Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Μετάβαση στο Εισερχόμενα > Folder > Νέος φάκελος αναζήτησης >Δημιουργήστε έναν προσαρμοσμένο φάκελο αναζήτησης . Εισαγάγετε ένα όνομα. Στο Browse , επιλέξτε φακέλους που θέλετε να συμπεριλάβετε και, στη συνέχεια, πραγματοποιήστε έξοδο.
- Για προσαρμογή: Μεταβείτε στο Folder > Προσαρμογή αυτού του φακέλου αναζήτησης > Criteria. Καθορίστε τα κριτήριά σας και επιλέξτε OK.
- Μπορείτε να προσαρμόσετε τους φακέλους αναζήτησης για να εξαιρείτε συγκεκριμένους φακέλους, να εξαιρείτε ορισμένους αποστολείς ή να συμπεριλάβετε μηνύματα σε συγκεκριμένο μέγεθος.
Εάν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook είναι οργανωμένα σε πολλούς φακέλους και θέλετε να διαβάζετε μηνύματα που ταιριάζουν με συγκεκριμένα κριτήρια, δημιουργήστε έναν φάκελο αναζήτησης και, στη συνέχεια, αναζητήστε έναν συγκεκριμένο τύπο email για να τα εμφανίσετε όλα σε μία λίστα. Σε αυτόν τον οδηγό, σας δείχνουμε πώς να ρυθμίσετε και να προσαρμόσετε έναν φάκελο αναζήτησης "all mail" χρησιμοποιώντας το Outlook 2019, το Outlook 2016, το Outlook 2013, το Outlook 2010 και το Outlook για Microsoft 365.
Ρύθμιση ενός φακέλου "Όλη η αλληλογραφία" στο Outlook
Για να ρυθμίσετε έναν προσαρμοσμένο Έξυπνο φάκελο που περιέχει όλα τα μηνύματα email σας:
- Ανοίξτε το Outlook και μεταβείτε στο Mail. Εάν προτιμάτε συντομεύσεις πληκτρολογίου, πατήστε Ctrl+ 1.
-
Επιλέξτε το Εισερχόμενα (ή άλλο φάκελο) στον λογαριασμό email ή το αρχείο PST για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε τον φάκελο αναζήτησης.
Image -
Μεταβείτε στην καρτέλα Folder και επιλέξτε Νέος φάκελος αναζήτησης.
Image -
Στο πλαίσιο διαλόγου Νέος φάκελος αναζήτησης, μεταβείτε στην ενότητα Custom και επιλέξτε Δημιουργία προσαρμοσμένου φακέλου αναζήτησης.
Image - Στην ενότητα Προσαρμογή φακέλου αναζήτησης, επιλέξτε Choose.
-
Στο πλαίσιο διαλόγου Φάκελος προσαρμοσμένης αναζήτησης, εισαγάγετε ένα όνομα για τον φάκελο αναζήτησης. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Όλα τα μηνύματα.
Image - Επιλέξτε Περιήγηση.
-
Στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή φακέλων, επιλέξτε τον κορυφαίο φάκελο για το αρχείο PST ή τον λογαριασμό email των φακέλων που θέλετε να αναζητήσετε.
Image -
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αναζήτηση υποφακέλων. Εναλλακτικά, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Αναζήτηση υποφακέλων και επιλέξτε τους φακέλους που περιέχουν μηνύματα που θέλετε να δείτε.
Εάν ο φάκελος ανεπιθύμητης αλληλογραφίας είναι γεμάτος με ανεπιθύμητη αλληλογραφία, εξαιρέστε την αλληλογραφία σε αυτόν το φάκελο χρησιμοποιώντας ένα κριτήριο φίλτρου. Εναλλακτικά, τοποθετήστε υποφακέλους κάτω από τα Εισερχόμενα ή σε άλλο φάκελο και ρυθμίστε τον Έξυπνο φάκελο με ενεργοποιημένη την Αναζήτηση υποφακέλων.
- Επιλέξτε OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογή φακέλων.
- Επιλέξτε OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Φάκελος προσαρμοσμένης αναζήτησης.
-
Στο πλαίσιο διαλόγου Προειδοποίηση, επιλέξτε Yes, ώστε τα μηνύματα στους φακέλους που επιλέξατε να εμφανίζονται στον φάκελο αναζήτησης.
Image - Στο παράθυρο διαλόγου Νέος φάκελος αναζήτησης, επιλέξτε OK. Ένας νέος φάκελος αναζήτησης εμφανίζεται στη λίστα φακέλων του Outlook.
Προσαρμογή ενός φακέλου "Όλη η αλληλογραφία" με κριτήρια (συν τα παραδείγματα)
Για να προσαρμόσετε έναν Έξυπνο φάκελο έτσι ώστε να περιέχει όλα τα μηνύματα email σας εκτός από αυτά που θέλετε να εξαιρέσετε με κριτήρια (για παράδειγμα, για να αφαιρέσετε ανεπιθύμητα ή παλιά email):
- Ανοίξτε τον φάκελο αναζήτησης που θέλετε να προσαρμόσετε.
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Folder.
Image - Στην ομάδα Actions, επιλέξτε Προσαρμογή αυτού του φακέλου αναζήτησης.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή [ όνομα φακέλου ], επιλέξτε Criteria.
Image - Στο πλαίσιο διαλόγου Search Folder Criteria, καθορίστε τα κριτήρια για τα μηνύματα που θα συμπεριληφθούν στον φάκελο αναζήτησης.
-
Για να εξαιρέσετε μηνύματα από έναν καθορισμένο φάκελο, όπως ο φάκελος ανεπιθύμητης αλληλογραφίας:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Σύνθετες.
- Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Πεδίο.
- Επιλέξτε Όλα τα πεδία αλληλογραφίας > Στον φάκελο.
- Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Κατάσταση και επιλέξτε δεν περιέχει.
- Στο πλαίσιο Value text, εισαγάγετε το όνομα του φακέλου ή των φακέλων που θέλετε να εξαιρέσετε. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Junk Email.
- Επιλέξτε Προσθήκη στη λίστα.
Image -
Για να συμπεριλάβετε μηνύματα που είναι μεγαλύτερα από ένα συγκεκριμένο μέγεθος:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Περισσότερες επιλογές.
- Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Μέγεθος (kilobytes) και επιλέξτε μεγαλύτερο από.
- Εισαγάγετε μια τιμή, όπως 5000 για περίπου 5 MB.
Image -
Για να εξαιρέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα, όπως "mailer-daemon":
- Μεταβείτε στην καρτέλα Σύνθετες.
- Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Πεδίο.
- Επιλέξτε Συχνά χρησιμοποιούμενα πεδία > Από.
- Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Κατάσταση και επιλέξτε δεν περιέχει.
- Στο πλαίσιο κειμένου Value, εισαγάγετε τη διεύθυνση email (ή μέρος της διεύθυνσης) που θέλετε να εξαιρέσετε.
- Επιλέξτε Προσθήκη στη λίστα.
- Επιλέξτε OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Search Folder Criteria.
- Επιλέξτε OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Customize [ όνομα φακέλου ].
