Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Δημιουργία αναφοράς χρησιμοποιώντας γραφήματα: Επιλέξτε Εισαγωγή > Προτεινόμενα γραφήματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε αυτό που θέλετε να προσθέσετε στο φύλλο αναφοράς.
- Δημιουργία αναφοράς με συγκεντρωτικούς πίνακες: Επιλέξτε Εισαγωγή > Συγκεντρωτικός Πίνακας. Επιλέξτε το εύρος δεδομένων που θέλετε να αναλύσετε στο πεδίο Πίνακας/Εύρος.
- Print: Μεταβείτε στο File > Print, αλλάξτε τον προσανατολισμό σε Landscape, κλιμάκωση στο Fit All Columns on One Page και επιλέξτε Εκτύπωση ολόκληρου του βιβλίου εργασίας.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά στο Microsoft Excel χρησιμοποιώντας βασικές δεξιότητες όπως η δημιουργία βασικών γραφημάτων και πινάκων, η δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων και η εκτύπωση της αναφοράς. Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 και Excel για Mac.
Δημιουργία βασικών γραφημάτων και πινάκων για μια αναφορά Excel
Η δημιουργία αναφορών συνήθως σημαίνει τη συλλογή πληροφοριών και την παρουσίασή τους σε ένα μόνο φύλλο που χρησιμεύει ως φύλλο αναφοράς για όλες τις πληροφορίες. Αυτά τα φύλλα αναφοράς θα πρέπει να είναι μορφοποιημένα με τρόπο που να είναι επίσης εύκολο να εκτυπωθούν.
Ένα από τα πιο κοινά εργαλεία που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι στο Excel για τη δημιουργία αναφορών είναι τα εργαλεία γραφήματος και πίνακα. Για να δημιουργήσετε ένα γράφημα σε ένα φύλλο αναφοράς του Excel:
-
Επιλέξτε Insert από το μενού και στην ομάδα γραφημάτων, επιλέξτε τον τύπο γραφήματος που θέλετε να προσθέσετε στο φύλλο αναφοράς.
Image -
Στο μενού Σχεδίαση γραφήματος, στην ομάδα Δεδομένα, επιλέξτε Επιλογή δεδομένων.
Image -
Επιλέξτε το φύλλο με τα δεδομένα και επιλέξτε όλα τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να χαρτογραφήσετε (συμπεριλαμβάνονται κεφαλίδες).
Image -
Το γράφημα θα ενημερωθεί στο φύλλο αναφοράς σας με τα δεδομένα. Οι κεφαλίδες θα χρησιμοποιηθούν για τη συμπλήρωση των ετικετών στους δύο άξονες.
Image -
Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για να δημιουργήσετε νέα γραφήματα και γραφήματα που αντιπροσωπεύουν κατάλληλα τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται στην αναφορά σας. Όταν χρειάζεται να δημιουργήσετε μια νέα αναφορά, μπορείτε απλώς να επικολλήσετε τα νέα δεδομένα στα φύλλα δεδομένων και τα γραφήματα και τα γραφήματα ενημερώνονται αυτόματα.
Image Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για τη διάταξη μιας αναφοράς χρησιμοποιώντας το Excel. Μπορείτε να συμπεριλάβετε γραφήματα και γραφήματα στην ίδια σελίδα με τα δεδομένα πινάκων (αριθμητικά) ή μπορείτε να δημιουργήσετε πολλά φύλλα, έτσι ώστε η οπτική αναφορά να είναι σε ένα φύλλο, τα δεδομένα πίνακα σε ένα άλλο φύλλο κ.ο.κ.
Χρήση συγκεντρωτικών πινάκων για τη δημιουργία αναφοράς από υπολογιστικό φύλλο του Excel
Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι ένα άλλο ισχυρό εργαλείο για τη δημιουργία αναφορών στο Excel. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες βοηθούν στην εμβάθυνση των δεδομένων.
-
Επιλέξτε το φύλλο με τα δεδομένα που θέλετε να αναλύσετε. Επιλέξτε Insert > PivotTable.
Image -
Στο διάλογο Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα, στο πεδίο Πίνακας/Εύρος, επιλέξτε το εύρος των δεδομένων που θέλετε να αναλύσετε. Στο πεδίο Τοποθεσία, επιλέξτε το πρώτο κελί του φύλλου εργασίας όπου θέλετε να πάει η ανάλυση. Επιλέξτε OK για να τελειώσετε.
Image -
Αυτό θα ξεκινήσει η διαδικασία δημιουργίας συγκεντρωτικού πίνακα στο νέο φύλλο. Στην περιοχή Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα, το πρώτο πεδίο που θα επιλέξετε θα είναι το πεδίο αναφοράς.
Image Σε αυτό το παράδειγμα, αυτός ο συγκεντρωτικός πίνακας θα εμφανίζει πληροφορίες επισκεψιμότητας ιστότοπου ανά μήνα. Επομένως, πρώτα, θα επιλέγατε Month.
-
Στη συνέχεια, σύρετε τα πεδία δεδομένων για τα οποία θέλετε να εμφανίζονται δεδομένα στην περιοχή τιμών του παραθύρου πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα. Θα δείτε τα δεδομένα που εισάγονται από το φύλλο προέλευσης στον συγκεντρωτικό σας πίνακα.
Image -
Ο συγκεντρωτικός πίνακας συγκεντρώνει όλα τα δεδομένα για πολλά στοιχεία προσθέτοντάς τα (από προεπιλογή). Σε αυτό το παράδειγμα, μπορείτε να δείτε ποιοι μήνες είχαν τις περισσότερες προβολές σελίδας. Εάν θέλετε μια διαφορετική ανάλυση, απλώς επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο στοιχείο στο παράθυρο "Τιμές" και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις πεδίου τιμών
Image -
Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις πεδίου τιμών, αλλάξτε τον τύπο υπολογισμού σε όποιον προτιμάτε.
Image - Αυτό θα ενημερώσει ανάλογα τα δεδομένα στον συγκεντρωτικό πίνακα. Χρησιμοποιώντας αυτήν την προσέγγιση, μπορείτε να εκτελέσετε οποιαδήποτε ανάλυση θέλετε στα δεδομένα πηγής και να δημιουργήσετε συγκεντρωτικά γραφήματα που εμφανίζουν τις πληροφορίες στην αναφορά σας με τον τρόπο που χρειάζεστε.
Πώς να εκτυπώσετε την αναφορά σας στο Excel
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εκτυπωμένη αναφορά από όλα τα φύλλα που δημιουργήσατε, αλλά πρώτα πρέπει να προσθέσετε κεφαλίδες σελίδας.
-
Επιλέξτε Εισαγωγή > Κείμενο > Header & Footer.
Image -
Πληκτρολογήστε τον τίτλο για τη σελίδα αναφοράς και, στη συνέχεια, μορφοποιήστε την ώστε να χρησιμοποιείτε κείμενο μεγαλύτερο από το κανονικό. Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για κάθε φύλλο αναφοράς που σκοπεύετε να εκτυπώσετε.
Image -
Στη συνέχεια, αποκρύψτε τα φύλλα που δεν θέλετε να συμπεριληφθούν στην αναφορά. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα του φύλλου και επιλέξτε Απόκρυψη.
Image -
Για να εκτυπώσετε την αναφορά σας, επιλέξτε Αρχείο > Print. Αλλαγή προσανατολισμού σε Landscape και κλιμάκωση σε Fit All Columns on One Page.
Image -
Επιλέξτε Εκτύπωση ολόκληρου του βιβλίου εργασίας. Τώρα, όταν εκτυπώνετε την αναφορά σας, μόνο τα φύλλα αναφοράς που δημιουργήσατε θα εκτυπωθούν ως μεμονωμένες σελίδες.
Μπορείτε είτε να εκτυπώσετε την αναφορά σας σε χαρτί είτε να την εκτυπώσετε ως PDF και να τη στείλετε ως συνημμένο email.
