Το Το Excel δεν διαθέτει τις δυνατότητες διαχείρισης δεδομένων προγραμμάτων σχεσιακής βάσης δεδομένων όπως ο SQL Server και η Microsoft Access. Αυτό που μπορεί να κάνει, ωστόσο, είναι να χρησιμεύσει ως μια απλή βάση δεδομένων που καλύπτει τις απαιτήσεις διαχείρισης δεδομένων.
Στο Excel, τα δεδομένα οργανώνονται χρησιμοποιώντας τις γραμμές και τις στήλες σε ένα φύλλο εργασίας. Η λειτουργία πίνακα διευκολύνει την εισαγωγή, την επεξεργασία και τον χειρισμό δεδομένων.
Αυτές οι οδηγίες ισχύουν για τις εκδόσεις Excel 2019, 2016, 2013, 2010 και Excel για Microsoft 365.
Όροι βάσης δεδομένων: Εγγραφές και πεδία
Η βάση δεδομένων είναι μια συλλογή σχετικών πληροφοριών που είναι αποθηκευμένες σε ένα ή περισσότερα αρχεία υπολογιστή. Συχνά τα δεδομένα οργανώνονται σε πίνακες με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν εύκολα να ενημερωθούν, να ταξινομηθούν, να διορθωθούν και να φιλτραριστούν.
Μια απλή βάση δεδομένων, όπως το Excel, περιέχει όλες τις πληροφορίες για ένα θέμα σε έναν μόνο πίνακα. Οι σχεσιακές βάσεις δεδομένων, από την άλλη πλευρά, αποτελούνται από πολλούς πίνακες με τον καθένα να περιέχει πληροφορίες για διαφορετικά, αλλά σχετικά θέματα.
Records
Στην ορολογία της βάσης δεδομένων, μια εγγραφή περιέχει όλες τις πληροφορίες ή τα δεδομένα για ένα συγκεκριμένο αντικείμενο στη βάση δεδομένων. Στο Excel, κάθε κελί σε ένα φύλλο εργασίας περιέχει ένα στοιχείο πληροφοριών ή τιμής.
Πεδία
Κάθε στοιχείο πληροφοριών σε μια εγγραφή βάσης δεδομένων, όπως ένας αριθμός τηλεφώνου ή ένας αριθμός οδού, αναφέρεται ως πεδίο. Στο Excel, τα μεμονωμένα κελιά ενός φύλλου εργασίας χρησιμεύουν ως πεδία, καθώς κάθε κελί μπορεί να περιέχει μία μόνο πληροφορία για ένα αντικείμενο.
Ονόματα πεδίων
Είναι ζωτικής σημασίας να οργανώσετε μια βάση δεδομένων, ώστε να μπορείτε να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τα δεδομένα για να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες. Η προσθήκη επικεφαλίδων στηλών, γνωστών ως ονομάτων πεδίων, διευκολύνει την εισαγωγή δεδομένων με την ίδια σειρά για κάθε εγγραφή.
Δείγμα βάσης δεδομένων
Στην παραπάνω εικόνα, κάθε μαθητής έχει μια ξεχωριστή σειρά στον πίνακα που περιέχει όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες για αυτόν.
Κάθε κελί στη σειρά είναι ένα πεδίο που περιέχει μία πληροφορία. Τα ονόματα πεδίων στη γραμμή κεφαλίδας βοηθούν να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα παραμένουν οργανωμένα διατηρώντας όλα τα δεδομένα για ένα συγκεκριμένο θέμα, όπως όνομα ή ηλικία, στην ίδια στήλη για όλους τους μαθητές.
Εργαλεία διαχείρισης δεδομένων του Excel
Επιπλέον, η Microsoft διαθέτει πολλά εργαλεία δεδομένων για να διευκολύνει την εργασία με τεράστιες ποσότητες δεδομένων που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες του Excel και να τα βοηθήσει να διατηρηθούν σε καλή κατάσταση.
Χρήση φόρμας για αρχεία
Ένα από αυτά τα εργαλεία είναι η φόρμα δεδομένων. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να βρείτε, να επεξεργαστείτε, να εισαγάγετε ή να διαγράψετε εγγραφές σε πίνακες που περιέχουν έως και 32 πεδία ή στήλες.
Η προεπιλεγμένη φόρμα περιλαμβάνει μια λίστα ονομάτων πεδίων με τη σειρά που είναι διατεταγμένα στον πίνακα, για να διασφαλιστεί ότι οι χρήστες εισάγουν σωστά τις εγγραφές. Δίπλα σε κάθε όνομα πεδίου υπάρχει ένα πλαίσιο κειμένου για την εισαγωγή ή την επεξεργασία των μεμονωμένων πεδίων δεδομένων.
Ενώ είναι δυνατή η δημιουργία προσαρμοσμένων φορμών, η δημιουργία και η χρήση της προεπιλεγμένης φόρμας είναι συχνά το μόνο που χρειάζεται.
Κατάργηση διπλότυπων εγγραφών δεδομένων
Ένα κοινό πρόβλημα με όλες τις βάσεις δεδομένων είναι τα σφάλματα δεδομένων. Εκτός από τα απλά ορθογραφικά λάθη ή τα πεδία δεδομένων που λείπουν, οι διπλές εγγραφές δεδομένων μπορεί να προβληματίσουν καθώς μεγαλώνει το μέγεθος ενός πίνακα δεδομένων.
Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένα άλλο από τα εργαλεία δεδομένων του Excel για την κατάργηση αυτών των διπλότυπων εγγραφών - είτε ακριβών είτε μερικών διπλότυπων.
Ταξινόμηση δεδομένων στο Excel
Ταξινόμηση σημαίνει αναδιοργάνωση δεδομένων σύμφωνα με μια συγκεκριμένη ιδιότητα, όπως η ταξινόμηση ενός πίνακα αλφαβητικά κατά επώνυμα ή χρονολογικά από το παλαιότερο στο νεότερο.
Οι επιλογές ταξινόμησης του Excel περιλαμβάνουν ταξινόμηση κατά ένα ή περισσότερα πεδία, προσαρμοσμένη ταξινόμηση, όπως κατά ημερομηνία ή ώρα, και ταξινόμηση κατά σειρές που καθιστά δυνατή την αναδιάταξη των πεδίων σε έναν πίνακα.
