Υπάρχουν διάφοροι τρόποι ταξινόμησης δεδομένων στο Microsoft Excel. Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε την ταξινόμηση υπό όρους στο Excel για ταξινόμηση κατά χρώμα γραμματοσειράς, χρώμα φόντου κελιού ή χρώμα εικονιδίου.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel για Microsoft Office 365, Excel 2019, Excel 2016 και Excel 2013 για Windows και Mac.
Επιλέξτε ένα εύρος για ταξινόμηση στο Excel
Προτού να είναι δυνατή η ταξινόμηση των δεδομένων, το Excel πρέπει να γνωρίζει το ακριβές εύρος ταξινόμησης. Το Excel μπορεί να συμπεριλάβει αυτόματα σχετικά δεδομένα σε μια περιοχή, εφόσον δεν υπάρχουν κενές γραμμές ή στήλες στην επιλεγμένη περιοχή. Οι κενές γραμμές και στήλες μεταξύ των περιοχών των σχετικών δεδομένων είναι εντάξει. Στη συνέχεια, το Excel καθορίζει εάν η περιοχή δεδομένων έχει ονόματα πεδίων και εξαιρεί αυτές τις σειρές από τις εγγραφές που πρόκειται να ταξινομηθούν.
Το να επιτρέπεται στο Excel να επιλέξει το εύρος προς ταξινόμηση είναι εντάξει για μικρές ποσότητες δεδομένων. Ωστόσο, για μεγάλες περιοχές δεδομένων, ο ευκολότερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι έχει επιλεγεί το σωστό εύρος είναι να το επισημάνετε πριν από την ταξινόμηση.
Εάν το ίδιο εύρος πρέπει να ταξινομηθεί επανειλημμένα, η καλύτερη προσέγγιση είναι να δώσετε ένα όνομα στο εύρος. Εάν έχει οριστεί ένα όνομα για την περιοχή που πρόκειται να ταξινομηθεί, πληκτρολογήστε το όνομα στο Πλαίσιο ονόματος ή επιλέξτε το από τη συσχετισμένη αναπτυσσόμενη λίστα. Με αυτόν τον τρόπο, το Excel επισημαίνει αυτόματα το σωστό εύρος δεδομένων στο φύλλο εργασίας.
Οποιαδήποτε ταξινόμηση απαιτεί τη χρήση της σειράς ταξινόμησης. Κατά την ταξινόμηση κατά τιμές, υπάρχουν δύο πιθανές σειρές ταξινόμησης: αύξουσα και φθίνουσα. Ωστόσο, κατά την ταξινόμηση κατά χρώματα, δεν υπάρχει τέτοια σειρά, επομένως πρέπει να ορίσετε με μη αυτόματο τρόπο τη σειρά ταξινόμησης χρώματος.
Τρόπος ταξινόμησης ανά χρώμα φόντου κελιού στο Excel
Στο παρακάτω παράδειγμα, τα αρχεία μαθητών ηλικίας 20 ετών και κάτω επισημαίνονται με κόκκινο χρώμα. Για να ταξινομήσετε τα δεδομένα κατά χρώμα φόντου κελιού, έτσι ώστε οι κόκκινες εγγραφές να εμφανίζονται στην κορυφή:
-
Επισημάνετε το εύρος των κελιών προς ταξινόμηση (κελιά A2 έως D11 στο παράδειγμα).
Image -
Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ταξινόμηση & Φίλτρο > Προσαρμοσμένη Ταξινόμηση.
Image -
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Sort on και επιλέξτε Cell Color.
Καθαρίστε το πλαίσιο ελέγχου Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες, ώστε να μην αποκοπεί η πρώτη σειρά.
Image -
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Order και επιλέξτε Red.
Όταν το Excel βρίσκει διαφορετικά χρώματα φόντου κελιών στα επιλεγμένα δεδομένα, προσθέτει αυτά τα χρώματα στην αναπτυσσόμενη λίστα Order στο πλαίσιο διαλόγου.
Image -
Επιλέξτε Σε κορυφή από την αναπτυσσόμενη λίστα δίπλα στο πλαίσιο σειράς ταξινόμησης, έτσι ώστε τα ερυθρά κελιά να βρίσκονται στην κορυφή της λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
Image -
Οι τέσσερις εγγραφές με κόκκινο φόντο ομαδοποιούνται στην κορυφή του εύρους δεδομένων.
Όταν εργάζεστε με υπολογισμούς, μπορείτε να κάνετε τους αρνητικούς αριθμούς στο Excel να εμφανίζονται κόκκινοι από προεπιλογή για να βοηθήσετε αυτούς τους αριθμούς να ξεχωρίζουν περισσότερο.
Image
Πώς να ταξινομήσετε κατά χρώμα γραμματοσειράς στο Excel
Στο παρακάτω παράδειγμα, οι εγγραφές των φοιτητών που είναι εγγεγραμμένοι σε προγράμματα νοσηλευτικής εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα και όσοι είναι εγγεγραμμένοι σε προγράμματα επιστήμης είναι μπλε. Για να ταξινομήσετε τα δεδομένα κατά χρώμα γραμματοσειράς:
-
Επισημάνετε το εύρος των κελιών προς ταξινόμηση (κελιά A2 έως D11 στο παράδειγμα).
Image - Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ταξινόμηση & Φίλτρο > Προσαρμοσμένη Ταξινόμηση.
-
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Ταξινόμηση σε και επιλέξτε Χρώμα γραμματοσειράς.
Καθαρίστε το πλαίσιο ελέγχου Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες, ώστε να μην αποκοπεί η πρώτη σειρά.
Image -
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Order και, στη συνέχεια, επιλέξτε Red.
Όταν το Excel βρίσκει διαφορετικά χρώματα γραμματοσειράς στα επιλεγμένα δεδομένα, προσθέτει αυτά τα χρώματα στην αναπτυσσόμενη λίστα Order στο πλαίσιο διαλόγου.
Image -
Επιλέξτε Σε κορυφή από την αναπτυσσόμενη λίστα δίπλα στο πλαίσιο σειράς ταξινόμησης, έτσι ώστε οι κόκκινες καταχωρήσεις να βρίσκονται στην κορυφή της λίστας.
Image -
Επιλέξτε Προσθήκη για να προσθέσετε ένα δεύτερο επίπεδο ταξινόμησης.
Image -
Χρησιμοποιήστε τις ίδιες ρυθμίσεις με το πρώτο επίπεδο ταξινόμησης, αλλά αυτή τη φορά επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Order και επιλέξτε Μπλε.
Image -
Επιλέξτε OK για να ταξινομήσετε τα δεδομένα και να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου.
Image -
Οι δύο εγγραφές με το κόκκινο χρώμα γραμματοσειράς ομαδοποιούνται στην κορυφή του εύρους δεδομένων, ακολουθούμενες από τις δύο μπλε εγγραφές.
Image
Πώς να ταξινομήσετε κατά εικονίδιο στο Excel
Τα σύνολα εικονιδίων προσφέρουν μια εναλλακτική λύση στις κανονικές επιλογές μορφοποίησης υπό όρους που εστιάζουν στις αλλαγές μορφοποίησης γραμματοσειράς και κελιών. Το παρακάτω παράδειγμα περιέχει ημερομηνίες και θερμοκρασίες που έχουν διαμορφωθεί υπό όρους με το εικονίδιο στοπ που έχει οριστεί με βάση τις ημερήσιες μέγιστες θερμοκρασίες.
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ταξινομήσετε τα δεδομένα έτσι ώστε οι εγγραφές που εμφανίζουν τα πράσινα εικονίδια να ομαδοποιούνται πρώτα, ακολουθούμενα από τα κίτρινα εικονίδια και μετά τα κόκκινα εικονίδια:
-
Επισημάνετε το εύρος των κελιών προς ταξινόμηση (κελιά A2 έως B31 στο παράδειγμα).
Image - Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική και επιλέξτε Ταξινόμηση & Φίλτρο > Προσαρμοσμένη Ταξινόμηση…
-
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Column και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη στήλη που περιέχει τα εικονίδια υπό όρους (Θερμοκρασία στο παράδειγμα).
Λόγω του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί η μορφοποίηση υπό όρους με εικονίδια, μπορείτε να αφήσετε επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες.
Image -
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Ταξινόμηση σε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εικονίδιο μορφοποίησης υπό όρους.
Image -
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Order και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πράσινο.
Image -
Επιλέξτε Σε κορυφή από την αναπτυσσόμενη λίστα δίπλα στο πλαίσιο σειράς ταξινόμησης, έτσι ώστε οι καταχωρήσεις με πράσινο εικονίδιο να βρίσκονται στην κορυφή της λίστας.
Image -
Επιλέξτε Προσθήκη για να προσθέσετε ένα δεύτερο επίπεδο ταξινόμησης.
Image -
Χρησιμοποιήστε τις ίδιες ρυθμίσεις με το πρώτο επίπεδο ταξινόμησης, αλλά αυτή τη φορά επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Order και επιλέξτε Yellow.
Image -
Επιλέξτε Προσθήκη για να προσθέσετε ένα τρίτο επίπεδο ταξινόμησης και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις ίδιες ρυθμίσεις με τα δύο πρώτα επίπεδα, αλλά αυτή τη φορά επιλέξτε το Παραγγελία αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε Κόκκινο.
Image -
Επιλέξτε OK για να ταξινομήσετε τα δεδομένα και να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου.
Image -
Οι εγγραφές με το πράσινο εικονίδιο ομαδοποιούνται στην κορυφή του εύρους δεδομένων, ακολουθούμενες από τις εγγραφές με το κίτρινο εικονίδιο και, στη συνέχεια, αυτές με το κόκκινο εικονίδιο.
Image
