο αριθμό σελίδων και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK για να εκκινήσετε το λογισμικό εκτυπωτή PDF, το Foxit PDF Reader στο αυτή η περίπτωση.
Ορισμένοι εκτυπωτές PDF θα ανοίξουν το πρόγραμμα με περαιτέρω οδηγίες και άλλοι θα αποθηκεύσουν το PDF χωρίς άλλα μηνύματα.
- Αυτό είναι! Έχετε δημιουργήσει ένα αρχείο PDF από το έγγραφο του Excel!
Γιατί να χρησιμοποιήσετε τη μορφή PDF
Τα αρχεία Excel απαιτούν ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα για την ανάγνωση και την επεξεργασία τους, επομένως μπορεί να είναι δύσκολο να μοιραστείτε τέτοια έγγραφα με άτομα που δεν διαθέτουν το απαραίτητο λογισμικό. Ωστόσο, η μορφή PDF είναι πολύ πιο διαδεδομένη, επομένως, εφόσον υπάρχει εγκατεστημένο πρόγραμμα προβολής PDF στον υπολογιστή, μπορείτε να προβάλετε το αρχείο χωρίς να χρειάζεστε πρόγραμμα προβολής/επεξεργαστή υπολογιστικών φύλλων.
Τα αρχεία Excel που παραμένουν σε μορφή XLSX ή XLS είναι 100 τοις εκατό επεξεργάσιμα με το Excel ή άλλο παρόμοιο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων (π.χ. OpenOffice Calc και LibreOffice Calc), αλλά τα PDF όχι. Αν και υπάρχουν διαθέσιμα προγράμματα επεξεργασίας PDF, συνήθως δεν λειτουργούν τόσο καλά όσο η επεξεργασία του πρωτογενούς αρχείου.
