Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής του Microsoft Word

2024 Συγγραφέας: Abigail Brown | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-07 19:02

Τι πρέπει να γνωρίζετε

• Σχεδιάστε έναν καμβά (Εισαγωγή > Σχήματα > Νέος καμβάς σχεδίου). Προσθέστε σχήματα (Insert > Shapes). Σύρετε για οργάνωση. Κάντε διπλό κλικ για να προσθέσετε κείμενο.
• SmartArt: Μεταβείτε στο Insert > Illustrations > SmartArt. Επιλέξτε Process για να δείτε στυλ. Επιλέξτε νέα σχήματα από το αναπτυσσόμενο μενού Add Shape.
• Μπορείτε επίσης να πραγματοποιήσετε λήψη προτύπων διαγραμμάτων ροής από μέρη όπως το HubSpot και το Template.net ή να εγκαταστήσετε ένα πρόσθετο δημιουργίας διαγραμμάτων ροής για το Word.

Ένα διάγραμμα ροής είναι μια οπτική αναπαράσταση των βημάτων ή της σειράς που εμπλέκονται σε μια διαδικασία, ροή εργασίας ή άλλο οργανόγραμμα. Σε αυτόν τον οδηγό, σας δείχνουμε πώς να χρησιμοποιείτε σχήματα για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής σε ένα έγγραφο του Microsoft Word, καθώς και πώς να χρησιμοποιείτε προσχεδιασμένα γραφικά SmartArt και πώς να χρησιμοποιείτε δημιουργούς και πρότυπα διαγραμμάτων ροής. Οι οδηγίες ισχύουν για το Word για Microsoft 365, Word 2019, Word 2016 και Word 2013.

Χρησιμοποιήστε σχήματα για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής στο Word

Για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής από την αρχή, ξεκινήστε με έναν καμβά σχεδίου, στη συνέχεια προσθέστε σχήματα σε αυτόν, αλλάξτε το χρώμα και το περίγραμμα των σχημάτων, επισημάνετε τα σχήματα και σχεδιάστε γραμμές σύνδεσης μεταξύ των σχημάτων για να δείξετε τη σχέση τους με το καθένα άλλο.

Δημιουργία του καμβά σχεδίου

Ένας καμβάς σχεδίου λειτουργεί ως πλαίσιο γύρω από τα σχήματα του διαγράμματος ροής και ομαδοποιεί τα σχήματα ως ένα αντικείμενο. Με αυτόν τον τρόπο, το κείμενο ρέει γύρω από το διάγραμμα ροής και τα σχήματα παραμένουν στη θέση που σκοπεύατε.

Για να προσθέσετε έναν καμβά σχεδίου σε ένα έγγραφο του Word και να αλλάξετε την εμφάνισή του:

1. Επιλέξτε τη θέση στο έγγραφο του Word όπου θα βρίσκεται ο καμβάς του σχεδίου.

   

2. Μεταβείτε στην καρτέλα Insert και επιλέξτε Σχήματα > Νέος καμβάς σχεδίου για να προσθέσετε σχεδίαση καμβά στο έγγραφο.

   

3. Για να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο το κείμενο ρέει γύρω από τον καμβά του σχεδίου, επιλέξτε τον καμβά του σχεδίου, μεταβείτε στην καρτέλα Μορφή σχήματος και επιλέξτε Wrap Text.

   

4. Επιλέξτε πώς θα τυλιχτεί το κείμενο γύρω από τον καμβά του σχεδίου. Για παράδειγμα, επιλέξτε Επάνω και Κάτω για να αποτρέψετε την εμφάνιση κειμένου στις πλευρές του καμβά.

   

5. Για να αλλάξετε το μέγεθος του καμβά σχεδίασης, σύρετε μια γωνία ή πλευρική λαβή αλλαγής μεγέθους για να κάνετε τον καμβά του σχεδίου μικρότερο ή μεγαλύτερο.

   Για να κάνετε τον καμβά του σχεδίου συγκεκριμένου μεγέθους, επιλέξτε το σχήμα, μεταβείτε στην καρτέλα Μορφή σχήματος και στην ομάδα Μέγεθος, εισαγάγετε τιμές για το Ύψος Σχήματος και Πλάτος Σχήματος.

   

6. Για να προσθέσετε ένα περίγραμμα, επιλέξτε τον καμβά του σχεδίου, μεταβείτε στην καρτέλα Μορφή σχήματος και επιλέξτε Σχήμα Περίγραμμα.

   

7. Στην Παλέτα χρωμάτων, επιλέξτε ένα χρώμα περιγράμματος, επιλέξτε Weight για να αλλάξετε το πάχος γραμμής και επιλέξτε Παύλες για αλλαγή του στυλ γραμμής.

   

8. Όταν ο καμβάς του σχεδίου φαίνεται όπως θέλετε, αρχίστε να προσθέτετε σχήματα.

Προσθήκη σχημάτων στον καμβά σχεδίασης

Πριν προσθέσετε σχήματα στον καμβά σχεδίασης, κάντε ένα σκίτσο του διαγράμματος ροής. Αυτό θα σας δώσει ένα σχέδιο που θα ακολουθήσετε καθώς σχεδιάζετε το διάγραμμα ροής στο Word.

Για να προσθέσετε σχήματα στον καμβά σχεδίασης:

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Insert και επιλέξτε Shapes.

   

2. Μεταβείτε στην ενότητα Διάγραμμα ροής και επιλέξτε ένα σχήμα. Για παράδειγμα, επιλέξτε το σχήμα Process ως σημείο έναρξης του διαγράμματος ροής.

   

3. Επιλέξτε μια θέση στον καμβά σχεδίασης για να τοποθετήσετε το σχήμα. Ένα σχήμα με προεπιλεγμένο μέγεθος και χρώμα σχεδιάζεται στον καμβά.

   

4. Προσθέστε άλλα σχήματα για να ολοκληρώσετε το διάγραμμα ροής.

   

5. Αν δεν σας αρέσει η εμφάνιση των σχημάτων, αλλάξτε το μέγεθός τους ή μεταβείτε στην καρτέλα Μορφή σχήματος για να αλλάξετε το χρώμα γεμίσματος, προσθέστε ένα χρώμα περιγράμματος, εφαρμόστε ένα σχήμα στυλ ή εφαρμόστε ένα εφέ σχήματος.

Προσθήκη κειμένου στα σχήματα

Τα σχήματα διαγράμματος ροής χρειάζονται κείμενο που να περιγράφει εν συντομία τον σκοπό κάθε βήματος στη διαδικασία.

Για να προσθέσετε κείμενο σε σχήματα:

1. Κάντε διπλό κλικ στο σχήμα.

2. Εισαγάγετε περιγραφικό κείμενο που εξηγεί τον σκοπό ή τη δουλειά του σχήματος.

   

3. Επιλέξτε μια κενή περιοχή του καμβά σχεδίασης όταν ολοκληρώσετε την πληκτρολόγηση.

   

4. Για να μορφοποιήσετε κείμενο σε σχήμα, επιλέξτε το σχήμα, μεταβείτε στην καρτέλα Home και αλλάξτε το χρώμα γραμματοσειράς, το στυλ γραμματοσειράς και το μέγεθος γραμματοσειράς.

   

5. Για να εφαρμόσετε την ίδια μορφοποίηση κειμένου σε κάθε σχήμα, επιλέξτε μια περιοχή του καμβά σχεδίασης και πατήστε Ctrl+A για να επιλέξετε όλα τα σχήματα. Στη συνέχεια, αλλάξτε την εμφάνιση του κειμένου.

Προσθήκη συνδέσμων μεταξύ σχημάτων

Σχεδιάστε γραμμές ή συνδέσμους μεταξύ σχημάτων για να δείξετε τη σχέση μεταξύ τους. Οι σύνδεσμοι έχουν σημεία σύνδεσης σε κάθε άκρο της γραμμής που παραμένουν συνδεδεμένα με τα σχήματα στα οποία είναι προσαρτημένο. Αυτές οι γραμμές συνδέονται μόνο με σχήματα που έχουν κουκκίδες στο περίγραμμα σχήματος.

Στο Word, τα σημεία σύνδεσης λειτουργούν μόνο όταν τα σχήματα και οι γραμμές τοποθετούνται σε καμβά σχεδίου.

Για να σχεδιάσετε συνδετικές γραμμές μεταξύ σχημάτων:

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Insert και επιλέξτε Shapes.

   

2. Στην ενότητα Lines, επιλέξτε ένα σχήμα γραμμής που θα χρησιμοποιηθεί ως σύνδεσμος μεταξύ σχημάτων.

   

3. Σύρετε από το ένα σχήμα στο άλλο. Καθώς σύρετε από το ένα σχήμα στο άλλο, εμφανίζονται κουκκίδες στο περίγραμμα των δύο σχημάτων. Αυτές οι κουκκίδες υποδεικνύουν πού μπορεί να συνδεθεί μια γραμμή σύνδεσης.

   

4. Συνεχίστε να προσθέτετε γραμμές μέχρι να συνδεθούν όλα τα σχήματα.

5. Για να μετακινήσετε μια γραμμή, επιλέξτε τη γραμμή και μετά σύρετε ένα τελικό σημείο.

   

6. Για να μετακινήσετε ένα συνδεδεμένο σχήμα, επιλέξτε το σχήμα και σύρετέ το σε διαφορετικό σημείο. Οι γραμμές που συνδέονται με τις τελείες στο σχήμα παραμένουν συνδεδεμένες με το σχήμα.

   

7. Για να αλλάξετε την εμφάνιση των γραμμών, επιλέξτε τις γραμμές που θέλετε να αλλάξετε, μεταβείτε στην καρτέλα Μορφή σχήματος, επιλέξτε Σχήμα Περίγραμμα, μετά επιλέξτε ένα χρώμα γραμμής, πάχος και στυλ.

   

Χρησιμοποιήστε το SmartArt για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής στο Word

Αν θέλετε ένα διάγραμμα ροής με κάποια γραφική γοητεία, δημιουργήστε το με το SmartArt. Ορισμένα από τα ενσωματωμένα γραφικά SmartArt είναι σαν ένα πρότυπο διαγράμματος ροής για το Word. Για να προσθέσετε ένα γραφικό SmartArt σε ένα έγγραφο του Word, επιλέξτε ένα στυλ SmartArt, αλλάξτε τον αριθμό των σχημάτων, προσθέστε το κείμενό σας και αλλάξτε την εμφάνιση του SmartArt.

Επιλέξτε ένα SmartArt Graphic

Για να προσθέσετε ένα γραφικό SmartArt σε ένα έγγραφο του Word:

1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε το γραφικό SmartArt.

2. Μεταβείτε στην καρτέλα Insert.

   

3. Στην ομάδα Illustrations, επιλέξτε SmartArt.

   Εάν δεν βλέπετε το εικονίδιο SmartArt, μεταβείτε στο πλαίσιο Search και πληκτρολογήστε SmartArt.

   

4. Στο πλαίσιο διαλόγου Επιλέξτε ένα SmartArt Graphic, επιλέξτε Διαδικασία για να δείτε τα διαθέσιμα στυλ διαγράμματος ροής.

   

5. Επιλέξτε ένα στυλ διαγράμματος ροής και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

   

6. Το γραφικό SmartArt εμφανίζεται στο έγγραφο του Word.

Προσθήκη σχημάτων σε διάγραμμα ροής SmartArt

Εάν δεν υπάρχουν αρκετά σχήματα στο γραφικό SmartArt για το διάγραμμα ροής σας, προσθέστε περισσότερα σχήματα.

Για να προσθέσετε ένα νέο σχήμα:

1. Επιλέξτε ένα σχήμα στην τοποθεσία όπου θέλετε να προσθέσετε το νέο σχήμα.

   

2. Μεταβείτε στην καρτέλα SmartArt Design και, στη συνέχεια, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Add Shape.

   

3. Επιλέξτε προς ποια κατεύθυνση θα προστεθεί το νέο σχήμα.

   

4. Αφού προσθέσετε όλα τα σχήματα SmartArt που θα χρειαστείτε για το διάγραμμα ροής σας, προσθέστε περιγραφικό κείμενο.

Προσθήκη κειμένου σε ένα SmartArt Graphic

Για να προσθέσετε κείμενο στα σχήματα σε ένα διάγραμμα ροής SmartArt:

1. Επιλέξτε το βέλος στην αριστερή πλευρά του γραφικού SmartArt.

   

2. Στο Πλαίσιο κειμένου, εισαγάγετε το κείμενο για κάθε σχήμα.

   Για να προσθέσετε μια νέα κουκκίδα σε ένα σχήμα, πατήστε Enter μετά τη γραμμή κειμένου.

   

3. Κλείστε το παράθυρο κειμένου όταν τελειώσετε.

Αλλαγή της εμφάνισης του διαγράμματος ροής SmartArt

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να κάνετε το διάγραμμα ροής SmartArt να φαίνεται διαφορετικό. Πειραματιστείτε με διαφορετικά χρώματα, προσθέστε εικόνες και μετακινήστε σχήματα σε διαφορετικές τοποθεσίες.

• Για να αλλάξετε το χρώμα των σχημάτων SmartArt, επιλέξτε τα σχήματα, μεταβείτε στην καρτέλα SmartArt Design, επιλέξτε Αλλαγή χρωμάτων και επιλέξτε έναν συνδυασμό χρωμάτων.
• Μερικά γραφικά SmartArt έχουν χώρο για εικόνες. Για να προσθέσετε μια εικόνα, επιλέξτε το εικονίδιο Picture σε ένα σχήμα και, στη συνέχεια, επιλέξτε είτε να εισαγάγετε μια εικόνα Από αρχείο στον υπολογιστή σας, αναζητήστε Διαδικτυακές εικόνες από πηγές όπως το Bing και το OneDrive ή προσθέστε μια εικόνα Από εικονίδια αποθηκευμένη στο Word ή στον υπολογιστή σας.
• Για να μετακινήσετε ένα σχήμα, επιλέξτε το σχήμα, μεταβείτε στην καρτέλα SmartArt Design και επιλέξτε Μετακίνηση επιλογής επάνω ήΜετακίνηση επιλογής προς τα κάτω.

Αν δεν σας αρέσουν οι αλλαγές που κάνατε σε ένα γραφικό SmartArt, μεταβείτε στην καρτέλα SmartArt Design και επιλέξτε Επαναφορά γραφικών.

Βρείτε έναν δημιουργό διαγραμμάτων ροής ή πρότυπα διαγραμμάτων ροής για το Word

Δεν περιορίζεστε στα εργαλεία που βρίσκονται στο Word για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής. Υπάρχουν πολλά πρόσθετα του Word και δωρεάν πρότυπα που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε γρήγορα.

Λήψη δωρεάν προτύπων διαγράμματος ροής

Αν θέλετε ένα βασικό διάγραμμα ροής που θα σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, μεταβείτε στο HubSpot και κατεβάστε το δωρεάν πρότυπο διαγράμματος ροής για το Word.

Θα βρείτε πιο λεπτομερή πρότυπα διαγραμμάτων ροής στο Template. Net. Υπάρχουν πρότυπα διαγραμμάτων ροής για ροές διεργασιών, οργανογράμματα, αναφορές ατυχημάτων και διαγράμματα τύπου ναι ή όχι.

Για να χρησιμοποιήσετε αυτά τα πρότυπα διαγράμματος ροής, κάντε λήψη του προτύπου στον υπολογιστή σας, ανοίξτε το έγγραφο στο Word και κάντε αλλαγές στα σχήματα και το κείμενο που ταιριάζουν στις ανάγκες σας.

Εγκαταστήστε ένα πρόσθετο Word Chart Maker

Θα βρείτε επίσης κατασκευαστές διαγραμμάτων ροής στο Microsoft Office Store.

Για να εγκαταστήσετε ένα πρόσθετο δημιουργίας διαγραμμάτων ροής για το Word:

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Insert.

   

2. Στην ομάδα Add-ins, επιλέξτε Λήψη πρόσθετων.

   

3. Στη σελίδα πρόσθετων του Office, μεταβείτε στο πλαίσιο κειμένου Search, εισαγάγετε το διάγραμμα ροής και πατήστε Enter.

   

4. Επιλέξτε έναν από τους διαθέσιμους δημιουργούς διαγραμμάτων ροής.

5. Για να εγκαταστήσετε το πρόσθετο, επιλέξτε Προσθήκη.

   

6. Μετά την εγκατάσταση του πρόσθετου, ανοίγει σε ένα παράθυρο στη δεξιά πλευρά του Word.

   Το πρόσθετο δημιουργίας διαγραμμάτων ροής μπορεί να σας ζητήσει να συνδεθείτε για να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία δημιουργίας γραφημάτων ροής στο διαδίκτυο.

7. Όταν ολοκληρώσετε τη χρήση του πρόσθετου, επιλέξτε Κλείσιμο.

   

8. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ξανά το πρόσθετο, μεταβείτε στο Insert > Πρόσθετα > My Πρόσθετα.