Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Στο Outlook, επιλέξτε Αρχείο > Πληροφορίες > Ρυθμίσεις λογαριασμού > Ρυθμίσεις λογαριασμού.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο δεδομένων και επιλέξτε Προσθήκη. Στο πλαίσιο διαλόγου New Outlook Data File, επιλέξτε Outlook Data File και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
- Ονομάστε το αρχείο, επιλέξτε μια τοποθεσία για αυτό και επιλέξτε OK. Σύρετε και αποθέστε ολόκληρους φακέλους στο νέο φάκελο Αρχειοθέτησης.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να διατηρήσετε μικρό το αρχείο PST αρχειοθετώντας την παλιά σας αλληλογραφία. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Outlook για Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 και Outlook 2010.
Πώς να αρχειοθετήσετε παλιά αλληλογραφία στο Outlook για να διατηρήσετε το αρχείο PST μικρό
Καθώς αυξάνεται το σωρό αλληλογραφίας που διατηρείτε στο Outlook, τόσο, συνήθως, αυξάνεται ο χρόνος που χρειάζεται το Outlook για να κάνει αυτό που θέλετε να κάνει. Το όριο μεγέθους αρχείου PST φαίνεται. (Το αρχείο PST ή "Personal Folders" είναι όπου το Outlook διατηρεί όλα τα δεδομένα σας, συμπεριλαμβανομένων των ημερολογίων, των επαφών και των email.)
Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο παλιών μηνυμάτων στο Outlook ξεχωριστά από το αρχείο PST που χρησιμοποιείτε καθημερινά:
- Επιλέξτε Αρχείο και επιλέξτε Πληροφορίες.
-
Επιλέξτε Ρυθμίσεις λογαριασμού και επιλέξτε Ρυθμίσεις λογαριασμού από το μενού. Θα ανοίξει το παράθυρο Ρυθμίσεις λογαριασμού.
Image -
Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο δεδομένων.
Image -
Επιλέξτε Προσθήκη. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Νέο αρχείο δεδομένων του Outlook.
Image -
Επιλέξτε Outlook Data File και επιλέξτε OK.
Image -
Εισαγάγετε το όνομα για το αρχείο κάτω από Όνομα αρχείου και επιλέξτε τη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο.
Image - Επιλέξτε OK και κλείστε το παράθυρο.
Μετακίνηση αλληλογραφίας στο αρχείο
Για να συμπληρώσετε το νέο σας αρχείο PST, σύρετε και αποθέστε ολόκληρους φακέλους στον ριζικό φάκελο που εμφανίστηκε πρόσφατα στην περιοχή Φάκελοι αλληλογραφίας Αυτό είναι χρήσιμο εάν έχετε ήδη ένα Αρχείο φάκελο που περιέχει, ας πούμε, όλη την αλληλογραφία του προηγούμενου έτους. Απλώς αποθέστε το στο αρχείο PST.
Εναλλακτικά, για αρχειοθέτηση μεμονωμένων στοιχείων:
- Κάντε δεξί κλικ στον ριζικό φάκελο με το όνομα του αρχείου σας PST στην περιοχή Φάκελοι αλληλογραφίας.
-
Επιλέξτε Νέος φάκελος από το μενού.
Image -
Πληκτρολογήστε το επιθυμητό όνομα φακέλου.
Βεβαιωθείτε ότι το Αντικείμενα αλληλογραφίας και ανάρτησης έχει επιλεγεί στην περιοχή Ο φάκελος περιέχει εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για αρχειοθέτηση άλλων στοιχείων, επιλέξτε την κατάλληλη κατηγορία.
Image - Σύρετε και αποθέστε μεμονωμένα ή ομάδες email στον νέο φάκελο.
- Για να μετακινήσετε όλα τα μηνύματα που προηγούνται μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας σε έναν φάκελο (ή ένθετους φακέλους), επιλέξτε Αρχείο > Info.
-
Επιλέξτε Εργαλεία και επιλέξτε Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.
Image -
Επιλέξτε AutoArchive από το μενού που εμφανίστηκε.
Image
Κλείσιμο του αρχείου PST αρχείου
Αφού έχετε αρχειοθετήσει όλα τα στοιχεία, μπορείτε να κλείσετε το αρχείο PST στο Outlook:
- Κάντε δεξί κλικ στον ριζικό φάκελο του PST του αρχείου σας στην περιοχή Φάκελοι αλληλογραφίας.
-
Επιλέξτε Κλείσιμο "_" από το μενού.
Image
Πρόσβαση σε αλληλογραφία από ένα κλειστό αρχείο PST αρχείου
Για να ανακτήσετε μηνύματα από ένα αρχείο PST που έχετε κλείσει:
- Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Άνοιγμα & Εξαγωγή.
-
Επιλέξτε Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook.
Image - Το αρχείο PST και οι φάκελοί του θα εμφανιστούν στην περιοχή Φάκελοι αλληλογραφίας, έτοιμοι για δράση.
Ένα μικρό αρχείο PST είναι ένα γρήγορο αρχείο PST
Καλό είναι να διατηρείτε το μέγεθος του κύριου αρχείου PST μικρό και διαχειρίσιμο. Μπορείτε να βάλετε το Outlook να κάνει μερικά από αυτά χρησιμοποιώντας την Αυτόματη Αρχειοθέτηση ή να μοιράσετε τα μηνύματά σας σε περισσότερα αρχεία PST, τα οποία μπορεί να είναι ανώδυνα και γρήγορα.
