Μια μακροεντολή είναι μια σειρά από εντολές που καταγράφονται ώστε να μπορεί να αναπαραχθεί (εκτελεσθεί) αργότερα. Οι μακροεντολές είναι εξαιρετικές για τη μείωση του όγκου της εργασίας που πρέπει να κάνετε σε μια σειρά βημάτων που εκτελείτε συχνά. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε και να δοκιμάσετε μια μακροεντολή στο Microsoft Word.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Word για Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 και Word 2010.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε μακροεντολή
Με μια μακροεντολή, μπορείτε να λάβετε τα ίδια αποτελέσματα κάνοντας κλικ σε μια εντολή αντί να ακολουθήσετε όλα τα βήματα. Μερικοί τρόποι χρήσης μακροεντολών για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας περιλαμβάνουν:
- Εισαγάγετε το λογότυπο και το όνομα της εταιρείας σας σε μια συγκεκριμένη γραμματοσειρά.
- Εισαγάγετε έναν πίνακα που πρέπει να δημιουργείτε τακτικά.
- Μορφοποιήστε ένα έγγραφο με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά, όπως αρίθμηση σελίδων και παραγράφους με διπλά διαστήματα.
Η δημιουργία και η χρήση μακροεντολών είναι μια μαθημένη δεξιότητα, αλλά η αποτελεσματικότητα που προκύπτει αξίζει τον κόπο.
Δημιουργία μακροεντολής
Υπάρχουν περισσότερες από 950 εντολές στο Word, οι περισσότερες από τις οποίες βρίσκονται σε μενού και γραμμές εργαλείων και έχουν αντιστοιχισμένα πλήκτρα συντόμευσης σε αυτές. Ορισμένες από αυτές τις εντολές, ωστόσο, δεν έχουν εκχωρηθεί σε μενού ή γραμμές εργαλείων από προεπιλογή. Προτού δημιουργήσετε τη δική σας μακροεντολή Word, ελέγξτε αν υπάρχει και μπορεί να αντιστοιχιστεί σε μια γραμμή εργαλείων.
Για να δείτε τις εντολές που είναι διαθέσιμες στο Word, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
-
Επιλέξτε την καρτέλα Προβολή.
Image -
Επιλέξτε Μακροεντολές.
Image -
Επιλέξτε Προβολή μακροεντολών.
Ή, πατήστε το πλήκτρο συντόμευσης Alt+F8 για να αποκτήσετε πρόσβαση στο παράθυρο διαλόγου Μακροεντολές.
Image -
Επιλέξτε το Μακροεντολές στο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε Word Commands.
Image -
Στην αλφαβητική λίστα ονομάτων εντολών, επισημάνετε ένα όνομα για να εμφανιστεί μια περιγραφή της εντολής στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Μακροεντολές κάτω από το Descriptionετικέτα.
Image
Εάν η εντολή που θέλετε να δημιουργήσετε υπάρχει, μην την αντιγράψετε με τη δική σας μακροεντολή Word. Εάν δεν υπάρχει, προχωρήστε στη δημιουργία της μακροεντολής Word.
Σχέδιο για αποτελεσματικές μακροεντολές του Word
Το πιο σημαντικό βήμα για τη δημιουργία αποτελεσματικών μακροεντολών του Word είναι ο προσεκτικός σχεδιασμός. Αυτός ο σχεδιασμός περιλαμβάνει να έχετε μια σαφή ιδέα για το τι θέλετε να έχει η μακροεντολή Word, πώς θα διευκολύνει τη μελλοντική σας εργασία και τις συνθήκες υπό τις οποίες σκοπεύετε να τη χρησιμοποιήσετε.
Μόλις έχετε αυτά τα πράγματα στο μυαλό σας, σχεδιάστε τα πραγματικά βήματα. Αυτό είναι σημαντικό γιατί η συσκευή εγγραφής θα θυμάται όλα όσα κάνετε και θα τα περιλαμβάνει στη μακροεντολή. Για παράδειγμα, αν πληκτρολογήσετε κάτι και στη συνέχεια το διαγράψετε, κάθε φορά που εκτελείτε αυτήν τη μακροεντολή, το Word θα κάνει την ίδια καταχώρηση και στη συνέχεια θα τη διαγράψει, δημιουργώντας μια ατημέλητη και αναποτελεσματική μακροεντολή.
Όταν σχεδιάζετε τις μακροεντολές σας, πρέπει να λάβετε υπόψη ορισμένα πράγματα:
- Σχεδιάστε τις εντολές και τη σειρά με την οποία θέλετε η μακροεντολή να εκτελεί τις εντολές.
- Γνωρίστε τα πλήκτρα συντόμευσης για τις εντολές που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για την πλοήγηση, καθώς δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι για πλοήγηση στην περιοχή εγγράφων όταν εκτελείτε τη συσκευή εγγραφής. Επιπλέον, θα δημιουργήσετε μια πιο λιτή μακροεντολή εάν χρησιμοποιείτε ένα πλήκτρο συντόμευσης αντί για τα πλήκτρα βέλους.
- Σχεδιάστε για μηνύματα που ενδέχεται να εμφανίσει το Word και που θα σταματήσουν τη μακροεντολή.
- Χρησιμοποιήστε όσο το δυνατόν λιγότερα βήματα για να διατηρήσετε τη μακροεντολή αποτελεσματική.
- Κάντε τουλάχιστον μία δοκιμή πριν ξεκινήσετε την εγγραφή.
Αφού σχεδιάσετε τη μακροεντολή του Word και ολοκληρώσετε την εκτέλεση, είστε έτοιμοι να την εγγράψετε. Εάν έχετε σχεδιάσει προσεκτικά τη μακροεντολή σας, η εγγραφή της για μελλοντική χρήση θα είναι το πιο εύκολο μέρος της διαδικασίας. Η μόνη διαφορά μεταξύ της δημιουργίας μιας μακροεντολής και της εργασίας στο έγγραφο είναι ότι πρέπει να πατήσετε μερικά επιπλέον κουμπιά και να κάνετε μερικές επιλογές σε παράθυρα διαλόγου.
Καταγραφή της μακροεντολής
Όταν ξεκινάτε την εγγραφή μιας μακροεντολής, ο δείκτης του ποντικιού έχει ένα μικρό εικονίδιο που μοιάζει με κασέτα δίπλα του, υποδεικνύοντας ότι το Word καταγράφει τις ενέργειές σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να ακολουθήσετε τα βήματα που καθορίσατε στο στάδιο του σχεδιασμού. Μόλις τελειώσετε, πατήστε το κουμπί Stop (είναι το μπλε τετράγωνο στα αριστερά). Μόλις πατήσετε το κουμπί Stop, η μακροεντολή του Word είναι έτοιμη για χρήση.
Δείτε πώς μπορείτε να εγγράψετε μια μακροεντολή.
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Προβολή, επιλέξτε Μακροεντολές και μετά επιλέξτε Εγγραφή μακροεντολής για άνοιγμα το παράθυρο διαλόγου Εγγραφή μακροεντολής.
Image -
Στο πλαίσιο κειμένου Όνομα μακροεντολής, πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα.
Τα ονόματα μπορούν να περιέχουν έως και 80 γράμματα ή αριθμούς (χωρίς σύμβολα ή κενά) και πρέπει να ξεκινούν με ένα γράμμα. Το όνομα πρέπει να είναι μοναδικό, ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε τι κάνει χωρίς να χρειάζεται να ανατρέξετε στην περιγραφή.
-
Στο πλαίσιο κειμένου Description, εισαγάγετε μια περιγραφή των ενεργειών που εκτελεί η μακροεντολή.
Image -
Επιλέξτε εάν θέλετε η μακροεντολή να είναι διαθέσιμη σε όλα τα έγγραφα ή μόνο στο τρέχον έγγραφο. Εάν επιλέξετε να περιορίσετε τη διαθεσιμότητα της εντολής, επισημάνετε το όνομα του εγγράφου στο αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση μακροεντολής στο.
Από προεπιλογή, το Word καθιστά τη μακροεντολή διαθέσιμη σε όλα τα έγγραφά σας και πιθανότατα θα διαπιστώσετε ότι αυτό είναι το πιο λογικό.
Image -
Όταν εισαγάγετε τις πληροφορίες για τη μακροεντολή, επιλέξτε OK. Η γραμμή εργαλείων Record Macro εμφανίζεται στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.
Image
Για παύση της εγγραφής, επιλέξτε το κουμπί Pause Recording/Resume Recorder (είναι αυτό στα δεξιά). Για να συνεχίσετε την εγγραφή, επιλέξτε το ξανά.
Δοκιμάστε τη μακροεντολή
Ο σκοπός πίσω από τη δημιουργία μακροεντολών στο Word είναι να επιταχύνετε την εργασία σας βάζοντας επαναλαμβανόμενες εργασίες και περίπλοκες ακολουθίες εντολών στα χέρια σας. Βεβαιωθείτε ότι η μακροεντολή σας εκτελείται όπως προβλέπεται, δοκιμάζοντας τη μακροεντολή.
-
Για να εκτελέσετε τη μακροεντολή, πατήστε το πλήκτρο συντόμευσης Alt+F8 για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Macros.
Image -
Επισημάνετε τη μακροεντολή στη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εκτέλεση.
Image
Εάν δεν βλέπετε τη μακροεντολή σας, βεβαιωθείτε ότι η σωστή τοποθεσία βρίσκεται στο πλαίσιο Μακροεντολές στο.
Δημιουργία συντομεύσεων πληκτρολογίου για μακροεντολές
Αν δημιουργήσατε πολλές μακροεντολές, η αναζήτηση στο πλαίσιο διαλόγου Macros απαιτεί χρόνο. Εάν αντιστοιχίσετε στις μακροεντολές ένα πλήκτρο συντόμευσης, μπορείτε να παρακάμψετε το πλαίσιο διαλόγου και να αποκτήσετε πρόσβαση στη μακροεντολή σας απευθείας από το πληκτρολόγιο με τον ίδιο τρόπο που χρησιμοποιείτε τα πλήκτρα συντόμευσης για πρόσβαση σε άλλες εντολές στο Word.
-
Επιλέξτε Αρχείο και μετά επιλέξτε Επιλογές.
Image -
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Word, μεταβείτε στο αριστερό παράθυρο και επιλέξτε Custom Ribbon.
Image -
Επιλέξτε Προσαρμογή.
Image -
Στη λίστα Κατηγορίες, κάντε κύλιση προς τα κάτω στο Μακροεντολές και επιλέξτε τη μακροεντολή για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα συντόμευση.
Εάν στη μακροεντολή έχει εκχωρηθεί επί του παρόντος ένα πλήκτρο συντόμευσης, η συντόμευση θα εμφανιστεί στο πλαίσιο κάτω από την ετικέτα Τρέχοντα πλήκτρα.
Image -
Εάν δεν έχει εκχωρηθεί κανένα πλήκτρο συντόμευσης στη μακροεντολή ή εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα δεύτερο πλήκτρο συντόμευσης για τη μακροεντολή, επιλέξτε το Πατήστε νέο πλήκτρο συντόμευσης πλαίσιο κειμένου..
Image -
Εισαγάγετε το πλήκτρο συντόμευσης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για πρόσβαση στη μακροεντολή σας.
Εάν το πλήκτρο συντόμευσης έχει εκχωρηθεί σε μια εντολή, ένα μήνυμα λέει Τώρα εκχωρήθηκε σε ακολουθούμενο από το όνομα της εντολής. Είτε εκ νέου αντιστοίχιση του πλήκτρου συντόμευσης συνεχίζοντας, είτε επιλέξτε ένα νέο πλήκτρο συντόμευσης.
-
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Αποθήκευση αλλαγών στο και επιλέξτε Normal για να εφαρμόσετε την αλλαγή σε όλα τα έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί στο Word.
Για να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο συντόμευσης μόνο στο τρέχον έγγραφο, επιλέξτε το όνομα του εγγράφου από τη λίστα.
Image -
Επιλέξτε Ανάθεση.
Image -
Επιλέξτε Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Image
