Εάν αφιερώνετε μεγάλο μέρος της ημέρας σας στο χειρισμό email, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να χρησιμοποιήσετε το Outlook πιο αποτελεσματικά. Αλλάξτε τις προεπιλογές για να ταιριάζουν με τον τρόπο που εργάζεστε. Χρησιμοποιήστε μια συντόμευση πληκτρολογίου ή δύο. Ρυθμίστε φίλτρα για αυτοματοποίηση εργασιών. Και, βεβαιωθείτε ότι το Outlook λειτουργεί με τη μέγιστη ταχύτητα. Δείτε τις παρακάτω συμβουλές και μυστικά και θα ανακτήσετε λίγο χρόνο.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Outlook 2019, το Outlook 2016, το Outlook 2013, το Outlook 2010 και το Outlook για Microsoft 365.
Αρχειοθέτηση μηνυμάτων με ένα κλικ
Κάνε πιο γρήγορα αυτό που κάνεις τόσο συχνά. Ρυθμίστε ενέργειες με ένα κλικ για να διαχειρίζεστε εύκολα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βελτιώστε τις συνομιλίες
Μην γεμίζετε τους φακέλους email σας με μηνύματα που αναφέρονται αλλού. Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Outlook για αυτόματη εκκαθάριση των email. Το Outlook θα μετακινήσει ή θα διαγράψει αυτά τα περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εσάς.
Επανάληψη αποστολής email
Στείλτε ξανά ένα email στο Outlook για να επαναχρησιμοποιήσετε το περιεχόμενο, το θέμα ή τους παραλήπτες αντί να ξεκινήσετε με ένα κενό μήνυμα.
Διατηρήστε τα αρχεία του Outlook μικρά και εύχρηστα
Αν θέλετε το Outlook να είναι γρήγορο, διατηρήστε το κύριο μέγεθος αρχείου PST μικρό. Το αρχείο PST είναι όπου το Outlook αποθηκεύει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές, ημερολόγια και άλλα. Ένας τρόπος για να διατηρήσετε το αρχείο PST μικρό είναι να μετακινήσετε την παλιά αλληλογραφία σε ένα ξεχωριστό αρχείο αρχειοθέτησης, για παράδειγμα.
Ρύθμιση αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου ή διακοπών
Ζητήστε από το Outlook να απαντήσει εκ μέρους σας όταν λείπετε και δεν θα μπορείτε να απαντήσετε στο email σας. Αυτό σας εξοικονομεί χρόνο όχι μόνο όταν προλαβαίνετε μετά τις διακοπές αλλά και κάθε εργάσιμη μέρα.
Μετακίνηση email γρήγορα σε οποιονδήποτε φάκελο
Αν δεν ρυθμίσατε την αρχειοθέτηση με ένα κλικ για έναν φάκελο, το Outlook έχει έναν άλλο τρόπο για να μετακινήσετε γρήγορα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους. Μπορείτε να μεταφέρετε μηνύματα χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο, για παράδειγμα, ή ένα εύχρηστο κουμπί στην κορδέλα.
Δημιουργία και χρήση προτύπων email
Όταν συντάσσετε παρόμοια μηνύματα σε διαφορετικούς παραλήπτες, αποθηκεύστε ένα από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως πρότυπο στο Outlook για μελλοντική χρήση. Θα στείλετε το ίδιο email, ή ένα παρόμοιο, επανειλημμένα με αξιοζήλευτη ταχύτητα.
Αλλαγή της προεπιλεγμένης όψης και μεγέθους γραμματοσειράς του Outlook
Αν πιστεύετε ότι η γραμματοσειρά που χρησιμοποιεί το Outlook όταν συντάσσετε ένα μήνυμα ή διαβάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πολύ φαρδιά, ψηλή, μικρή, μικροσκοπική, μεγάλη ή μπλε, αλλάξτε την. Μάθετε πώς μπορείτε να ορίσετε την ακριβή γραμματοσειρά, το στυλ γραμματοσειράς και το χρώμα για χρήση από προεπιλογή για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.
Διαγραφή και σίγαση μιας συνομιλίας
Όταν πιάνεις τον εαυτό σου να περιηγείται σε email και συνομιλίες που είναι εντελώς άσχετες, το Outlook μπορεί να βοηθήσει. Μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να διαγράψετε μια ολόκληρη συνομιλία και να αφαιρέσετε αυτόματα τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ίδιο νήμα.
Φιλτράρετε αυτόματα την αλληλογραφία ενός αποστολέα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο
Ξεκινήστε με οποιοδήποτε email για να ρυθμίσετε ένα φίλτρο του Outlook που μετακινεί αυτόματα όλα τα μελλοντικά μηνύματα από τον ίδιο αποστολέα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο.
Εύρεση σχετικών μηνυμάτων
Στο Outlook, η εύρεση όλων των σχετικών μηνυμάτων είναι εύκολη. Απλώς αναζητήστε ένα όνομα επαφής ή για λέξεις στη γραμμή θέματος. Το Outlook παραθέτει κάθε μήνυμα που ταιριάζει με τους όρους αναζήτησής σας.
Ορίστε τον προεπιλεγμένο λογαριασμό για νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βεβαιωθείτε ότι τα νέα μηνύματα που συντάσσετε ξεκινούν με την πιο πιθανή από τη διεύθυνση email που έχει επιλεγεί στο Outlook.
Αναζήτηση μέσα σε ένα μήνυμα
Θέλετε να βρείτε κάτι σε ένα μεγάλο email; Μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για αναζήτηση στο κείμενο μέσα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Προγραμματίστε τα email που θα παραδοθούν αργότερα
Μπορείτε να δώσετε εντολή στο Outlook να στέλνει ένα μήνυμα μόνο σε ή μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Αυτό είναι χρήσιμο για συμβάντα που λαμβάνουν χώρα τακτικά, όπως μια εβδομαδιαία ανακοίνωση σύσκεψης.
Αναίρεση διαγραφής μηνύματος γρήγορα
Μόλις διαγράψατε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook που δεν ήταν έτοιμο να μεταβείτε στο φάκελο "Διαγραμμένα"; Ακολουθεί ένας απλός τρόπος για να λάβετε πίσω αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη στιγμή.
Ρύθμιση λιστών διανομής
Δημιουργήστε τις δικές σας λίστες αλληλογραφίας στο Outlook και στείλτε μηνύματα σε ομάδες ατόμων εύκολα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε όλες τις διευθύνσεις email.
Διαγραφή συνημμένων από μηνύματα
Κρατήστε το μήνυμα. χάσει το μεγάλο του μέγεθος. Μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να αφαιρέσετε συνημμένα αρχεία (αφού τα αποθηκεύσετε αλλού) από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να περικόψετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας σημαντικά.
Γρήγορη εύρεση όλων των μηνυμάτων από έναν αποστολέα
Το Outlook εντοπίζει όλα τα μηνύματα από έναν συγκεκριμένο αποστολέα και σας τα εμφανίζει γρήγορα με αυτήν την συμβουλή.
Ρύθμιση ενός φακέλου "Όλη η αλληλογραφία"
Δείτε όλα τα απεσταλμένα, ληφθέντα, αρχειοθετημένα και αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για έναν λογαριασμό σε ένα μέρος στο Outlook.
Αποστολή μηνυμάτων του Outlook Highlight μόνο σε εσάς
Όταν είστε ο μόνος παραλήπτης email, το μήνυμα είναι συνήθως πιο σημαντικό από ό,τι αν είστε ένα από τα δώδεκα άτομα. Μάθετε πώς το Outlook μπορεί να επισημάνει μηνύματα που έχουν μόνο εσάς στη γραμμή Προς.
Επεξεργασία ληφθέντων μηνυμάτων email
Αντί να προωθείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας ή να κάνετε μια σημείωση αλλού στο Outlook ή πιθανώς εκτός αυτού, μπορείτε να επεξεργαστείτε οποιοδήποτε email που λάβατε και να προσθέσετε το δικό σας κείμενο.
Αυτόματα Κοιν.: Όλα τα μηνύματα που στέλνετε
Το Outlook μπορεί να στείλει ένα αντίγραφο κάθε μηνύματος που συντάσσετε σε άλλη διεύθυνση email.
Επέκταση του Outlook με πρόσθετα που εξοικονομούν χρόνο
Πρόσθετα όπως το ClearContext, το Nelson Email Organizer, το Xobni, το Lookeen και το Auto-Mate μπορούν να βελτιώσουν τη ροή εργασίας του Outlook τοποθετώντας τις σωστές πληροφορίες κοντά στα δάχτυλά σας, φιλτράροντας έξυπνα και αυτοματοποιώντας επαναλαμβανόμενες εργασίες..
