Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Εισαγάγετε δεδομένα στα κελιά σε στήλες και σειρές για να δημιουργήσετε μια βασική βάση δεδομένων.
- Εάν χρησιμοποιείτε κεφαλίδες, καταχωρίστε τις στο πρώτο κελί σε κάθε στήλη.
- Μην αφήνετε καμία γραμμή κενή στη βάση δεδομένων.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Excel για Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel για Mac, Excel για Android και Excel Online.
Εισαγάγετε τα δεδομένα
Η βασική μορφή για την αποθήκευση δεδομένων σε μια βάση δεδομένων του Excel είναι ένας πίνακας. Μόλις δημιουργηθεί ένας πίνακας, χρησιμοποιήστε τα εργαλεία δεδομένων του Excel για αναζήτηση, ταξινόμηση και φιλτράρισμα εγγραφών στη βάση δεδομένων για να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες.
Για να ακολουθήσετε αυτόν τον οδηγό, εισαγάγετε τα δεδομένα όπως φαίνονται στην παραπάνω εικόνα.
Εισάγετε γρήγορα τα φοιτητικά αναγνωριστικά
- Πληκτρολογήστε τα δύο πρώτα αναγνωριστικά, ST348-245 και ST348-246, στα κελιά A5και A6, αντίστοιχα.
- Επισημάνετε τα δύο αναγνωριστικά για να τα επιλέξετε.
- Σύρετε τη λαβή πλήρωσης στο κελί A13.
Τα υπόλοιπα φοιτητικά αναγνωριστικά εισάγονται σωστά στα κελιά A6 έως A13.
Εισαγάγετε σωστά δεδομένα
Κατά την εισαγωγή των δεδομένων, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι έχουν εισαχθεί σωστά. Εκτός από τη σειρά 2 μεταξύ του τίτλου του υπολογιστικού φύλλου και των επικεφαλίδων στηλών, μην αφήνετε άλλες κενές γραμμές κατά την εισαγωγή των δεδομένων σας. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε αφήσει άδεια κελιά.
Τα σφάλματα δεδομένων που προκαλούνται από εσφαλμένη εισαγωγή δεδομένων είναι η πηγή πολλών προβλημάτων που σχετίζονται με τη διαχείριση δεδομένων. Εάν τα δεδομένα εισαχθούν σωστά αρχικά, το πρόγραμμα είναι πιο πιθανό να σας επιστρέψει τα αποτελέσματα που θέλετε.
Οι σειρές είναι εγγραφές
Κάθε σειρά δεδομένων σε μια βάση δεδομένων είναι γνωστή ως εγγραφή. Κατά την εισαγωγή εγγραφών, λάβετε υπόψη αυτές τις οδηγίες:
- Μην αφήνετε κενές γραμμές στον πίνακα. Αυτό περιλαμβάνει να μην αφήνετε κενή γραμμή μεταξύ των επικεφαλίδων στηλών και της πρώτης σειράς δεδομένων.
- Μια εγγραφή πρέπει να περιέχει δεδομένα μόνο για ένα συγκεκριμένο στοιχείο.
- Μια εγγραφή πρέπει επίσης να περιέχει όλα τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σχετικά με αυτό το στοιχείο. Δεν μπορεί να υπάρχουν πληροφορίες για ένα στοιχείο σε περισσότερες από μία σειρές.
Οι στήλες είναι πεδία
Ενώ οι σειρές σε μια βάση δεδομένων του Excel αναφέρονται ως εγγραφές, οι στήλες είναι γνωστές ως πεδία. Κάθε στήλη χρειάζεται μια επικεφαλίδα για να προσδιορίσει τα δεδομένα που περιέχει. Αυτές οι επικεφαλίδες ονομάζονται ονόματα πεδίων.
- Ονόματα πεδίων χρησιμοποιούνται για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα για κάθε εγγραφή εισάγονται με την ίδια σειρά.
- Τα δεδομένα σε μια στήλη πρέπει να εισαχθούν με την ίδια μορφή. Εάν αρχίσετε να εισάγετε αριθμούς ως ψηφία (όπως 10 ή 20), συνεχίστε έτσι. Μην το αλλάζετε και αρχίζετε να εισάγετε αριθμούς ως λέξεις (όπως δέκα ή είκοσι). Να είστε συνεπείς.
- Ο πίνακας δεν πρέπει να περιέχει κενές στήλες.
Δημιουργία πίνακα
Μόλις εισαχθούν τα δεδομένα, μπορούν να μετατραπούν σε πίνακα. Για να μετατρέψετε δεδομένα σε πίνακα:
- Επισημάνετε τα κελιά A3 έως E13 στο φύλλο εργασίας.
- Επιλέξτε την καρτέλα Home.
- Επιλέξτε Μορφοποίηση ως πίνακα για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού.
- Επιλέξτε την μπλε επιλογή Table Style Medium 9 για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση ως πίνακα.
- Ενώ το παράθυρο διαλόγου είναι ανοιχτό, τα κελιά A3 έως E13 στο φύλλο εργασίας περιβάλλονται από μια διακεκομμένη γραμμή.
- Εάν η διακεκομμένη γραμμή περιβάλλει το σωστό εύρος κελιών, επιλέξτε OK στο πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση ως πίνακα.
- Εάν η διακεκομμένη γραμμή δεν περιβάλλει τη σωστή περιοχή κελιών, επισημάνετε τη σωστή περιοχή στο φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK στο πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση ως πίνακα.
Προστίθενται αναπτυσσόμενα βέλη δίπλα σε κάθε όνομα πεδίου και οι σειρές του πίνακα μορφοποιούνται σε εναλλασσόμενο ανοιχτό και σκούρο μπλε.
Χρήση των εργαλείων βάσης δεδομένων
Μόλις δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων, χρησιμοποιήστε τα εργαλεία που βρίσκονται κάτω από τα αναπτυσσόμενα βέλη δίπλα στο όνομα κάθε πεδίου για να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τα δεδομένα σας.
Ταξινόμηση δεδομένων
- Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο πεδίο Επώνυμο.
- Επιλέξτε Ταξινόμηση Α έως Ω για να ταξινομήσετε τη βάση δεδομένων αλφαβητικά.
- Μόλις ταξινομηθεί, ο Graham J. είναι ο πρώτος δίσκος στον πίνακα και ο Wilson R είναι ο τελευταίος.
Filter Data
- Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο πεδίο Πρόγραμμα.
- Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο Select All για να καταργήσετε όλα τα πλαίσια ελέγχου.
- Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο Business για να προσθέσετε ένα σημάδι επιλογής στο πλαίσιο.
- Επιλέξτε OK.
- Μόνο δύο μαθητές, ο G. Thompson και ο F. Smith είναι ορατοί επειδή είναι οι μόνοι δύο φοιτητές που έχουν εγγραφεί στο επιχειρηματικό πρόγραμμα.
- Για να εμφανιστούν όλες οι εγγραφές, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο πεδίο Πρόγραμμα και επιλέξτε Clear Filter from " Program."
Ανάπτυξη της βάσης δεδομένων
Για να προσθέσετε επιπλέον εγγραφές στη βάση δεδομένων σας:
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από τη μικρή κουκκίδα στην κάτω δεξιά γωνία του πίνακα.
- Ο δείκτης του ποντικιού αλλάζει σε βέλος δύο κεφαλών.
- Πατήστε και κρατήστε πατημένο το δεξί κουμπί του ποντικιού και σύρετε τον δείκτη προς τα κάτω για να προσθέσετε μια κενή σειρά στο κάτω μέρος της βάσης δεδομένων.
-
Προσθήκη των ακόλουθων δεδομένων σε αυτήν τη νέα σειρά:
Κελί A14: ST348-255
Κελί B14: Christopher
Κελί C14: A.
Κελί D14: 22
Κελί E14: Science
Ολοκλήρωση της μορφοποίησης βάσης δεδομένων
- Επισημάνετε τα κελιά A1 έως E1 στο φύλλο εργασίας.
- Επιλέξτε Αρχική.
- Επιλέξτε Merge and Center για να κεντράρετε τον τίτλο.
- Επιλέξτε Fill Color για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα χρωμάτων πλήρωσης.
- Επιλέξτε Μπλε, έμφαση 1 από τη λίστα για να αλλάξετε το χρώμα φόντου στα κελιά A1 σε E1 σε σκούρο μπλε.
- Επιλέξτε Χρώμα γραμματοσειράς για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα χρώματος γραμματοσειράς.
- Επιλέξτε Λευκό από τη λίστα για να αλλάξετε το χρώμα του κειμένου στα κελιά A1 σε E1 σε λευκό.
- Επισημάνετε τα κελιά A2 έως E2 στο φύλλο εργασίας.
- Επιλέξτε Fill Color για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα χρωμάτων πλήρωσης.
- Επιλέξτε Μπλε, Έντονο 1, Αναπτήρα 80 από τη λίστα για να αλλάξετε το χρώμα φόντου στα κελιά A2 σε E2 σε ανοιχτό μπλε.
- Επισημάνετε τα κελιά A4 έως E14 στο φύλλο εργασίας.
- Επιλέξτε Center για στοίχιση στο κέντρο του κειμένου στα κελιά A14 έως E14.
Λειτουργίες βάσης δεδομένων
Σύνταξη: Dfunction(Database_arr, Field_str|αριθμός, Criteria_arr)
Όπου η συνάρτηση D είναι ένα από τα ακόλουθα:
- ΜΟΣΟ
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Τύπος: Βάση δεδομένων
Οι λειτουργίες βάσης δεδομένων είναι βολικές όταν τα Φύλλα Google χρησιμοποιούνται για τη διατήρηση δομημένων δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων. Κάθε συνάρτηση βάσης δεδομένων, Dfunction, υπολογίζει την αντίστοιχη συνάρτηση σε ένα υποσύνολο μιας περιοχής κελιών που θεωρείται ως πίνακας βάσης δεδομένων. Οι συναρτήσεις βάσης δεδομένων λαμβάνουν τρία ορίσματα:
Το
Το
Το
Η πρώτη σειρά στο Criteria καθορίζει τα ονόματα των πεδίων. Κάθε άλλη σειρά στα Κριτήρια αντιπροσωπεύει ένα φίλτρο, ένα σύνολο περιορισμών στα αντίστοιχα πεδία. Οι περιορισμοί περιγράφονται με τη σημείωση Query-by-Example και περιλαμβάνουν μια τιμή για αντιστοίχιση ή έναν τελεστή σύγκρισης που ακολουθείται από μια τιμή σύγκρισης. Παραδείγματα περιορισμών είναι: "Σοκολάτα", "42", ">=42" και "42". Ένα κενό κελί σημαίνει ότι δεν υπάρχει περιορισμός στο αντίστοιχο πεδίο.
Ένα φίλτρο ταιριάζει με μια σειρά βάσης δεδομένων εάν πληρούνται όλοι οι περιορισμοί φίλτρου (οι περιορισμοί στη σειρά του φίλτρου). Μια σειρά βάσης δεδομένων (μια εγγραφή) ικανοποιεί τα κριτήρια εάν τουλάχιστον ένα φίλτρο ταιριάζει με αυτήν. Ένα όνομα πεδίου μπορεί να εμφανίζεται περισσότερες από μία φορές στο εύρος των κριτηρίων για να επιτρέπει πολλαπλούς περιορισμούς που ισχύουν ταυτόχρονα (για παράδειγμα, θερμοκρασία >=65 και θερμοκρασία <=82).
Το DGET είναι η μόνη συνάρτηση βάσης δεδομένων που δεν συγκεντρώνει τιμές. Το DGET επιστρέφει την τιμή του πεδίου που καθορίζεται στο δεύτερο όρισμα (παρόμοια με ένα VLOOKUP) μόνο όταν ακριβώς μια εγγραφή ταιριάζει με τα κριτήρια. Διαφορετικά, επιστρέφει ένα σφάλμα που υποδεικνύει καμία αντιστοιχία ή πολλές αντιστοιχίσεις.
