Τα έντυπα και τα έγγραφα είναι πραγματικότητα. Αλλά στην ψηφιακή εποχή, η χρήση χάρτινων εντύπων είναι ολοένα και πιο περίπλοκη και άβολη.
Το DocuSign είναι το κορυφαίο εργαλείο eSignature που προορίζεται για την επίλυση αυτής της δυσκολίας. Επιτρέπει σε ιδιώτες και εταιρείες να αντικαταστήσουν τη χειροκίνητη υπογραφή εγγράφων σε χαρτί. Είναι ασφαλές, γρήγορο και εύκολο να υπογράψετε, να διαχειριστείτε και να αποθηκεύσετε έγγραφα στο cloud-όλα από ένα εργαλείο.
Πώς λειτουργεί το DocuSign
Το DocuSign έχει μια σειρά από χαρακτηριστικά και λειτουργίες, όπως:
- Μεταφόρτωση και αποστολή: Ανεβάστε το έγγραφό σας, υποδείξτε ποιος πρέπει να το υπογράψει, τοποθετήστε τα σωστά πεδία και στείλτε το στα αντίστοιχα μέρη.
- Sign: Θα λάβετε έναν σύνδεσμο στο email σας που ζητά υπογραφή. Από εδώ, θα επιλέξετε τον σύνδεσμο, θα ακολουθήσετε τις καρτέλες και θα υπογράψετε. Το DocuSign θα στείλει το έγγραφο αυτόματα.
- Διαχείριση εγγράφων: Μπορείτε να δείτε την κατάσταση του εγγράφου σας από τον πίνακα ελέγχου, να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας στο διαδίκτυο και να διαχειριστείτε συγκεκριμένες προτιμήσεις, όπως η επωνυμία και η προβολή.
Για να ξεκλειδώσετε όλες τις δυνατότητες του DocuSign, πρέπει να έχετε ένα μηνιαίο πρόγραμμα. Αυτά τα προγράμματα κυμαίνονται από $10 για έναν προσωπικό λογαριασμό έως $32 το μήνα για έναν επαγγελματικό λογαριασμό επιχείρησης. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το DocuSign μόνο για να υπογράψετε έγγραφα που λαμβάνετε, μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε το δωρεάν πρόγραμμα DocuSign. Υπάρχει επίσης μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δοκιμάσετε το εργαλείο προτού δεσμευτείτε για συνδρομή.
Πώς να στείλετε ένα έγγραφο για υπογραφή χρησιμοποιώντας το DocuSign
Το πρώτο πράγμα που θα θέλατε να μάθετε είναι πώς να στείλετε ένα έγγραφο για υπογραφή χρησιμοποιώντας το DocuSign. Για να ξεκινήσετε, εγγραφείτε στη δωρεάν δοκιμή DocuSign ή έναν μηνιαίο λογαριασμό.
-
Στην αρχική σελίδα, επιλέξτε Έναρξη τώρα για να ανεβάσετε το έγγραφό σας ή σύρετε και αποθέστε το αρχείο εγγράφου στο λευκό πλαίσιο μεταφόρτωσης.
Το Το DocuSign υποστηρίζει πολλές μορφές αρχείων που έχουν μεταφορτωθεί από τη συσκευή σας, καθώς και παρόχους αποθήκευσης cloud, όπως το Google Drive και το Dropbox. Το μέγεθος του αρχείου μπορεί να είναι έως και 25 MB.
-
Μόλις μεταφορτωθεί, επιλέξτε Επόμενο.
Image Εάν είστε ο μόνος υπογράφων, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο Είμαι ο μόνος υπογράφων για να προχωρήσετε.
- Εισαγάγετε το όνομα και τη διεύθυνση email του παραλήπτη. Εάν χρειάζεται να προσθέσετε πολλούς υπογράφοντες, επιλέξτε Προσθήκη Παραλήπτη.
- Μόλις προστεθούν όλοι οι παραλήπτες, επιλέξτε Επόμενο.
-
Τοποθετήστε τα πεδία υπογραφής χρησιμοποιώντας τα εργαλεία στη γραμμή εργαλείων στην αριστερή πλευρά της οθόνης σας. Επιλέξτε Υπογραφή και τοποθετήστε το στο σημείο όπου απαιτείται υπογραφή.
Image -
Όταν δημιουργήσετε όλα τα πεδία που χρειάζεστε, επιλέξτε Επόμενο. Εδώ, μπορείτε να αλλάξετε τη γραμμή θέματος του email και να εισαγάγετε ένα μήνυμα email στον παραλήπτη σας.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να ορίσετε αυτόματες υπενθυμίσεις επιλέγοντας Αποστολή αυτόματων υπενθυμίσεων.
- Όταν τελειώσετε, στείλτε το έγγραφο στους παραλήπτες σας επιλέγοντας Αποστολή.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το DocuSign για να υπογράψετε ένα έγγραφο
Έχετε λάβει έγγραφο από άλλο μέρος που ζητά την υπογραφή σας μέσω του DocuSign; Η υπογραφή του εγγράφου είναι απλή.
-
Select Αναθεώρηση του εγγράφου στο email που λαμβάνετε από την DocuSign.
Η διαδικασία υπογραφής ενδέχεται να διαφέρει ελαφρώς εάν είστε νέος χρήστης έναντι χρήστη που επιστρέφει. Η DocuSign συνιστά να παρακολουθήσετε το βίντεο υπογραφής ή να διαβάσετε τον οδηγό για να εξοικειωθείτε.
-
Μόλις ανοίξει το έγγραφο, πρέπει να συμφωνήσετε να υπογράψετε ηλεκτρονικά. Επιλέξτε Συμφωνώ να χρησιμοποιήσω ηλεκτρονικά αρχεία και υπογραφές και μετά επιλέξτε Συνέχεια.
Image - Επιλέξτε Έναρξη στα αριστερά του εγγράφου για να ξεκινήσετε την υπογραφή. Αυτό θα σας δείξει όλα τα πεδία που απαιτούνται για να ολοκληρώσετε το έγγραφό σας.
-
Επιλέξτε Sign. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το DocuSign στο παρελθόν, θα δείτε την υπογραφή σας τώρα στη θέση του. Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει το DocuSign, ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη για να δημιουργήσετε μια νέα υπογραφή.
Image - Μόλις τοποθετηθεί η υπογραφή σας, βεβαιωθείτε ότι όλα φαίνονται σωστά και, στη συνέχεια, επιλέξτε Finish. Θα δείτε μια σύνοψη της περιόδου σύνδεσης υπογραφής, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας που υπογράψατε και της ημερομηνίας αποστολής του εγγράφου.
Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF με δυνατότητα συμπλήρωσης με το DocuSign
Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε οποιαδήποτε φόρμα με δυνατότητα συμπλήρωσης μπορείτε να φανταστείτε χρησιμοποιώντας τα εργαλεία του DocuSign. Για να ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι είστε συνδεδεμένοι στο λογαριασμό σας στο DocuSign.
- Στην αρχική σελίδα, ανεβάστε τη φόρμα σας. Το DocuSign θα μετατρέψει αυτόματα τη φόρμα σε PDF.
-
Επιλέξτε Επόμενο μόλις μεταφορτωθεί το αρχείο σας.
Image - Προσθέστε τους παραλήπτες σας και επιλέξτε Επόμενο.
-
Στην οθόνη Προετοιμασία, μπορείτε να ξεκινήσετε τη δημιουργία της φόρμας σας χρησιμοποιώντας τα πεδία στη γραμμή εργαλείων στην αριστερή πλευρά της οθόνης.
Image -
Επιλέξτε από τα πεδία και προσθέστε τα στη φόρμα σας επιλέγοντας την περιοχή όπου θέλετε να τοποθετηθεί το πεδίο. Με κάθε πεδίο που επιλέγετε, θα βλέπετε πρόσθετες επιλογές στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Για παράδειγμα, το πεδίο Όνομα σάς επιτρέπει να κάνετε εναλλαγή μεταξύ του πλήρους ονόματος και του ονόματος.
Image Μπορείτε επίσης να προσθέσετε τύπους, πλαίσια κειμένου, αναπτυσσόμενα μενού, κουμπιά επιλογής και άλλα. Βρίσκονται όλα στη γραμμή εργαλείων στην αριστερή πλευρά της οθόνης.
- Όταν η φόρμα σας συμπληρωθεί, επιλέξτε Επόμενο, αλλάξτε το μήνυμα email σας εάν θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή για να στείλετε το έγγραφό σας στο ο παραλήπτης(οι).
-
Για να αποθηκεύσετε τη φόρμα σας για μελλοντική χρήση, στην οθόνη Διαχείριση, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού στα δεξιά του εγγράφου. Επιλέξτε Αποθήκευση ως πρότυπο, συμπληρώστε τις λεπτομέρειες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση. Τώρα θα μπορείτε να δείτε τη φόρμα σας στη σελίδα προτύπου.
Image
Πώς να συμπληρώσετε μια φόρμα χρησιμοποιώντας το DocuSign
Η διαδικασία για τη συμπλήρωση μιας φόρμας είναι παρόμοια με την υπογραφή ενός εγγράφου χρησιμοποιώντας το DocuSign.
- Επιλέξτε Έλεγχος εγγράφου στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου DocuSign που λάβατε για να ξεκινήσετε.
- Επιλέξτε Συνέχεια για να αρχίσετε να συμπληρώνετε τη φόρμα σας.
- Είτε επιλέξτε τα πεδία που πρέπει να συμπληρώσετε ή επιλέξτε Έναρξη για να επιτρέψετε στο DocuSign να σας καθοδηγήσει στο έγγραφο, μεταφέροντάς σας σε κάθε ενότητα που απαιτεί υπογραφή.
-
Εισαγάγετε τα στοιχεία σας στα πεδία. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε οποιαδήποτε πλαίσια ελέγχου ή επιλογές στα αναπτυσσόμενα μενού.
Image - Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Τέλος. Η φόρμα σας αποστέλλεται αυτόματα πίσω στον αποστολέα.
