Το Trello είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου τύπου Kanban που αναπαριστά οπτικά τις εργασίες που εσείς ή η ομάδα σας πρέπει να ολοκληρώσετε. Σας επιτρέπει να βλέπετε τι κάνουν όλοι στην ομάδα ανά πάσα στιγμή. Δωρεάν, το Trello είναι προσβάσιμο σε ομάδες και άτομα που διευθύνουν επιχειρήσεις ή που θέλουν να παρακολουθούν προσωπικές εργασίες.
Μεταξύ των πολλών διαθέσιμων εργαλείων διαχείρισης έργου, το Trello είναι ένα από τα πιο εύκολα στη χρήση και εφαρμογή, αλλά η διεπαφή λευκής πλάκας μπορεί να είναι λίγο τρομακτική. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα βοηθήσουν εσάς και την ομάδα σας να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Trello, ανεξάρτητα από το είδος των εργασιών που παρακολουθείτε.
Τι είναι το Kanban;
Μια ιαπωνική παραγωγική διαδικασία που εφάρμοσε η Toyota στα τέλη της δεκαετίας του 1940 ενημερώνει το στυλ Kanban στη διαχείριση έργων. Στόχος της ήταν να αυξήσει την αποτελεσματικότητα στα εργοστάσιά της παρακολουθώντας το απόθεμα σε πραγματικό χρόνο χρησιμοποιώντας κάρτες που περνούσαν μεταξύ των εργαζομένων στο πάτωμα. Όταν τελείωνε ένα συγκεκριμένο υλικό, οι εργαζόμενοι το σημείωσαν για τον προμηθευτή, ο οποίος στη συνέχεια έστελνε το ζητούμενο είδος στην αποθήκη. Αυτές οι κάρτες ονομάζονταν συχνά Kanban, που σημαίνει πινακίδα ή πινακίδα στα Ιαπωνικά.
Λογισμικό όπως το Trello υιοθετεί αυτήν την έννοια της μεταβίβασης καρτών και την τοποθετεί σε μια οπτική διεπαφή. Οι εργασίες τοποθετούνται σε έναν εικονικό πίνακα και ταιριάζουν με την ικανότητα εργασίας μιας ομάδας. Στην πιο βασική του μορφή, ένας πίνακας έχει τρεις ενότητες: να κάνει, να κάνει (ή σε διαδικασία) και να τελειώσει. Ωστόσο, οι ομάδες μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το εργαλείο με όποιον τρόπο λειτουργεί για αυτές.
Ξεκινώντας με το Trello
Trello χρησιμοποιεί πίνακες, λίστες και κάρτες, μαζί με ετικέτες, κατηγορίες, ετικέτες και χρώματα για να τα κρατά οργανωμένα και ενημερωμένη κατάστασή τους.
Οι πίνακες είναι το βασικό οργανωτικό εργαλείο του Trello, όπου καρφιτσώνετε λίστες και κάρτες. Συνήθως είναι έργα (για παράδειγμα, επανασχεδιασμός ιστότοπου ή ανακαίνιση μπάνιου) και περιέχουν λίστες εργασιών (όπως γραφικά και πλακάκια) και κάρτες(υπο-εργασίες και επιλογές, όπως η πρόσληψη σχεδιαστή ή η απόφαση για τα μεγέθη και τα χρώματα πλακιδίων).
Μόλις αποφασίσετε πώς να οργανώσετε τις λίστες σας, μπορείτε να προσθέσετε κάρτες, οι οποίες μπορεί να έχουν λίστες ελέγχου και ετικέτες. Οι λίστες ελέγχου είναι ένας τρόπος για να αναλύσετε τις εργασίες σε δευτερεύουσες εργασίες. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Trello για να προγραμματίσετε διακοπές, μπορεί να έχετε μια κάρτα για ένα εστιατόριο που θέλετε να δοκιμάσετε, με μια λίστα ελέγχου που περιλαμβάνει την πραγματοποίηση κράτησης, την έρευνα για τα καλύτερα πιάτα και τον έλεγχο εάν είναι φιλικό προς τα παιδιά.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες για να αντιπροσωπεύσετε την κατάσταση μιας κάρτας (για παράδειγμα, εγκρίθηκε ή υποβλήθηκε), κατηγορία (όπως επιστήμη, τεχνολογία ή τέχνες) ή οποιαδήποτε ετικέτα θέλετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια αναζήτηση που θα εμφανίσει όλες τις κάρτες που σχετίζονται με την επιστήμη ή όλες τις εγκεκριμένες κάρτες, για παράδειγμα. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να προσθέσετε τίτλο σε μια ετικέτα. μπορείτε επίσης να τα χρησιμοποιήσετε για χρωματική κωδικοποίηση (έως και 10 χρώματα και μια επιλογή αχρωματοψίας είναι διαθέσιμη).
Καθώς εργάζεστε και ολοκληρώνετε εργασίες, μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε κάρτες από τη μια λίστα στην άλλη εύκολα. Τελικά, μπορεί να θέλετε να αρχειοθετήσετε κάρτες και λίστες εάν η διεπαφή γίνει δυσκίνητη.
Ειδοποιήσεις Trello και εφαρμογές για κινητά
Οι χρήστες μπορούν να εκχωρήσουν κάρτες στα μέλη της ομάδας και να προσθέσουν σχόλια, συνημμένα αρχείων, ετικέτες με χρωματική κωδικοποίηση και ημερομηνίες λήξης. Τα μέλη της ομάδας μπορούν @ να αναφέρουν άλλους στα σχόλια για να ξεκινήσουν συνομιλίες. Το Trello δέχεται αρχεία από τον υπολογιστή σας και υπηρεσίες αποθήκευσης cloud, όπως το Google Drive, το Dropbox, το Box και το OneDrive.
Περιλαμβάνεται επίσης εξαιρετική ενσωμάτωση email. Κάθε πίνακας έχει μια μοναδική διεύθυνση email που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε κάρτες (εργασίες). Μπορείτε επίσης να στείλετε συνημμένα σε αυτήν τη διεύθυνση email. Όταν λαμβάνετε μια ειδοποίηση μέσω email, μπορείτε να απαντήσετε απευθείας σε αυτήν αντί να εκκινήσετε το Trello.
Οι ειδοποιήσεις, συμπεριλαμβανομένων των αναφορών και των σχολίων, είναι διαθέσιμες σε εφαρμογές για κινητά, προγράμματα περιήγησης για υπολογιστές και email. Το Trello διαθέτει εκδόσεις για συσκευές iOS και Android, συμπεριλαμβανομένων τηλεφώνων, tablet, ρολογιών και Kindle Fire.
Δωρεάν εκδόσεις, Business Class και Enterprise
Το Trello προσφέρει περισσότερες από 30 πρόσθετες λειτουργίες και ενσωματώσεις, που ονομάζονται power-ups. Παραδείγματα ενεργοποίησης περιλαμβάνουν προβολή ημερολογίου, επαναλήπτη καρτών για επαναλαμβανόμενες εργασίες και ενσωμάτωση με άλλες εφαρμογές όπως το Evernote, το Google Hangouts, το Salesforce και άλλα. Οι δωρεάν λογαριασμοί περιλαμβάνουν μία ενεργοποίηση ανά πλακέτα.
Όλες οι βασικές λειτουργίες του Trello είναι διαθέσιμες στη δωρεάν έκδοση. Από τον Ιούλιο του 2021, οι συνδρομές Business Class και Enterprise είναι 10 $ και 17,50 $ ανά μήνα, καταβάλλονται ετησίως (λίγο περισσότερο όταν πληρώνονται μηνιαία) και προσθέτουν μια μακρά λίστα προνομίων, όπως περισσότερα power-ups ανά πλακέτα, μεγαλύτερες μεταφορτώσεις συνημμένων, διάφορες προβολές, και άλλα.
