Έχετε ένα τεράστιο υπολογιστικό φύλλο του Excel που δεν μπορείτε να κάνετε κεφαλές ή ουρές;
Ήρθε η ώρα να οργανώσετε τη λίστα επαφών σας σε μια βάση δεδομένων της Microsoft Access. Είναι πολύ πιο εύκολο από όσο φαντάζεστε και σίγουρα θα μείνετε ευχαριστημένοι με τα αποτελέσματα. Αυτό το σεμινάριο θα σας καθοδηγήσει σε όλη τη διαδικασία βήμα προς βήμα. Αν δεν έχετε το δικό σας υπολογιστικό φύλλο και θέλετε να ακολουθήσετε μαζί με τον οδηγό, μπορείτε να κάνετε λήψη του δείγματος αρχείου Excel που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του σεμιναρίου.
Δημιουργία βάσης δεδομένων New Access 2013
Εκτός εάν έχετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων που χρησιμοποιείτε για την αποθήκευση στοιχείων επικοινωνίας, πιθανότατα θα θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων από την αρχή. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το Κενό εικονίδιο βάσης δεδομένων επιφάνειας εργασίας στην οθόνη Ξεκινώντας με το Microsoft Office Access. Θα εμφανιστεί η παραπάνω οθόνη. Δώστε τη βάση δεδομένων σας με ένα όνομα, επιλέξτε το κουμπί Δημιουργία και θα είστε στην επιχείρηση.
Έναρξη της διαδικασίας εισαγωγής του Excel
Επιλέξτε την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στο επάνω μέρος της οθόνης Access και κάντε διπλό κλικ στο κουμπί Excel για να ξεκινήσετε τη διαδικασία εισαγωγής του Excel.
Επιλέξτε την πηγή και τον προορισμό
Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί η οθόνη που φαίνεται παραπάνω. Επιλέξτε το κουμπί Αναζήτηση και μεταβείτε στο αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε. Αφού εντοπίσετε το σωστό αρχείο, επιλέξτε το κουμπί Άνοιγμα.
Στο κάτω μισό της οθόνης, εμφανίζονται επιλογές προορισμού εισαγωγής. Σε αυτό το σεμινάριο, μας ενδιαφέρει να μετατρέψουμε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο Excel σε μια νέα βάση δεδομένων της Access, επομένως θα επιλέξουμε Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε έναν νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων Άλλες επιλογές σε αυτήν την οθόνη σας επιτρέπουν να:
- Συνδέστε τη βάση δεδομένων σας με ένα φύλλο Excel, ώστε οι αλλαγές στο φύλλο προέλευσης να αντικατοπτρίζονται στη βάση δεδομένων.
- Εισαγωγή δεδομένων σε έναν υπάρχοντα πίνακα βάσης δεδομένων.
Μόλις επιλέξετε το σωστό αρχείο και επιλογή, επιλέξτε OK για να συνεχίσετε.
Επιλογή επικεφαλίδων στηλών
Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο Πρώτη σειρά περιέχει επικεφαλίδες στηλών είναι επιλεγμένο εάν η πρώτη σειρά του υπολογιστικού φύλλου έχει ονόματα στηλών για τα δεδομένα, όπως Επώνυμο, Όνομα και Διεύθυνση. Αυτό θα δώσει εντολή στην Access να αντιμετωπίζει την πρώτη σειρά ως ονόματα, αντί για πραγματικά δεδομένα που θα αποθηκευτούν στη λίστα των επαφών.
Επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.
Δημιουργία οποιωνδήποτε επιθυμητών ευρετηρίων
Τα ευρετήρια βάσεων δεδομένων είναι ένας εσωτερικός μηχανισμός που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αυξηθεί η ταχύτητα με την οποία η Access μπορεί να βρει πληροφορίες στη βάση δεδομένων σας. Μπορείτε να εφαρμόσετε ένα ευρετήριο σε μία ή περισσότερες από τις στήλες της βάσης δεδομένων σας σε αυτό το βήμα. Απλώς επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού Indexed και επιλέξτε την κατάλληλη επιλογή.
Λάβετε υπόψη ότι τα ευρετήρια δημιουργούν πολλά γενικά έξοδα για τη βάση δεδομένων σας και θα αυξήσουν τον χρησιμοποιούμενο χώρο στο δίσκο. Για αυτόν τον λόγο, θέλετε να περιορίσετε τις στήλες με ευρετήριο στο ελάχιστο. Στη βάση δεδομένων μας, τις περισσότερες φορές θα κάνουμε αναζήτηση στο Επώνυμο των επαφών μας, οπότε ας δημιουργήσουμε ένα ευρετήριο σε αυτό το πεδίο. Μπορεί να έχουμε φίλους με το ίδιο επώνυμο, επομένως θέλουμε να επιτρέψουμε τα διπλότυπα εδώ. Βεβαιωθείτε ότι η στήλη Επώνυμο είναι επιλεγμένη στο κάτω μέρος των παραθύρων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Yes (Duplicates OK) από το αναπτυσσόμενο μενού Indexed.
Επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.
Επιλέξτε ένα πρωτεύον κλειδί
Το πρωτεύον κλειδί χρησιμοποιείται για τον μοναδικό προσδιορισμό εγγραφών σε μια βάση δεδομένων. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να αφήσετε την Access να δημιουργήσει ένα πρωτεύον κλειδί για εσάς. Επιλέξτε την επιλογή Αφήστε την Access να προσθέσει πρωτεύον κλειδί και πατήστε Επόμενο για να συνεχίσετε. Εάν ενδιαφέρεστε να επιλέξετε το δικό σας πρωτεύον κλειδί, ίσως θέλετε να διαβάσετε το άρθρο μας σχετικά με τα κλειδιά βάσης δεδομένων.
Ονομάστε το τραπέζι σας
Πρέπει να δώσετε στην Access ένα όνομα για αναφορά στον πίνακά σας. Εισαγάγετε το στο κατάλληλο πεδίο και επιλέξτε το κουμπί Finish.
Προβολή των δεδομένων σας
Θα δείτε μια ενδιάμεση οθόνη που σας ρωτά εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τα βήματα που χρησιμοποιήθηκαν για την εισαγωγή των δεδομένων σας. Εάν όχι, προχωρήστε και επιλέξτε Close.
Στη συνέχεια θα επιστρέψετε στην οθόνη της κύριας βάσης δεδομένων όπου μπορείτε να προβάλετε τα δεδομένα σας κάνοντας απλώς διπλό κλικ στο όνομα του πίνακα στο αριστερό πλαίσιο.
Συγχαρητήρια, εισαγάγατε με επιτυχία τα δεδομένα σας από το Excel στο Access!
