Βασικά Takeaways
- Οι εργαζόμενοι συχνά αναλαμβάνουν πολλές εργασίες σε συσκέψεις και οι πιθανότητες να το κάνουν αυξάνονται όσο διαρκεί μια συνάντηση.
- Δεν είναι όλες οι πολλαπλές εργασίες κακές, ωστόσο, και το "θετικό multitasking" μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα.
- Οι πλατφόρμες απομακρυσμένης εργασίας θα μπορούσαν να προσθέσουν νέες δυνατότητες που ωθούν τους εργαζόμενους σε εργασίες που σχετίζονται με μια σύσκεψη.
Αν εργάζεστε εξ αποστάσεως, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να έχετε κάνει πολλές εργασίες κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης την περασμένη εβδομάδα - και δεν είστε σχεδόν μόνοι.
Ένα νέο έγγραφο που κυκλοφόρησε από τη Microsoft θέτει αριθμούς στο πρόβλημα. Ενώ το multitasking ήταν σπάνιο σε σύντομες, μικρές συναντήσεις, εκτινάχθηκε σε σχεδόν καθολικά επίπεδα σε συναντήσεις που διήρκεσαν για περισσότερο από μία ώρα. Ωστόσο, δεν είναι όλα άσχημα νέα: η εφημερίδα, η οποία επικεντρώθηκε στη χρήση του Microsoft Teams, προτείνει διάφορους τρόπους με τους οποίους οι εργαζόμενοι μπορούν να βελτιώσουν την εστίασή τους.
"Το FocusAssist για Windows έχει ήδη αποσταλεί και θα μπορούσε να είναι μια τεράστια βοήθεια εδώ", δήλωσε μέσω email η Δρ Mary Czerwinski, συνεργάτης ερευνήτρια και υπεύθυνη έρευνας στη Microsoft. "Ο προγραμματισμός του χρόνου εστίασης μέσω της Cortana είναι μια άλλη διαθέσιμη επιλογή στο Outlook."
Τι πρέπει να κάνει ένας απομακρυσμένος εργαζόμενος;
Το multitasking σε μια συνάντηση συχνά θεωρείται αγενές ή αντιπαραγωγικό, και η εφημερίδα διαπίστωσε ότι αυτό μερικές φορές αποδεικνύεται αλήθεια. Ωστόσο, οι ερευνητές υποστηρίζουν ένα πιο περίπλοκο σημείο. Δεν είναι όλες οι πολλαπλές εργασίες αρνητικές και μπορούν να χρησιμοποιηθούν εργαλεία για την καθοδήγηση των απομακρυσμένων εργαζομένων προς θετικά αποτελέσματα.
Οι συμμετέχοντες περιέγραψαν τα οφέλη του θετικού πολλαπλών εργασιών σε ένα ανώνυμο ημερολόγιο. "Έχω απογοητευτεί λιγότερο από συναντήσεις που δεν ήταν πολύ χρήσιμες για μένα", είπε ένας.
Άλλοι είπαν ότι εκτιμούν την επιλογή να δίνουν μεγάλη προσοχή όταν απαιτείται και μετά να επικεντρώνονται αλλού όταν δεν είναι. Οι συμμετέχοντες είπαν ότι η πολλαπλή εργασία τους βοήθησε να βρουν πληροφορίες, όπως σχετικά αρχεία ή ανταλλαγές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σχετικές με μια συνάντηση.
… ένας μαραθώνιος διάρκειας 80 λεπτών που προκαλεί στεναχώρια έχει περισσότερες από έξι φορές περισσότερες πιθανότητες να ενθαρρύνει το multitasking.
Δρ. Ο Czerwinski είπε ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι που χρησιμοποιούν Microsoft Teams ή Windows μπορούν να στραφούν στο Focus Assist και στο Focus Time για να αφαιρέσουν περισπασμούς που δεν σχετίζονται με μια σύσκεψη και να αφιερώσουν χρόνο για να επικεντρωθούν σε συγκεκριμένες εργασίες. Το χαρτί ευνοεί κάθε εργαλείο που παραμερίζει τις εξωτερικές απαιτήσεις για την προσοχή των εργαζομένων ενώ βρίσκονται σε μια συνάντηση.
Νέες, καλύτερες δυνατότητες σε πλατφόρμες απομακρυσμένης εργασίας θα μπορούσαν να προχωρήσουν ακόμη περισσότερο για να ενθαρρύνουν τη θετική εκτέλεση πολλαπλών εργασιών. Το έγγραφο προτείνει μια «λειτουργία εστίασης» ειδικά για τη σύσκεψη για να βοηθήσει τους εργαζόμενους να κάνουν πολλαπλές εργασίες με τρόπους που σχετίζονται με μια σύσκεψη, όπως το άνοιγμα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αρχείων στη διεπαφή μιας σύσκεψης αντί για άλλο παράθυρο ή πρόγραμμα. Αυτό θα ενθάρρυνε το θετικό multitasking, ενώ θα εξαλείψει τους περισπασμούς που εντοπίζονται σε άλλα προγράμματα.
Οι ερευνητές προτείνουν επίσης βελτιωμένα εργαλεία ατζέντας που επιτρέπουν στους εργαζόμενους να εγκαταλείπουν τις συσκέψεις νωρίς ή να συμμετέχουν στη μέση της συνεδρίασης, εάν μόνο τμήματα της συνάντησης είναι σχετικά. Αυτό θα μπορούσε να καταπολεμήσει τον εχθρό κάθε περιοχής προσοχής: μεγάλες, βαρετές συναντήσεις.
Εργαζόμενοι εξ αποστάσεως ανταποκρίνονται στις μεγάλες συναντήσεις
Το Multitasking δεν ήταν ιδιαίτερα συνηθισμένο όταν συγκεντρώνονταν όλες οι συσκέψεις: περίπου το 30% των συσκέψεων αφορούσαν πολλαπλές εργασίες μέσω email και περίπου το 24% είδε πολλαπλές εργασίες αρχείων.
Αλλά αυτό άλλαξε με τη διάρκεια. Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι οι συναντήσεις μικρότερες από 20 λεπτά έδειξαν λίγες περιπτώσεις πολλαπλών εργασιών, αλλά αυξήθηκαν με συγκλονιστική ταχύτητα ως φάρμακο συνάντησης.
Μια συνάντηση διάρκειας 20 έως 40 λεπτών είχε σχεδόν διπλάσιες πιθανότητες να οδηγήσει τους συμμετέχοντες να παλέψουν για άλλη δουλειά και ένας μαραθώνιος διάρκειας 80 λεπτών που προκαλούσε γκρίνια είχε περισσότερες από έξι φορές περισσότερες πιθανότητες να αποσπάσει την προσοχή των εργαζομένων.
Το μέγεθος της συνάντησης -όπως και ο αριθμός των ατόμων που παρευρέθηκαν- ήταν επίσης καθοριστικό. Οι κατ' ιδίαν συναντήσεις ενθάρρυναν το λιγότερο multitasking και ένα τρίτο άτομο δεν άλλαξε σχεδόν καθόλου το αποτέλεσμα. Αλλά η εμβάπτιση σε άλλες εργασίες έγινε πιθανή καθώς εμφανίστηκαν περισσότερα πρόσωπα σε μια βιντεοκλήση. Το multitasking ήταν διπλάσιο σε μια συνάντηση με 10 ή περισσότερα άτομα.
Ένας συμμετέχων παρουσίασε ένα σχετικό κίνητρο. «Στις μεγάλες συναντήσεις, όπως τα δημαρχεία, τείνω να σταματάω και να ακούω πραγματικά όταν λέγεται κάτι ενδιαφέρον», είπε ο συμμετέχων. "Τον υπόλοιπο χρόνο, φαίνεται να μην επικεντρώνομαι καθόλου στη δουλειά."
Τα δεδομένα περιελάμβαναν ένα άλλο πιο αδύναμο αλλά πιο εκπληκτικό αποτέλεσμα: οι προγραμματισμένες συναντήσεις είναι κακά νέα. Μια προγραμματισμένη σύσκεψη ήταν περίπου μιάμιση φορά πιο πιθανό να ενθαρρύνει την εκτέλεση πολλαπλών εργασιών από μια ad-hoc συνάντηση. Από τις προγραμματισμένες συναντήσεις, οι επαναλαμβανόμενες συναντήσεις ήταν ο πιο πρόσφορος λόγος για απόσπαση της προσοχής.
"Ο τρόπος με τον οποίο προγραμματίζονται και δομούνται οι εξ αποστάσεως συναντήσεις σχετίζεται σημαντικά με το πότε και σε ποιο βαθμό οι άνθρωποι διαιρούν την προσοχή τους", καταλήγει η εφημερίδα. Επομένως, προτού πατήσετε αποστολή σε μια ωριαία πρόσκληση σε σύσκεψη, επανεξετάστε-εκτός εάν θέλετε να δώσετε χρόνο στους συναδέλφους να εκκαθαρίσουν τα εισερχόμενά τους.
