Αν χρησιμοποιείτε περισσότερες από μία συσκευές, χρειάζεστε κάποιο είδος λύσης ή στρατηγικής συγχρονισμού για να βεβαιωθείτε ότι έχετε πάντα ενημερωμένα τα πιο πρόσφατα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα έγγραφα, το βιβλίο διευθύνσεων, τις φωτογραφίες και τα αρχεία όπου κι αν πάτε. Δείτε πώς μπορείτε να συγχρονίσετε φακέλους σε πολλούς υπολογιστές χρησιμοποιώντας χώρο αποθήκευσης cloud και Bluetooth.
Εφαρμογές αποθήκευσης που βασίζονται σε σύννεφο
Με συγχρονισμό αρχείων και εφαρμογές που βασίζονται στον ιστό, μπορείτε να εργαστείτε σε ένα έγγραφο σε έναν υπολογιστή και στη συνέχεια, λίγα λεπτά αργότερα, να συνδεθείτε σε μια άλλη συσκευή (φορητός υπολογιστής ή smartphone, για παράδειγμα) και να συνεχίσετε να εργάζεστε σε αυτό το έγγραφο όπου σταμάτησε.
Εφαρμογές Ιστού όπως το Dropbox, το Apple iCloud και το Google Drive συγχρονίζουν φακέλους μεταξύ των συσκευών σας ενώ αποθηκεύουν αντίγραφα των κοινόχρηστων φακέλων στο διαδίκτυο. Οι αλλαγές που γίνονται σε αρχεία σε αυτόν τον φάκελο από μια συσκευή ενημερώνονται αυτόματα στις άλλες. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε την κοινή χρήση αρχείων, να χρησιμοποιήσετε ένα κινητό τηλέφωνο για πρόσβαση σε αρχεία και σε ορισμένες εφαρμογές, να ανοίξετε τα αρχεία στον ιστότοπο.
Με εφαρμογές που βασίζονται στον ιστό, αποθηκεύετε τα αρχεία σας σε έναν απομακρυσμένο διακομιστή (το σύννεφο) όπου μπορείτε να τα ανακτήσετε αργότερα. Το μόνο που χρειάζεστε είναι μια σύνδεση στο διαδίκτυο, είτε μέσω του παρόχου υπηρεσιών διαδικτύου σας είτε μέσω του προγράμματος δεδομένων του τηλεφώνου σας. Μια δημοφιλής λύση που βασίζεται στον ιστό είναι η σουίτα εφαρμογών της Google (Gmail, Έγγραφα, Φωτογραφίες και άλλες). Χρησιμοποιήστε τις εφαρμογές της Google από μόνες τους ή χρησιμοποιήστε τις ως μέρος του Google Workspace, το οποίο προσφέρει βαθύτερη ενοποίηση.
Η Yahoo προσφέρει μια παρόμοια ομάδα εφαρμογών. Το Microsoft Outlook σάς παρέχει ηλεκτρονική πρόσβαση στο ημερολόγιο, το email, τις επαφές σας και πολλά άλλα μέσω του χώρου αποθήκευσης στο cloud.
Κατώτατη γραμμή
Εάν δεν αισθάνεστε άνετα με την αποθήκευση των αρχείων σας στο διαδίκτυο, εγκαταστήστε λογισμικό που συγχρονίζει αρχεία τοπικά ή μέσω ιδιωτικού δικτύου. Οι εφαρμογές κοινής χρήσης και δωρεάν λογισμικού συγχρονισμού αρχείων περιλαμβάνουν το GoodSync και το SyncBack. Εκτός από την παροχή ισχυρών επιλογών για συγχρονισμό αρχείων (διατήρηση πολλαπλών εκδόσεων αρχείων που έχουν αντικατασταθεί, ορισμός χρονοδιαγράμματος για συγχρονισμό, συμπίεση ή κρυπτογράφηση αρχείων), αυτά τα προγράμματα συνήθως σας επιτρέπουν να συγχρονίζετε με εξωτερικές μονάδες δίσκου, τοποθεσίες FTP και διακομιστές.
Χρήση φορητών συσκευών για συγχρονισμό αρχείων
Μια άλλη επιλογή για να έχετε πάντα μαζί σας τα πιο πρόσφατα αρχεία σας είναι να χρησιμοποιήσετε μια εξωτερική συσκευή όπως φορητό σκληρό δίσκο, μονάδα flash USB ή το smartphone σας. Μπορείτε είτε να εργαστείτε με αρχεία στη φορητή συσκευή είτε να συνδέσετε τη συσκευή στον υπολογιστή σας μέσω Bluetooth ή καλωδίου USB για να συγχρονίσετε αρχεία, email, επαφές και στοιχεία ημερολογίου.
Μερικές φορές, η αντιγραφή αρχείων από και προς μια εξωτερική μονάδα δίσκου μπορεί να είναι η μόνη σας επιλογή εάν θέλετε να συγχρονίσετε τους υπολογιστές του σπιτιού και του γραφείου σας και το τμήμα IT της εταιρείας σας δεν επιτρέπει την εγκατάσταση μη εγκεκριμένου λογισμικού. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ενδέχεται να μην επιτρέπουν τη σύνδεση εξωτερικών συσκευών, επομένως επικοινωνήστε με την ομάδα IT για τις επιλογές σας.
Συγχρονισμός λογαριασμών email με IMAP
Σχετικά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η επιλογή του πρωτοκόλλου IMAP στη ρύθμιση email (για παράδειγμα, στο πρόγραμμα επιτραπέζιου υπολογιστή του Outlook) είναι η πιο εύκολη για πρόσβαση σε πολλούς υπολογιστές. Διατηρεί ένα αντίγραφο όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον διακομιστή μέχρι να τα διαγράψετε, ώστε να έχετε πρόσβαση στα ίδια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από διαφορετικές συσκευές.
Εάν χρησιμοποιείτε POP, το οποίο κατεβάζει τα email σας στον υπολογιστή σας, τα περισσότερα προγράμματα email έχουν μια ρύθμιση στις επιλογές λογαριασμού να αφήνουν ένα αντίγραφο των μηνυμάτων στον διακομιστή μέχρι να τα διαγράψετε. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε τα ίδια οφέλη με το IMAP.
Μεταφορά αρχείων Microsoft Outlook (PST)
Εάν χρειάζεται να συγχρονίσετε ένα τοπικά αποθηκευμένο αρχείο PST μεταξύ δύο ή περισσότερων υπολογιστών, θα χρειαστείτε μια λύση τρίτου κατασκευαστή, όπως το GoodSync. Εναλλακτικά, μπορείτε να εξάγετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook σε μια συσκευή και να τα εισάγετε στην άλλη.
