Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Πριν ψηφιοποιήσετε τα αρχεία σας, δημιουργήστε φακέλους και υποφακέλους για να οργανώσετε τα αρχεία.
- Βεβαιωθείτε ότι ο σαρωτής ή ο εκτυπωτής υποστηρίζει λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) και ότι έχετε εγκαταστήσει λογισμικό OCR.
- Η διαδικασία είναι διαφορετική ανάλογα με το αν θέλετε να σαρώσετε ένα έγγραφο σε Mac ή ένα έγγραφο σε Windows.
Η ψηφιοποίηση εγγράφων σε χαρτί μπορεί να βοηθήσει κατά την οργάνωση της σημαντικής γραφειοκρατίας σας. Τα ψηφιακά αρχεία, συμπεριλαμβανομένων των PDF, μπορούν να μετατραπούν σε αρχεία με δυνατότητα αναζήτησης χρησιμοποιώντας το λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) που συνήθως συνοδεύεται από εκτυπωτή. Αυτό σημαίνει ότι οι πληροφορίες σας δεν καταλαμβάνουν χώρο και είναι πιο εύκολο να τις βρείτε. Επίσης, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα ψηφιακά σας αρχεία σε CD ή DVD, σε μονάδα flash, σε online χώρο αποθήκευσης. Δείτε πώς μπορείτε να οργανώσετε τα σαρωμένα έγγραφά σας.
Πώς να χρησιμοποιήσετε έναν σαρωτή για να οργανωθείτε
Ακολουθούν ορισμένα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε για να οργανώσετε την επιχείρηση ή το σπίτι σας χρησιμοποιώντας έναν σαρωτή. Θα χρειαστείτε έναν σαρωτή εγγράφων για να λειτουργήσει. Δεν χρειάζεται να είναι ακριβό ή φανταχτερό. Εάν δεν έχετε, ξεκινήστε με αυτές τις κριτικές για σαρωτές φωτογραφιών και σαρωτές εγγράφων για μερικές καλύτερες αγορές.
Αν δεν θέλετε ξεχωριστό σαρωτή, ένας φθηνός εκτυπωτής all-in-one θα κάνει τη δουλειά.
-
Διαβάστε τα χαρτιά σας και αποφασίστε τι μπορείτε να ψηφιοποιήσετε και τι μπορείτε να πετάξετε με ασφάλεια.
Αυτό πιθανότατα θα πάρει κάποιο χρόνο. Εργαστείτε σε μικρές αυξήσεις εάν χρειάζεται.
-
Πριν ψηφιοποιήσετε τα αρχεία σας, δημιουργήστε φακέλους και υποφακέλους για να αποθηκεύσετε τα αρχεία. Σκεφτείτε τις κατηγορίες που χρειάζεστε και δημιουργήστε έναν φάκελο για καθεμία. Βάλτε τις αποδείξεις πιστωτικών καρτών σε έναν φάκελο και τα χαρτιά ασφάλισης αυτοκινήτου σε έναν άλλο. Οι λογαριασμοί τηλεφώνου, οι αποδείξεις παντοπωλείου, οι λογαριασμοί επισκευής σπιτιού και ούτω καθεξής μπορούν να τοποθετηθούν σε ξεχωριστούς φακέλους. Μέσα σε κάθε φάκελο, δημιουργήστε υποφακέλους για κάθε έτος (ή μήνα). Είναι πιο εύκολο να ξεκινήσετε με ένα οργανωμένο σύστημα και να προσθέσετε νέα έγγραφα στο σωστό αρχείο παρά να αναδιατάξετε το σύστημα κάθε φορά που σαρώνεται μια νέα απόδειξη.
Για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο στα Windows, κάντε δεξί κλικ στην επιφάνεια εργασίας και επιλέξτε New > Folder Επαναλάβετε αυτό το βήμα ενώ βρίσκεστε στο νέο φάκελο για να δημιουργήσετε έναν υποφάκελο. Για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο στο Mac, επιλέξτε File > Νέος φάκελος ή πατήστε Shift+ Command +N
-
Βεβαιωθείτε ότι ο σαρωτής ή ο εκτυπωτής συνοδεύεται από λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR). Αυτό σας επιτρέπει να σαρώσετε έγγραφα σε μορφή PDF και να επεξεργαστείτε τα αρχεία. Υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να έχει εγκατασταθεί αξιοπρεπές λογισμικό OCR στον υπολογιστή σας με Windows.
Εάν το λογισμικό OCR δεν είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας, το ABBYY FineReader και το Adobe Acrobat Pro DC είναι δημοφιλείς επιλογές.
-
Ήρθε η ώρα να σαρώσετε τα έγγραφά σας. Το πώς ακριβώς το κάνετε αυτό εξαρτάται από τον τύπο του σαρωτή και του λογισμικού που χρησιμοποιείτε.
Το Lifewire διαθέτει οδηγούς για τη σάρωση εγγράφων σε Windows και Mac.
- Όταν ολοκληρώσετε την ψηφιοποίηση των εγγράφων, παρακολουθήστε τα φυσικά έγγραφα. Βεβαιωθείτε ότι σαρώνετε αυτόματα έγγραφα κάθε φορά που λαμβάνετε νέες αποδείξεις ή έγγραφα. Διαφορετικά, τα χαρτιά θα αρχίσουν να συσσωρεύονται ξανά.
