Πώς να εξάγετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook

2024 Συγγραφέας: Abigail Brown | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-07 19:02

Τι πρέπει να γνωρίζετε

• Για PST: Μεταβείτε στο Ρυθμίσεις λογαριασμού > Ρυθμίσεις λογαριασμού > Δεδομένα (Αρχεία δεδομένων) > Άνοιγμα φακέλου (ή αρχείου) Θέση και αντιγράψτε το.pst στη μονάδα δίσκου σας..
• Μπορείτε να εξάγετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα αρχείο PST, OLM ή CSV ή να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας στο Gmail ή έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο.

Αυτό το άρθρο εξηγεί τον τρόπο εξαγωγής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε διάφορες μορφές αρχείων καθώς και τον τρόπο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο Gmail. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Outlook 2019, το Outlook 2016, το Outlook 2013, το Outlook 2010, το Outlook για Microsoft 365 και το Outlook για Mac.

Μετά την εξαγωγή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, αποθηκεύστε το αρχείο σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας σε άλλη εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα βήματα που κάνετε εξαρτώνται από την έκδοση του Outlook που θέλετε να εξαγάγετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τι θέλετε να κάνετε με το αρχείο όταν τελειώσετε.

Εξαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αρχείο PST

Ένα αρχείο.pst του Outlook είναι ένα προσωπικό αρχείο αποθήκευσης που περιέχει στοιχεία όπως τα email σας, το βιβλίο διευθύνσεων, τις υπογραφές σας και άλλα. Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ενός αρχείου.pst και να το μεταφέρετε στο Outlook σε άλλον υπολογιστή, άλλη έκδοση του Outlook ή άλλο λειτουργικό σύστημα.

1. Ανοίξτε το Outlook, μετά μεταβείτε στην καρτέλα File και επιλέξτε Info.

   

2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις λογαριασμού > Ρυθμίσεις λογαριασμού.

   

3. Στο πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις λογαριασμού, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα ή στην καρτέλα Αρχεία δεδομένων καρτέλα, επιλέξτε το όνομα αρχείου ή το όνομα λογαριασμού και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άνοιγμα τοποθεσίας φακέλου ή Άνοιγμα τοποθεσίας αρχείου.

   

4. Στην Εξερεύνηση αρχείων των Windows, αντιγράψτε το.pst σε οποιαδήποτε θέση στον υπολογιστή σας ή σε οποιοδήποτε αφαιρούμενο μέσο αποθήκευσης, όπως μια μονάδα flash.

Εξαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αρχείο OLM στο Outlook για Mac

Στο Outlook για Mac, εξάγετε τα μηνύματα ενός λογαριασμού email ως αρχείο.olm, το οποίο είναι επίσης ένα αρχείο αποθήκευσης που περιέχει στοιχεία όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές και στοιχεία ημερολογίου.

Για το Outlook 2016 για Mac

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Εργαλεία και επιλέξτε Εξαγωγή.

   

2. Στο πλαίσιο διαλόγου Export to Archive File (.olm), επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Mail και, στη συνέχεια, επιλέξτε Continue.

   

3. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αρχείου αρχειοθέτησης (.olm) ως, επιλέξτε Λήψεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.

   

4. Το Outlook ξεκινά την εξαγωγή του αρχείου.

   

5. Όταν εμφανιστεί το μήνυμα Export Complete, επιλέξτε Finish για έξοδο.

Για το Outlook 2011 για Mac

1. Μεταβείτε στο μενού File και επιλέξτε Export.

2. Επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook για Mac.

   

3. Επιλέξτε Στοιχεία των παρακάτω τύπων και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Mail.
4. Επιλέξτε το δεξί βέλος για να συνεχίσετε.

5. Επιλέξτε τη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο. Το Outlook θα ξεκινήσει την εξαγωγή.

   

6. Όταν εμφανιστεί το μήνυμα Export Complete, επιλέξτε Finish ή Τέλος για έξοδο.

Εξαγωγή και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας email από το Outlook στο Gmail

Μπορείτε να εξάγετε μηνύματα email από το Outlook στον λογαριασμό σας στο Gmail, παρέχοντας μια πηγή αντιγράφων ασφαλείας καθώς και την επιλογή πρόσβασης στα παλιά σας email από οποιαδήποτε τοποθεσία. Το κόλπο είναι να προσθέσετε τον λογαριασμό σας στο Gmail στο Outlook και στη συνέχεια να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τους φακέλους.

1. Ρύθμιση του λογαριασμού σας Gmail στο Outlook.

2. Ανοίξτε το Outlook και επιλέξτε το φάκελο που περιέχει τα μηνύματα email που θέλετε να εξαγάγετε στο Gmail, όπως τα Εισερχόμενά σας ή τα αποθηκευμένα email σας.

   

3. Πατήστε Ctrl+ A για να επιλέξετε όλα τα email στο φάκελο. Εναλλακτικά, πατήστε και κρατήστε πατημένο το Ctrl ενώ επιλέγετε κάθε μεμονωμένο email που θέλετε να στείλετε στο Gmail.

   

4. Κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στα επιλεγμένα μηνύματα email, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο Move και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άλλος φάκελος.

   

5. Στο παράθυρο διαλόγου Μετακίνηση στοιχείων, επιλέξτε τον λογαριασμό σας στο Gmail και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον φάκελο στον οποίο θέλετε να εξαγάγετε τα email σας. Ή, επιλέξτε Νέο για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο στον λογαριασμό σας στο Gmail.

   

6. Επιλέξτε OK για να μετακινήσετε τα επιλεγμένα email.

Εξαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο Microsoft Excel

Ένας άλλος τρόπος εξαγωγής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook είναι να τα στείλετε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Αυτό δημιουργεί ένα υπολογιστικό φύλλο με στήλες όπως Θέμα, Σώμα, Από email και άλλα. Ενώ μπορείτε να εξάγετε τις επαφές σας στο Outlook σε ένα αρχείο CSV στο Outlook για Mac, αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

1. Μεταβείτε στο Αρχείο και επιλέξτε Άνοιγμα & Εξαγωγή. Στο Outlook 2010, επιλέξτε Αρχείο > Άνοιγμα.

   

2. Επιλογή Εισαγωγή/Εξαγωγή.

   

3. Επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

   

4. Επιλέξτε Microsoft Excel ή Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

   

5. Επιλέξτε το φάκελο email από τον οποίο θέλετε να εξαγάγετε μηνύματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Next.

   

6. Περιηγηθείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τα εξαγόμενα email.

   

7. Εισαγάγετε ένα όνομα για το εξαγόμενο αρχείο και επιλέξτε OK.

8. Επιλέξτε Επόμενο και μετά επιλέξτε Τέλος.

   

9. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, το νέο αρχείο Excel είναι διαθέσιμο για άνοιγμα.