Παραγωγικότητα σημαίνει να κάνετε περισσότερα με βασικά εργαλεία που συχνά αφορούν συγκεκριμένες εργασίες. Εάν γράφετε μια αναφορά, χρειάζεστε επεξεργαστή κειμένου και εάν σχεδιάζετε ένα αυτοκίνητο, χρειάζεστε λογισμικό σχεδιασμού με τη βοήθεια υπολογιστή. Αυτό που έχουν κοινό στις περισσότερες δουλειές είναι η ανάγκη να προγραμματίζετε εργασίες, να προγραμματίζετε και να κρατάτε σημειώσεις. Ακολουθεί μια ματιά σε μερικές από τις καλύτερες εφαρμογές παραγωγικότητας των Windows για την οργάνωση των έργων σας και την ολοκλήρωση των εργασιών.
Το πρότυπο του κλάδου για τις καλύτερες εφαρμογές οργάνωσης: Microsoft Outlook
Τι μας αρέσει
- Ισχυρό σύστημα ενσωματώνει ημερολόγιο, εργασίες, σημειώσεις και email.
- Οι κατηγορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για περιβάλλοντα GTD, έργα και άλλα.
- Σύνθετα φίλτρα.
- Συγχρονίζεται με κινητές συσκευές.
- Οι σημειώσεις είναι χρήσιμες για την αποτύπωση ιδεών.
Τι δεν μας αρέσει
- Μπορεί να γίνει υπερβολικά πολύπλοκο.
- Η ρύθμιση του GTD είναι λίγο χακάρισμα.
Το Microsoft Outlook είναι ένα δημοφιλές σύστημα ημερολογίου και email στον επιχειρηματικό κόσμο. Ακολουθεί τον συνδυασμό παραγωγικότητας ημερολογίου, εργασιών, σημειώσεων και επαφών. Ήταν δυνατός ο συγχρονισμός αυτού του τύπου δεδομένων σε κινητές συσκευές για πολλά χρόνια, ξεκινώντας με το Psion Organizer το 1984 και συνεχίζοντας με το Blackberry.
Δυνατότητες όπως οι Κατηγορίες σάς επιτρέπουν να προσθέτετε ετικέτες και να φιλτράρετε στοιχεία με όποιον τρόπο θέλετε, καθιστώντας το ένα ισχυρό εργαλείο για την ολοκλήρωση των εργασιών. Ένα κοινό σύστημα είναι το πρόθεμα των περιεχομένων με το σύμβολο @, για παράδειγμα, @home ή @work. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να φιλτράρετε γρήγορα τη λίστα εργασιών σας για να βλέπετε μόνο εργασίες που είναι σχετικές σε μια συγκεκριμένη στιγμή.
Λήψη για:
Δωρεάν εναλλακτικό λογισμικό παραγωγικότητας: Ημερολόγιο Google
Τι μας αρέσει
- Απλό και εύκολο στη χρήση.
- Ιδανικό για κοινόχρηστα ημερολόγια.
Τι δεν μας αρέσει
Η έλλειψη κατηγοριών εργασιών κάνει το GTD δύσκολο.
Η σουίτα Google παρέχει ένα απλούστερο σύστημα ημερολογίου και εργασιών από αυτό του Outlook. Το Ημερολόγιο Google μπορεί να το κάνει πιο εύκολο στη χρήση, αν και δεν είναι δυνατή η χρήση κατηγοριών για μια σωστή περίοδο εφαρμογής GTD (Getting Things Done). Το σύστημα που βασίζεται σε σύννεφο είναι εξαιρετικό για κοινόχρηστα ημερολόγια.
Λήψη για:
Συγχρονισμός δεδομένων μεταξύ εφαρμογών παραγωγικότητας υπολογιστή και τηλεφώνου: CompanionLink
Τι μας αρέσει
- Συγχρονίζει το Outlook με Android ή iOS.
- Ολοκληρώθηκε ο συγχρονισμός, συμπεριλαμβανομένων των κατηγοριών.
- Συγχρονίζει προσαρμοσμένα πεδία.
Τι δεν μας αρέσει
- Ο συγχρονισμός του τηλεφώνου σας κοστίζει 49,95 $.
- Υπάρχει επιπλέον κόστος για συγχρονισμό που βασίζεται σε σύννεφο.
Για να διατηρείτε τα δεδομένα σας συγχρονισμένα μεταξύ του Outlook στον υπολογιστή και του τηλεφώνου σας, το CompanionLink είναι η καλύτερη εφαρμογή. Οι περισσότερες άλλες λύσεις συγχρονίζουν μόνο ορισμένα από τα δεδομένα σας, επομένως λειτουργίες, όπως οι Κατηγορίες, ενδέχεται να μην συγχρονίζονται. Το CompanionLink συγχρονίζει τα πάντα στην τυπική βάση δεδομένων του Outlook και σας επιτρέπει επίσης να διαμορφώσετε προσαρμοσμένα πεδία.
Λήψη για:
Για σοβαρή διαχείριση έργου: Microsoft Project
Τι μας αρέσει
- Διαχείριση έργου βιομηχανικών προτύπων.
- Προγραμματίστε κρίσιμες δραστηριότητες.
- Κατανομή πόρων υπολοίπου.
Τι δεν μας αρέσει
- Απότομη καμπύλη μάθησης.
- Μπορεί να είναι χρονοβόρο.
Τα σύνθετα έργα περιλαμβάνουν πολλαπλές δραστηριότητες που συμβαίνουν ταυτόχρονα, δραστηριότητες που δεν μπορούν να ξεκινήσουν μέχρι να ολοκληρωθούν άλλες και πολλούς πόρους που πρέπει να διατεθούν. Για αυτόν τον τύπο διαχείρισης έργου, το Microsoft Project είναι το βιομηχανικό πρότυπο. Ωστόσο, ενώ είναι ένα ισχυρό λογισμικό, μπορεί να είναι χρονοβόρο.
Λήψη για:
Για τη διατήρηση σημειώσεων ανάρτησης στο Cloud: Google Keep
Τι μας αρέσει
- Ευέλικτη οπτική λήψη σημειώσεων.
-
Δημιουργία επαναχρησιμοποιήσιμων λιστών ελέγχου.
- Ορισμός υπενθυμίσεων ανά ώρα ή τοποθεσία.
Τι δεν μας αρέσει
Οι τοποθεσίες πρέπει να είναι μία τοποθεσία.
Το Google Keep έχει σχεδιαστεί για να μοιάζει με σημειώσεις Post-it, αλλά κάνει περισσότερα από αυτό, καθώς υποστηρίζει επίσης σκίτσα, φωτογραφίες, κείμενο και λίστες. Είναι διαθέσιμο στο διαδίκτυο, κυρίως για χρήση υπολογιστή, και συγχρονίζεται με Android και iOS.
Οι υπενθυμίσεις μπορούν να οριστούν ανά ώρα ή τοποθεσία, αλλά μπορεί να είναι μόνο μία τοποθεσία. Είναι επίσης κρίμα που αυτή η δυνατότητα δεν είναι καλύτερα ενσωματωμένη στους Χάρτες Google - θα ήταν υπέροχο να μπορούσατε να πείτε "υπενθύμισε μου σε ένα βενζινάδικο."
Λήψη για:
Μια εναλλακτική λύση στο Σημειωματάριο: Windows Sticky Notes
Τι μας αρέσει
- Απλή λήψη σημειώσεων χωρίς περισπασμούς.
- Συγχρονίζεται με Android.
Τι δεν μας αρέσει
Δεν υπάρχει συγχρονισμός iPhone.
Το Sticky Notes διατίθεται στα Windows 10, 8 και 7 και μπορείτε να το λάβετε από τη Microsoft. Η εφαρμογή σάς δίνει τη δυνατότητα να κάνετε σημειώσεις που επαναδιαμορφώνουν ώστε να χωρούν σε ένα παράθυρο οποιουδήποτε μεγέθους, όπως ένα αρχείο κειμένου στο Σημειωματάριο. Είναι δυνατό να εφαρμοστεί περισσότερη μορφοποίηση, όπως σημεία κουκκίδων, αλλά η μεγαλύτερη διαφορά είναι ότι όλα αποθηκεύονται σε μία τοποθεσία και μπορούν να συγχρονιστούν με μια συσκευή Android.
Λήψη για:
Μια εξαιρετική εφαρμογή παραγωγικότητας MindMapping: SimpleMind
Τι μας αρέσει
- Οπτικές σημειώσεις.
- Δομημένη ιεραρχία.
- Συγχρονίζεται σε όλες τις πλατφόρμες.
Τι δεν μας αρέσει
- Η παρουσίαση μπορεί να εμποδίσει ιδέες.
- Το λογισμικό είναι ακριβό.
Το Το MindMapping είναι ένας τρόπος καταιγισμού ιδεών και λήψης σημειώσεων που έχει σχεδιαστεί για να μοιάζει με τον τρόπο που λειτουργεί ο εγκέφαλος και λέγεται ότι βελτιώνει τη μνήμη και τη δημιουργικότητα. Το SimpleMind εκμεταλλεύεται αυτό, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να δημιουργήσετε MindMaps σε Windows, Mac, Android και iOS. Οι δημιουργημένοι και οι ολοκληρωμένοι χάρτες μπορούν να συγχρονιστούν μέσω του Dropbox ή του Google Drive, ώστε να έχετε πρόσβαση σε αυτούς από οποιαδήποτε συσκευή.
Λήψη για:
Λογισμικό παραγωγικότητας που φέρνει τους πίνακες Kanban στο Cloud: Trello
Τι μας αρέσει
- Απλό οπτικό σύστημα.
- Εξαιρετικό για κατανεμημένες ομάδες που πρέπει να οπτικοποιήσουν τον φόρτο εργασίας τους.
Τι δεν μας αρέσει
- Δεν κάνει περίπλοκο προγραμματισμό και ισοπέδωση πόρων όπως το Microsoft Project.
- Δεν επιτρέπονται υπενθυμίσεις περιβάλλοντος όπως το GTD στο Outlook.
Kanban χρησιμοποιεί οπτικές κάρτες για να παρακολουθεί τις εργασίες που πρέπει να κάνετε. Ωστόσο, το Trello αντικαθιστά τις κάρτες σε έναν φυσικό πίνακα με έναν ψηφιακό πίνακα Kanban που ζει στο σύννεφο. Αυτό είναι εξαιρετικό για κατανεμημένες ομάδες που πρέπει να παρακολουθούν τι κάνουν, ενώ έχουν επίσης επίγνωση του τι κάνουν οι άλλες ομάδες.
Λήψη για:
Απλότητα με υπολογισμό: Microsoft Excel
Τι μας αρέσει
- Απλό και ευέλικτο για προγραμματισμό.
- Υπολογίστε εύκολα τον φόρτο εργασίας και το πρόγραμμα.
Τι δεν μας αρέσει
Χωρίς υπενθυμίσεις.
Το Microsoft Excel έχει πολλές χρήσεις για την οργάνωση δεδομένων και την εκτέλεση υπολογισμών. Είναι επίσης ένα εξαιρετικό εργαλείο για τον προγραμματισμό έργων και τον προγραμματισμό του χρόνου. μπορείτε εύκολα να απαριθμήσετε εργασίες, μαζί με τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωσή τους. Το Excel μπορεί στη συνέχεια να υπολογίσει τον συνολικό χρόνο που απαιτείται, καθώς και τους χρόνους έναρξης και λήξης του στόχου. Είναι εύκολο να κόψετε και να επικολλήσετε εργασίες και να προσαρμόσετε τους χρόνους καθώς σχεδιάζετε το έργο σας.
Λήψη για:
Για όταν θέλετε απλότητα: Σημειωματάριο των Windows
Τι μας αρέσει
- Απλές σημειώσεις χωρίς περισπασμούς.
- Flexible.
- Περιλαμβάνεται δωρεάν με τα Windows.
- Μορφοποίηση κειμένου για να χωράει σε οποιοδήποτε παράθυρο μεγέθους.
Τι δεν μας αρέσει
- Δεν αυτοματοποιεί τίποτα.
- Δεν συγχρονίζεται με κινητές συσκευές.
Όταν πρόκειται για καταιγισμό ιδεών και δόμηση ενός σχεδίου, το απλό είναι συχνά καλύτερο και δεν μπορείτε να γίνετε πιο απλό από το Σημειωματάριο. Λίγα εργαλεία σάς δίνουν έναν τρόπο να γράψετε τις σκέψεις σας χωρίς να σας αποσπά η προσοχή από τη μορφοποίηση ή τις λειτουργίες λογισμικού.
Ένα άλλο πλεονέκτημα του Σημειωματάριου σε σχέση με άλλες εφαρμογές είναι ότι το κείμενο επαναδιαμορφώνεται ώστε να ταιριάζει σε ένα παράθυρο οποιουδήποτε μεγέθους, επιτρέποντάς σας να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον διαθέσιμο χώρο στην επιφάνεια εργασίας σας. Είναι εύκολο να ξεχάσετε το Σημειωματάριο, καθώς υπάρχει από την πρώτη έκδοση των Windows το 1985, αλλά μερικές φορές δεν μπορείτε να ξεπεράσετε το πρωτότυπο.
