Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να μοιραστείτε έναν φάκελο στο Outlook με άλλους. Μπορεί να κάνει την εργασία με μια ομάδα ή με ένα έργο πολύ πιο εύκολη όταν όλες οι επικοινωνίες βρίσκονται σε ένα μέρος και μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διαχειριστείτε τις οικιακές δραστηριότητες, τα οικονομικά και πολλά άλλα. Μάθετε πώς να δημιουργείτε κοινόχρηστους φακέλους του Outlook και να οργανώνετε την εργασία σας.
Πρέπει να έχετε πρόσβαση στον Exchange Server. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος που μπορείτε να διαχειριστείτε ή να μοιραστείτε τους φακέλους σας στο Outlook.
Πώς να μοιραστείτε έναν φάκελο στο Outlook 2016
Κάτι που θέλετε να ελέγξετε προτού προσπαθήσετε να μοιραστείτε έναν φάκελο είναι εάν ο διαχειριστής σας σάς επιτρέπει να το κάνετε. Αν ναι, ορίστε τι πρέπει να κάνετε:
- Ανοίξτε το Outlook όπως θα κάνατε συνήθως.
- Βρείτε τον φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε με κάποιον.
-
Μόλις εντοπιστεί, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ιδιότητες
Image -
Στο παράθυρο ιδιοτήτων, επιλέξτε την καρτέλα Άδειες.
Image - Επιλέξτε Προσθήκη.
-
Από τη λίστα με τις διευθύνσεις email στο διακομιστή, επιλέξτε αυτή με την οποία θέλετε να μοιραστείτε τον φάκελο στο Outlook.
Image
Πώς να ανοίξετε έναν κοινόχρηστο φάκελο στο Outlook
Εάν άλλο άτομο έχει μοιραστεί έναν φάκελο μαζί σας, βεβαιωθείτε ότι σας έχει δώσει τα σωστά δικαιώματα. Πιθανότατα θα λάβετε μια πρόσκληση κοινής χρήσης μέσω email και το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε Άνοιγμα αυτού του Notes/Tasks/Journal/Contacts/Calendar στην επάνω αριστερή γωνία.
Σκεφτείτε να διατηρήσετε το email πρόσκλησης για τον κοινόχρηστο φάκελο.
Εάν διαγράψετε το email πρόσκλησης, το κοινόχρηστο περιεχόμενο εξακολουθεί να είναι προσβάσιμο σε εσάς, υπάρχουν μόνο μερικά επιπλέον βήματα. Απλώς επιλέξτε την καρτέλα Folder και μετά επιλέξτε Άνοιγμα κοινόχρηστου Ημερολογίου/Επαφές/Ημερολόγιο/Σημειώσεις/Εργασίες.
Αυτό λειτουργεί σε Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 και Outlook 2019
Πώς να αφαιρέσετε έναν κοινόχρηστο φάκελο
Είτε κάνετε κοινή χρήση ενός φακέλου είτε καταργείτε έναν κοινόχρηστο φάκελο, η διαδικασία είναι περίπου η ίδια. Εάν ένας φάκελος ήταν κοινός μαζί σας, ο ευκολότερος τρόπος για να τον ξεφορτωθείτε θα ήταν να ζητήσετε από το άτομο που σας παραχώρησε πρόσβαση να ανακαλέσει όλα τα δικαιώματα.
Εάν πρέπει να αφαιρέσετε κάποιον από την προβολή του κοινόχρηστου φακέλου σας, ακολουθήστε αυτά τα λίγα βήματα:
- Κάντε δεξί κλικ στον κοινόχρηστο φάκελο στο Outlook και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ιδιότητες.
- Επιλέξτε την καρτέλα Κοινή χρήση φακέλου.
- Επιλέξτε με ποιον χρήστη δεν θέλετε να μοιράζεστε πλέον τον φάκελο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Remove.
Επίπεδα δικαιωμάτων σε κοινόχρηστους φακέλους στο Outlook
Υπάρχει ένας τρόπος να περιορίσετε το τι μπορούν να κάνουν οι άνθρωποι σε έναν κοινόχρηστο φάκελο χρησιμοποιώντας μια ολόκληρη σειρά οδηγιών αδειών.
Ανοίξτε το Outlook, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ιδιότητες > Δικαιώματα. Από εκεί, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού Επίπεδο άδειας και επιλέξτε διαφορετικό επίπεδο για κάθε διαφορετικό άτομο με το οποίο μπορείτε να μοιραστείτε τον φάκελο.
Για παράδειγμα, αν επιλέξετε Ιδιοκτήτης, αυτό το άτομο μπορεί να κάνει τα πάντα και τα πάντα, αλλά αν επιλέξετε Αναθεωρητής, το μόνο πράγμα μπορούν να κάνουν είναι να διαβάζουν τα στοιχεία και τίποτα άλλο.
