Η σωστή εισαγωγή δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο την πρώτη φορά αποφεύγει προβλήματα αργότερα και διευκολύνει τη χρήση πολλών εργαλείων και δυνατοτήτων του Excel, όπως τύπους και γραφήματα. Αυτό το σεμινάριο καλύπτει τα βασικά πρέπει και να μην εισάγετε δεδομένα σε προγράμματα υπολογιστικών φύλλων όπως το Excel, τα Φύλλα Google και το Open Office Calc.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel 2019, 2016, 2013, 2010. Excel για Mac, Excel για Microsoft 365 και Excel Online.
Επισκόπηση εισαγωγής δεδομένων Excel
Τα φύλλα εργασίας του Excel είναι ισχυρά εργαλεία ανάλυσης που αποθηκεύουν μεγάλες ποσότητες δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας εμφανίζονται και αναλύονται σωστά χρησιμοποιώντας τις βέλτιστες πρακτικές του Excel για την εισαγωγή δεδομένων.
Αυτά είναι τα κορυφαία πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου όταν χρησιμοποιείτε το Excel:
- Do σχεδιάστε το υπολογιστικό σας φύλλο.
- Μην αφήνετε κενές σειρές ή στήλες κατά την εισαγωγή σχετικών δεδομένων.
- Κάνε αποθηκεύστε συχνά και αποθηκεύστε σε δύο μέρη.
- Μην χρησιμοποιείτε αριθμούς ως επικεφαλίδες στηλών και μην συμπεριλαμβάνετε μονάδες με τα δεδομένα.
- Do χρησιμοποιήστε αναφορές κελιών και ονομασμένες περιοχές σε τύπους.
- Μην αφήνετε ξεκλείδωτα κελιά που περιέχουν τύπους.
- Do ταξινομήστε τα δεδομένα σας.
Σχεδιάστε το υπολογιστικό σας φύλλο
Κατά την εισαγωγή δεδομένων στο Excel, είναι καλή ιδέα να προγραμματίσετε πριν ξεκινήσετε την πληκτρολόγηση. Αποφασίστε πώς θα χρησιμοποιηθεί το φύλλο εργασίας, τα δεδομένα που θα περιέχει και τι θα γίνει με αυτά τα δεδομένα. Αυτές οι αποφάσεις επηρεάζουν σημαντικά την τελική διάταξη του φύλλου εργασίας.
Ο προγραμματισμός πριν από την πληκτρολόγηση εξοικονομεί χρόνο αργότερα, εάν το υπολογιστικό φύλλο πρέπει να αναδιοργανωθεί για να γίνει πιο αποτελεσματικό.
Ακολουθούν ορισμένα σημεία που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν σχεδιάζετε τα βιβλία εργασίας του Excel:
- Ποιος είναι ο σκοπός του υπολογιστικού φύλλου;
- Πόσα δεδομένα θα περιέχει το υπολογιστικό φύλλο;
- Είναι απαραίτητα γραφήματα;
- Θα εκτυπωθεί το υπολογιστικό φύλλο;
Κατώτατη γραμμή
Ο σκοπός του υπολογιστικού φύλλου καθορίζει τη θέση των δεδομένων, καθώς οι πιο κρίσιμες πληροφορίες πρέπει να είναι ορατές και εύκολα προσβάσιμες. Εάν τα δεδομένα σας απαιτούν υπολογισμούς, οι υπολογισμοί καθορίζουν ποιοι τύποι και συναρτήσεις χρειάζονται και πού πρέπει να εισαχθούν οι τύποι.
Πόσα δεδομένα θα κρατήσει το υπολογιστικό φύλλο;
Η ποσότητα των δεδομένων που θα περιέχει αρχικά το υπολογιστικό φύλλο και πόσα θα προστεθούν σε αυτό αργότερα καθορίζει τον αριθμό των φύλλων εργασίας που θα χρειαστείτε για το βιβλίο εργασίας.
Ακολουθούν μερικές συμβουλές:
- Μην διαδίδετε πολύ τα δεδομένα σας. Όταν τα δεδομένα περιέχονται σε πολλά φύλλα εργασίας, ενδέχεται να είναι δύσκολο να βρεθούν συγκεκριμένες πληροφορίες. Επίσης, οι υπολογισμοί που καλύπτουν πολλά φύλλα εργασίας ή βιβλία εργασίας επηρεάζουν την απόδοση του Excel.
- Για μεγάλα φύλλα εργασίας, εμφανίστε σημαντικά σύνολα στηλών πάνω από τις επικεφαλίδες στηλών, αντί στο κάτω μέρος του φύλλου εργασίας για να βρείτε γρήγορα πληροφορίες περίληψης.
Χρειάζονται γραφήματα;
Εάν όλα ή μέρος των δεδομένων θα χρησιμοποιηθούν σε ένα γράφημα ή γραφήματα, θα μπορούσε να επηρεάσει τη διάταξη των πληροφοριών.
Ακολουθήστε αυτές τις βέλτιστες πρακτικές κατά τη χρήση γραφημάτων:
- Ανάλογα με τον τύπο του γραφήματος, τα δεδομένα μπορεί να χρειαστεί να ομαδοποιηθούν διαφορετικά. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια συνοπτική περιοχή για γραφήματα πίτας.
- Για μεγάλα υπολογιστικά φύλλα, μετακινήστε τα γραφήματα σε ξεχωριστές σελίδες, έτσι ώστε τα φύλλα εργασίας να μην είναι γεμάτα με δεδομένα και εικόνες.
Θα εκτυπωθεί το υπολογιστικό φύλλο;
Ο τρόπος οργάνωσης των δεδομένων εξαρτάται από τον τρόπο εκτύπωσης των δεδομένων. Θα εκτυπωθούν όλα τα δεδομένα ή μόνο μερικά από τα δεδομένα; Τα δεδομένα θα εκτυπωθούν σε κατακόρυφη ή οριζόντια διάταξη;
Όταν εκτυπώνετε φύλλα εργασίας, έχετε υπόψη σας αυτές τις συμβουλές:
- Εάν το φύλλο εργασίας εκτυπώνεται χρησιμοποιώντας κατακόρυφη προβολή σε χαρτί μεγέθους letter (8,5" x 11"), τοποθετήστε τα περισσότερα δεδομένα σε σειρές κάτω από μερικές στήλες. Με αυτόν τον τρόπο, οι επικεφαλίδες είναι ορατές σε ένα φύλλο.
- Εάν το φύλλο εργασίας εκτυπώνεται σε πολλά φύλλα, εκτυπώστε επικεφαλίδες στηλών στο επάνω μέρος κάθε σελίδας. Οι επικεφαλίδες στηλών παρέχουν μια επισκόπηση των δεδομένων και κάνουν τα δεδομένα πιο προσιτά και ευανάγνωστα.
- Εάν εκτυπώνονται πολλές στήλες δεδομένων, χρησιμοποιήστε οριζόντια διάταξη για να διατηρήσετε όλες τις επικεφαλίδες σε μία σελίδα. Και πάλι, εάν χρειάζονται πολλά φύλλα, εκτυπώστε τις επικεφαλίδες στηλών στο επάνω μέρος κάθε σελίδας.
- Εάν το φύλλο εργασίας περιέχει γραφήματα, μετακινήστε τα γραφήματα σε ξεχωριστό φύλλο πριν εκτυπώσετε το βιβλίο εργασίας.
Μην αφήνετε κενές γραμμές ή στήλες κατά την εισαγωγή σχετικών δεδομένων
Κενές σειρές ή στήλες σε πίνακες δεδομένων ή σχετικές περιοχές δεδομένων καθιστούν δύσκολη τη σωστή χρήση πολλών από τις δυνατότητες του Excel, όπως γραφήματα, συγκεντρωτικούς πίνακες και συγκεκριμένες συναρτήσεις.
Ακόμη και κενά κελιά σε μια σειρά ή στήλη που περιέχουν δεδομένα μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
Η απουσία κενών διαστημάτων βοηθά το Excel να εντοπίζει και να επιλέγει σχετικά δεδομένα κατά τη χρήση μιας σειράς λειτουργιών, όπως η ταξινόμηση, το φιλτράρισμα ή η αυτόματη άθροιση.
Όταν θέλετε να χωρίσετε δεδομένα για να διευκολύνετε την ανάγνωση, χρησιμοποιήστε περιγράμματα ή μορφοποιήστε επικεφαλίδες και ετικέτες. Χρησιμοποιήστε οπτικές ενδείξεις, όπως έντονο κείμενο, γραμμές και χρώμα κελιού για να διαχωρίσετε και να επισημάνετε τα δεδομένα.
Ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές όταν εργάζεστε με δεδομένα σε σειρές και στήλες:
- Τοποθετήστε μια περιγραφική επικεφαλίδα στην κορυφή της πρώτης στήλης του πίνακα με τα δεδομένα κάτω από αυτήν.
- Εάν υπάρχουν περισσότερες από μία σειρές δεδομένων, καταχωρίστε τις τη μία μετά την άλλη σε στήλες (από αριστερά προς τα δεξιά) με τον τίτλο για κάθε σειρά δεδομένων στην κορυφή.
Κατώτατη γραμμή
Αν και η διατήρηση των σχετικών δεδομένων μαζί είναι απαραίτητη, είναι επίσης χρήσιμο να διαχωρίζονται άσχετα εύρη δεδομένων. Αφήστε κενές στήλες ή σειρές μεταξύ διαφορετικών περιοχών δεδομένων ή άλλων δεδομένων στο φύλλο εργασίας, ώστε το Excel να επιλέξει τις σωστές σχετικές περιοχές ή πίνακες δεδομένων.
Αποθήκευση συχνά
Η σημασία του να αποθηκεύετε συχνά την εργασία σας δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί ή να δηλωθεί πολύ συχνά. Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστικό φύλλο που βασίζεται στον ιστό, όπως τα Φύλλα Google ή το Excel Online, η αποθήκευση δεν αποτελεί πρόβλημα. Αυτά τα προγράμματα δεν έχουν επιλογή αποθήκευσης. Αντίθετα, τα υπολογιστικά φύλλα αποθηκεύονται αυτόματα στον λογαριασμό σας στο cloud με τη λειτουργία Αυτόματη αποθήκευση.
Για προγράμματα υπολογιστικών φύλλων επιτραπέζιου υπολογιστή, αποθηκεύστε την εργασία σας μετά από δύο ή τρεις αλλαγές. Για παράδειγμα, αποθηκεύστε αφού προσθέσετε δεδομένα, μορφοποιήσετε τις επικεφαλίδες στηλών ή εισαγάγετε έναν τύπο. Τουλάχιστον, αποθηκεύστε την εργασία σας κάθε δύο ή τρία λεπτά.
Αν και η σταθερότητα των υπολογιστών και του λογισμικού υπολογιστών έχει βελτιωθεί δραστικά με την πάροδο του χρόνου, το λογισμικό εξακολουθεί να κολλάει, συμβαίνουν διακοπές ρεύματος και άλλοι άνθρωποι μερικές φορές σκοντάφτουν πάνω από το καλώδιο τροφοδοσίας και το τραβούν από την πρίζα. Και όταν συμβαίνουν ατυχήματα, η απώλεια δεδομένων αυξάνει τον φόρτο εργασίας σας καθώς αναδομείτε αυτό που έχετε ήδη κάνει.
Το Excel έχει μια λειτουργία Αυτόματης Αποθήκευσης, η οποία συνήθως λειτουργεί πολύ καλά, αλλά δεν πρέπει να βασίζεστε πλήρως σε αυτήν. Συνηθίστε να προστατεύετε τα δεδομένα σας με συχνές αποθηκεύσεις.
Συντόμευση για αποθήκευση
Δεν χρειάζεται να μετακινήσετε το ποντίκι στην κορδέλα και να κάνετε κλικ στα εικονίδια για να αποθηκεύσετε την εργασία σας. Αντίθετα, συνηθίστε να κάνετε αποθήκευση χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό συντομεύσεων πληκτρολογίου. Όταν θέλετε να αποθηκεύσετε το φύλλο εργασίας σας, πατήστε Ctrl+ S.
Αποθήκευση σε δύο μέρη
Είναι επίσης σημαντικό να αποθηκεύετε τα δεδομένα σας σε δύο διαφορετικές τοποθεσίες. Η δεύτερη θέση είναι ένα αντίγραφο ασφαλείας. Το καλύτερο αντίγραφο ασφαλείας είναι αυτό που βρίσκεται σε διαφορετική φυσική τοποθεσία από το πρωτότυπο.
Όταν αποθηκεύετε ένα αντίγραφο ασφαλείας των βιβλίων εργασίας σας, σκεφτείτε να αποθηκεύσετε αρχεία στον λογαριασμό σας στο cloud. Όταν τα βιβλία εργασίας αποθηκεύονται στον υπολογιστή σας και στο cloud, όχι μόνο θα έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας στο cloud, αλλά το cloud έχει σχεδιαστεί με περιττά αντίγραφα ασφαλείας που σημαίνει ότι τα δεδομένα σας αποθηκεύονται σε πολλούς διακομιστές.
Αντίγραφα ασφαλείας που βασίζονται σε σύννεφο
Και πάλι, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεν χρειάζεται να είναι μια χρονοβόρα εργασία.
Αν δεν αποτελεί πρόβλημα η ασφάλεια, όπως εάν το φύλλο εργασίας είναι μια λίστα με τα DVD σας, μάλλον αρκεί να στείλετε ένα αντίγραφο μέσω email στον εαυτό σας. Εάν η ασφάλεια είναι ένα πρόβλημα, ο χώρος αποθήκευσης στο cloud είναι μια επιλογή.
Στην περίπτωση των ηλεκτρονικών υπολογιστικών φύλλων, οι κάτοχοι του προγράμματος δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των διακομιστών τους και αυτό περιλαμβάνει όλα τα δεδομένα χρήστη. Αλλά για να είστε ασφαλείς, κατεβάστε ένα αντίγραφο του αρχείου στον υπολογιστή σας.
Μην χρησιμοποιείτε αριθμούς ως επικεφαλίδες στηλών και μην συμπεριλαμβάνετε μονάδες με τα δεδομένα
Χρησιμοποιήστε επικεφαλίδες στο επάνω μέρος των στηλών και στην αρχή των σειρών για να προσδιορίσετε τα δεδομένα σας, οι επικεφαλίδες κάνουν πιο απλές λειτουργίες όπως η ταξινόμηση. Αλλά μην χρησιμοποιείτε αριθμούς όπως 2012, 2013 και ούτω καθεξής, ως επικεφαλίδες.
Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, οι επικεφαλίδες στηλών και σειρών που είναι αριθμοί ενδέχεται να συμπεριληφθούν ακούσια στους υπολογισμούς. Εάν οι τύποι σας περιέχουν συναρτήσεις που επιλέγουν αυτόματα το εύρος δεδομένων για το όρισμα της συνάρτησης, όπως η αυτόματη άθροιση, οι αριθμοί στις επικεφαλίδες στηλών θα προκαλέσουν πρόβλημα.
Συνήθως, τέτοιες συναρτήσεις, οι οποίες περιλαμβάνουν επίσης το AutoMax και το AutoAverage, θα αναζητούν πρώτα στήλες αριθμών και μετά κοιτάζουν προς τα αριστερά για μια σειρά αριθμών. Τυχόν επικεφαλίδες που είναι αριθμοί θα συμπεριληφθούν στο επιλεγμένο εύρος.
Οι αριθμοί που χρησιμοποιούνται ως επικεφαλίδες σειρών μπορεί να θεωρηθούν εσφαλμένα ως άλλη σειρά δεδομένων εάν επιλεγούν ως μέρος ενός εύρους για ένα γράφημα και όχι ως ετικέτες αξόνων.
Μορφοποιήστε τους αριθμούς στα κελιά επικεφαλίδας ως κείμενο ή δημιουργήστε ετικέτες κειμένου τοποθετώντας πριν από κάθε αριθμό μια απόστροφο (') όπως '2012 και '2013. Η απόστροφος δεν εμφανίζεται στο κελί, αλλά αλλάζει τον αριθμό σε δεδομένα κειμένου.
Διατήρηση μονάδων στις επικεφαλίδες
Μην εισάγετε νόμισμα, θερμοκρασία, απόσταση ή άλλες μονάδες σε κάθε κελί με τα αριθμητικά δεδομένα. Εάν το κάνετε, υπάρχει πιθανότητα το Excel ή τα Φύλλα Google να δουν όλα τα δεδομένα σας ως κείμενο.
Αντίθετα, τοποθετήστε μονάδες στις επικεφαλίδες στο επάνω μέρος της στήλης για να βεβαιωθείτε ότι αυτές οι επικεφαλίδες είναι σε μορφή κειμένου και δεν θα δημιουργήσουν πρόβλημα.
Κείμενο στα αριστερά, οι αριθμοί στα δεξιά
Ένας γρήγορος τρόπος για να διαπιστώσετε εάν έχετε δεδομένα κειμένου ή αριθμού είναι να ελέγξετε την ευθυγράμμιση των δεδομένων σε ένα κελί. Από προεπιλογή, τα δεδομένα κειμένου στοιχίζονται προς τα αριστερά στο Excel και τα Φύλλα Google και τα αριθμητικά δεδομένα στοιχίζονται προς τα δεξιά σε ένα κελί.
Αν και αυτή η προεπιλεγμένη στοίχιση μπορεί να αλλάξει, η μορφοποίηση θα πρέπει να εφαρμοστεί μετά την εισαγωγή όλων των δεδομένων και των τύπων. Η προεπιλεγμένη στοίχιση σάς δίνει μια ένδειξη εάν τα δεδομένα έχουν μορφοποιηθεί σωστά στο φύλλο εργασίας.
Σύμβολα ποσοστού και νομίσματος
Η καλύτερη πρακτική για την εισαγωγή δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας είναι να εισαγάγετε τον απλό αριθμό και στη συνέχεια να μορφοποιήσετε το κελί ώστε να εμφανίζεται σωστά ο αριθμός, για παράδειγμα ως ποσοστό ή ως νόμισμα.
Το Excel και τα Φύλλα Google αναγνωρίζουν σύμβολα ποσοστού που πληκτρολογούνται σε ένα κελί μαζί με τον αριθμό. Αυτές οι εφαρμογές δέχονται επίσης σύμβολα κοινού νομίσματος, όπως το σύμβολο του δολαρίου ($) ή το σύμβολο της βρετανικής λίρας (£) εάν τα πληκτρολογήσετε σε ένα κελί μαζί με αριθμητικά δεδομένα, αλλά άλλα σύμβολα νομισμάτων, όπως το Ραντ Νότιας Αφρικής (R), ερμηνεύεται ως κείμενο.
Για να αποφύγετε πιθανά προβλήματα, εισαγάγετε το ποσό και, στη συνέχεια, μορφοποιήστε το κελί για το νόμισμα αντί να πληκτρολογήσετε το σύμβολο νομίσματος.
Χρησιμοποιήστε αναφορές κελιών και ονομασμένες περιοχές στους τύπους
Τόσο οι αναφορές κελιών όσο και οι επώνυμες περιοχές μπορούν και πρέπει να χρησιμοποιούνται σε τύπους για να διατηρούνται οι τύποι και ολόκληρο το φύλλο εργασίας χωρίς σφάλματα και ενημερωμένα.
Οι αναφορές κελιών είναι ένας συνδυασμός του γράμματος της στήλης και του αριθμού σειράς ενός κελιού, όπως A1, B23 και W987. Οι αναφορές κελιών προσδιορίζουν τη θέση των δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας.
Ένα εύρος με όνομα ή καθορισμένο όνομα είναι παρόμοιο με μια αναφορά κελιού, καθώς χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό ενός κελιού ή μιας περιοχής κελιών σε ένα φύλλο εργασίας.
Αναφορά δεδομένων στους τύπους
Οι τύποι χρησιμοποιούνται στο Excel για την εκτέλεση υπολογισμών όπως πρόσθεση ή αφαίρεση.
Αν οι πραγματικοί αριθμοί είναι σε τύπους όπως:
=5 + 3
Κάθε φορά που αλλάζουν τα δεδομένα, πρέπει να επεξεργάζεστε τον τύπο. Έτσι, εάν οι νέοι αριθμοί είναι 7 και 6, ο τύπος γίνεται:
=7 + 6
Εναλλακτικά, εάν εισαγάγετε τα δεδομένα σε κελιά στο φύλλο εργασίας, χρησιμοποιήστε αναφορές κελιών ή ονόματα εύρους στον τύπο αντί για αριθμούς.
Αν εισαγάγετε τον αριθμό 5 στο κελί A1 και 3 στο κελί A2, ο τύπος γίνεται:
=A1 + A2
Για να ενημερώσετε τα δεδομένα, θα αλλάξετε τα περιεχόμενα των κελιών A1 και A2, αλλά διατηρήστε τον τύπο ως έχει. Το Excel ενημερώνει αυτόματα τα αποτελέσματα του τύπου.
Αυτή η μέθοδος είναι χρήσιμη όταν το φύλλο εργασίας περιέχει περίπλοκους τύπους και όταν πολλοί τύποι αναφέρονται στα ίδια δεδομένα. Στη συνέχεια, θα αλλάξετε μόνο τα δεδομένα σε μία τοποθεσία, η οποία με τη σειρά της ενημερώνει τους τύπους που αναφέρονται σε αυτήν.
Οι αναφορές κελιών και οι επώνυμες περιοχές καθιστούν επίσης ασφαλέστερα τα φύλλα εργασίας προστατεύοντας τους τύπους από τυχαίες αλλαγές ενώ αφήνουν προσβάσιμα τα κελιά δεδομένων που αλλάζουν.
Κατώτατη γραμμή
Μια άλλη δυνατότητα του Excel και των Φύλλων Google είναι ότι οι αναφορές κελιών ή τα ονόματα περιοχών μπορούν να εισαχθούν σε τύπους χρησιμοποιώντας κατάδειξη που περιλαμβάνει κλικ σε ένα κελί για να εισαγάγετε την αναφορά στον τύπο. Η κατάδειξη μειώνει την πιθανότητα σφαλμάτων που προκαλούνται από την πληκτρολόγηση λανθασμένης αναφοράς κελιού ή την ορθογραφία ενός ονόματος εύρους.
Χρήση Named Ranges για επιλογή δεδομένων
Δίνοντας όνομα σε μια περιοχή σχετικών δεδομένων διευκολύνεται η επιλογή των δεδομένων που θα ταξινομηθούν ή θα φιλτραριστούν.
Εάν το μέγεθος μιας περιοχής δεδομένων αλλάξει, επεξεργαστείτε το εύρος με το όνομα με το Name Manager.
Μην αφήνετε ξεκλείδωτα κελιά που περιέχουν τύπους
Αφού ξοδέψουν τόσο χρόνο για να διορθώσουν τους τύπους τους και να χρησιμοποιήσουν τις κατάλληλες αναφορές κελιών, πολλοί άνθρωποι κάνουν το λάθος να αφήνουν αυτούς τους τύπους ευάλωτους σε τυχαίες ή ακούσιες αλλαγές.
Κλειδώστε τα κελιά που περιέχουν τους τύπους σας, εάν χρησιμοποιείτε αναφορές κελιών ή επώνυμες περιοχές. Εάν είναι απαραίτητο, προστατεύστε τα κελιά με κωδικό πρόσβασης για να τα διατηρήσετε ασφαλή.
Ταυτόχρονα, αφήστε τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα ξεκλείδωτα, ώστε οι χρήστες να μπορούν να εισάγουν αλλαγές και να διατηρούν ενημερωμένο το υπολογιστικό φύλλο.
Η προστασία ενός φύλλου εργασίας ή ενός βιβλίου εργασίας είναι μια διαδικασία δύο βημάτων:
- Βεβαιωθείτε ότι τα σωστά κελιά είναι κλειδωμένα.
- Προστατεύστε το φύλλο εργασίας προσθέτοντας έναν κωδικό πρόσβασης.
Ταξινομήστε τα δεδομένα σας
Ταξινομήστε τα δεδομένα σας αφού ολοκληρώσετε την εισαγωγή τους. Η εργασία με μικρές ποσότητες μη ταξινομημένων δεδομένων στο Excel ή τα Φύλλα Google δεν είναι συνήθως πρόβλημα, αλλά καθώς το υπολογιστικό φύλλο μεγαλώνει, γίνεται δύσκολο να εργαστείτε αποτελεσματικά μαζί του.
Τα ταξινομημένα δεδομένα είναι πιο εύκολο να κατανοηθούν και να αναλυθούν. Ορισμένες λειτουργίες και εργαλεία, όπως το VLOOKUP και το SUBTOTAL, απαιτούν ταξινομημένα δεδομένα για την απόδοση ακριβών αποτελεσμάτων.
Επίσης, ταξινομήστε τα δεδομένα σας με διαφορετικούς τρόπους για να εντοπίσετε τάσεις που δεν είναι εμφανείς στην αρχή.
Επιλέξτε τα δεδομένα προς ταξινόμηση
Το Excel πρέπει να γνωρίζει το ακριβές εύρος που πρέπει να ταξινομήσετε και να προσδιορίζει περιοχές σχετικών δεδομένων εάν υπάρχουν:
- Δεν υπάρχουν κενές γραμμές ή στήλες σε μια περιοχή σχετικών δεδομένων.
- Κενές σειρές και στήλες μεταξύ περιοχών σχετικών δεδομένων.
Το Excel καθορίζει επίσης εάν η περιοχή δεδομένων έχει ονόματα πεδίων και εξαιρεί τη σειρά από την ταξινόμηση.
Ωστόσο, το να επιτρέπεται στο Excel να επιλέγει το εύρος για ταξινόμηση μπορεί να είναι επικίνδυνο, ειδικά με μεγάλες ποσότητες δεδομένων που είναι δύσκολο να ελεγχθούν.
Χρήση ονομάτων για επιλογή δεδομένων
Για να βεβαιωθείτε ότι έχουν επιλεγεί τα σωστά δεδομένα, επισημάνετε το εύρος πριν ξεκινήσετε την ταξινόμηση. Εάν σκοπεύετε να ταξινομήσετε το ίδιο εύρος δεδομένων επανειλημμένα, η καλύτερη προσέγγιση είναι να του δώσετε ένα όνομα.
Όταν ταξινομείτε ένα εύρος δεδομένων με όνομα, πληκτρολογήστε το όνομα στο πλαίσιο ονόματος ή επιλέξτε το από τη συσχετισμένη αναπτυσσόμενη λίστα. Το Excel επισημαίνει αυτόματα το σωστό εύρος δεδομένων στο φύλλο εργασίας.
Ταξινόμηση κρυφών γραμμών και στηλών
Το Excel δεν περιλαμβάνει κρυφές σειρές και στήλες δεδομένων κατά την ταξινόμηση, επομένως αυτές οι σειρές και οι στήλες πρέπει να αποκρύπτονται πριν πραγματοποιηθεί η ταξινόμηση. Για παράδειγμα, εάν η σειρά 7 είναι κρυμμένη μέσα σε ένα εύρος δεδομένων που θα ταξινομηθούν, θα παραμείνει ως η σειρά 7 και δεν θα μετακινηθεί στη σωστή θέση της στα ταξινομημένα δεδομένα.
Το ίδιο ισχύει και για στήλες δεδομένων. Η ταξινόμηση κατά σειρές περιλαμβάνει την αναδιάταξη στηλών δεδομένων, αλλά εάν η στήλη Β είναι κρυφή πριν από την ταξινόμηση, θα παραμείνει ως στήλη Β μετά την ταξινόμηση.
Αποθήκευση αριθμών ως αριθμοί
Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι αριθμοί είναι μορφοποιημένοι ως αριθμοί. Εάν τα αποτελέσματα δεν είναι αυτά που περιμένατε, η στήλη μπορεί να περιέχει αριθμούς αποθηκευμένους ως κείμενο και όχι ως αριθμούς. Για παράδειγμα, οι αρνητικοί αριθμοί που εισάγονται από ορισμένα λογιστικά συστήματα ή ένας αριθμός που έχει εισαχθεί με κύρια απόστροφο (') αποθηκεύονται ως κείμενο.
Όταν τα δεδομένα ταξινομούνται γρήγορα με το κουμπί A-Z ή Z-A, τα πράγματα μπορεί να πάνε στραβά. Εάν υπάρχει κενή γραμμή ή κενές στήλες στα δεδομένα, ορισμένα από τα δεδομένα θα ταξινομηθούν και άλλα όχι. Ο ευκολότερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι έχετε επιλέξει το σωστό εύρος δεδομένων πριν από την ταξινόμηση είναι να τους δώσετε ένα όνομα.
Εάν επιλεγεί ένα μεμονωμένο κελί, το Excel επεκτείνει την επιλογή σε ένα εύρος (σαν να πατάτε Ctrl+ Shift+ 8 ) που περιορίζεται από μία ή περισσότερες κενές στήλες και γραμμές. Στη συνέχεια εξετάζει την πρώτη σειρά στο επιλεγμένο εύρος για να προσδιορίσει εάν περιέχει πληροφορίες κεφαλίδας ή όχι.
Οι κεφαλίδες στηλών πρέπει να πληρούν αυστηρές οδηγίες προτού το Excel την αναγνωρίσει ως κεφαλίδα. Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν κενά κελιά στη σειρά κεφαλίδας, το Excel μπορεί να πιστεύει ότι δεν είναι κεφαλίδα. Ομοίως, εάν η σειρά κεφαλίδας έχει μορφοποιηθεί με την ίδια μορφή με τις άλλες σειρές στην περιοχή δεδομένων, τότε το Excel ενδέχεται να μην αναγνωρίσει την κεφαλίδα. Επιπλέον, εάν ένας πίνακας δεδομένων αποτελείται από κείμενο και η σειρά κεφαλίδας δεν περιέχει τίποτα άλλο εκτός από κείμενο, το Excel δεν θα αναγνωρίσει τη σειρά κεφαλίδας. η σειρά κεφαλίδας μοιάζει ακριβώς με μια άλλη σειρά δεδομένων στο Excel.
Το Excel ταξινομεί μόνο αφού επιλεγεί το εύρος και το Excel καθορίζει εάν υπάρχει μια σειρά κεφαλίδας. Τα αποτελέσματα ταξινόμησης εξαρτώνται από το εάν το Excel έλαβε σωστά και την επιλογή εύρους και τον προσδιορισμό της σειράς κεφαλίδας. Για παράδειγμα, εάν το Excel δεν πιστεύει ότι υπάρχει μια σειρά κεφαλίδας, τότε η κεφαλίδα ταξινομείται στο σώμα των δεδομένων.
Για να βεβαιωθείτε ότι το εύρος δεδομένων σας αναγνωρίζεται σωστά, χρησιμοποιήστε το Ctrl+ Shift+ 8συντόμευση για να δείτε τι επιλέγει το Excel. Εάν δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες σας, τότε είτε τροποποιήστε τον χαρακτήρα των δεδομένων στον πίνακά σας είτε επιλέξτε το εύρος δεδομένων πριν χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση.
Για να βεβαιωθείτε ότι οι επικεφαλίδες αναγνωρίζονται σωστά, χρησιμοποιήστε το Ctrl+ Shift+ 8 συντόμευση για να επιλέξετε το εύρος δεδομένων και, στη συνέχεια, δείτε την πρώτη σειρά. Εάν η κεφαλίδα έχει κενά κελιά μεταξύ αυτών που επιλέχθηκαν στην πρώτη σειρά, η πρώτη σειρά έχει μορφοποιηθεί ακριβώς όπως η δεύτερη σειρά ή έχετε επιλέξει περισσότερες από μία σειρές κεφαλίδας, τότε το Excel υποθέτει ότι δεν υπάρχει γραμμή κεφαλίδας. Για να το διορθώσετε, κάντε αλλαγές στη σειρά κεφαλίδας για να βεβαιωθείτε ότι το Excel τις αναγνωρίζει.
Εάν ο πίνακας δεδομένων σας χρησιμοποιεί κεφαλίδες πολλών σειρών, το Excel μπορεί να δυσκολευτεί να τις αναγνωρίσει. Το πρόβλημα επιδεινώνεται όταν περιμένετε το Excel να συμπεριλάβει κενές σειρές σε αυτήν την κεφαλίδα. απλά δεν μπορεί να το κάνει αυτόματα. Μπορείτε, ωστόσο, να επιλέξετε τις σειρές που θα ταξινομηθούν πριν κάνετε την ταξινόμηση. Με άλλα λόγια, να είστε συγκεκριμένοι στο τι θέλετε να ταξινομήσει το Excel. μην αφήνετε το Excel να κάνει τις υποθέσεις για εσάς.
Αποθήκευση ημερομηνιών και ωρών ως κείμενο
Εάν τα αποτελέσματα της ταξινόμησης κατά ημερομηνία δεν είναι τα αναμενόμενα, τα δεδομένα στη στήλη που περιέχει το κλειδί ταξινόμησης ενδέχεται να περιέχουν ημερομηνίες ή ώρες που είναι αποθηκευμένες ως δεδομένα κειμένου και όχι ως αριθμούς (οι ημερομηνίες και οι ώρες είναι μορφοποιημένα αριθμητικά δεδομένα).
Στην παραπάνω εικόνα, το ρεκόρ για τον A. Peterson κατέληξε στο τέλος της λίστας, όταν, με βάση την ημερομηνία δανεισμού στις 5 Νοεμβρίου 2014, θα έπρεπε να είναι πάνω από αυτό του A. Wilson, το οποίο επίσης έχει ημερομηνία δανεισμού στις 5 Νοεμβρίου. Ο λόγος για τα απροσδόκητα αποτελέσματα είναι ότι η ημερομηνία δανεισμού για τον A. Peterson έχει αποθηκευτεί ως κείμενο και όχι ως αριθμός.
Μικτά δεδομένα και γρήγορες ταξινομήσεις
Όταν χρησιμοποιείται η μέθοδος γρήγορης ταξινόμησης με εγγραφές που περιέχουν δεδομένα κειμένου και αριθμού, το Excel ταξινομεί τον αριθμό και τα δεδομένα κειμένου χωριστά, τοποθετώντας τις εγγραφές με δεδομένα κειμένου στο κάτω μέρος της ταξινομημένης λίστας.
Το Excel μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τις επικεφαλίδες στηλών στα αποτελέσματα ταξινόμησης, ερμηνεύοντάς τις ως απλώς μια άλλη σειρά δεδομένων κειμένου και όχι ως ονόματα πεδίων για τον πίνακα δεδομένων.
Προειδοποιήσεις ταξινόμησης
Όταν χρησιμοποιείται το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση, ακόμη και για ταξινομήσεις σε μία στήλη, το Excel μπορεί να εμφανίσει μια προειδοποίηση ότι έχει συναντήσει δεδομένα αποθηκευμένα ως κείμενο και δίνει τις εξής επιλογές:
- Ταξινομήστε οτιδήποτε μοιάζει με αριθμό ως αριθμό.
- Ταξινόμηση αριθμών και αριθμών που αποθηκεύονται ως κείμενο ξεχωριστά.
Η πρώτη επιλογή τοποθετεί τα δεδομένα κειμένου στη σωστή θέση των αποτελεσμάτων ταξινόμησης. Η δεύτερη επιλογή τοποθετεί τις εγγραφές που περιέχουν δεδομένα κειμένου στο κάτω μέρος των αποτελεσμάτων ταξινόμησης, όπως ακριβώς συμβαίνει με τις γρήγορες ταξινομήσεις.
