Το Outlook χρησιμοποιεί ομάδες επαφών για την αποθήκευση των μελών μιας λίστας διανομής. Αφού δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών και προσθέσετε επαφές, δημιουργήστε ένα μήνυμα email και στείλτε το στην ομάδα επαφών. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι στη λίστα διανομής λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα και εξοικονομείτε χρόνο.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Outlook 2019, το Outlook 2016, το Outlook 2013, το Outlook 2010 και το Outlook για Microsoft 365.
Πώς να ρυθμίσετε μια λίστα διανομής στο Outlook
Για να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών στο Outlook, δημιουργήστε τη λίστα και επιλέξτε πού θα την αποθηκεύσετε. Να πώς:
- Open Outlook.
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Home και επιλέξτε New Items.
Image -
Επιλέξτε Περισσότερα αντικείμενα > Ομάδα Επικοινωνίας. Ή πατήστε Ctrl+ Shift+ L.
Image -
Στο παράθυρο Ομάδα Επικοινωνίας, τοποθετήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Όνομα και πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διανομής.
Για να στείλετε ένα email στη λίστα διανομής, εισαγάγετε το όνομα της λίστας στο πλαίσιο κειμένου Προς ενός νέου παραθύρου μηνύματος.
- Αφήστε το παράθυρο Ομάδα Επικοινωνίας ανοιχτό.
Προσθήκη μελών σε μια ομάδα επαφών του Outlook
Μετά τη δημιουργία και την αποθήκευση της ομάδας, προσθέστε επαφές στη λίστα διανομής.
Για να προσθέσετε επαφές σε μια ομάδα επαφών:
- Στο παράθυρο Ομάδα επαφών, μεταβείτε στην καρτέλα Ομάδα επαφών.
-
Επιλέξτε Προσθήκη μελών > Από τις Επαφές του Outlook.
Image -
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή μελών: Επαφές, επιλέξτε μια επαφή και επιλέξτε Μέλη για να προσθέσετε αυτήν την επαφή στη λίστα διανομής.
Αν μια επαφή δεν εμφανίζεται στη λίστα, αναζητήστε την επαφή με όνομα ή διεύθυνση email. Εάν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να βρείτε την επαφή, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Βιβλίο διευθύνσεων και επιλέξτε μια διαφορετική λίστα.
- Επαναλάβετε το βήμα 3 για κάθε μία από τις επαφές που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα διανομής.
- Επιλέξτε OK.
- Στο παράθυρο Ομάδα Επικοινωνίας, επιλέξτε Αποθήκευση & Κλείσιμο.
Δημιουργία νέας επαφής σε λίστα διανομής
Για να προσθέσετε παραλήπτες που δεν περιλαμβάνονται στο βιβλίο διευθύνσεών σας στο Outlook σε μια ομάδα επαφών:
- Μεταβείτε στο Outlook People και κάντε διπλό κλικ στη λίστα διανομής.
- Στο παράθυρο Ομάδα επικοινωνίας, μεταβείτε στην καρτέλα Ομάδα επαφών και επιλέξτε Προσθήκη μελών> Νέα Επικοινωνία E-mail.
-
Στο πλαίσιο κειμένου Εμφάνιση ονόματος, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την επαφή.
Image Αν δεν γνωρίζετε το όνομα της επαφής, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email της ή πληκτρολογήστε ένα ψευδώνυμο.
- Στο πλαίσιο κειμένου Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εισαγάγετε τη διεύθυνση email της νέας επαφής.
- Εάν δεν θέλετε να προσθέσετε το νέο μέλος στο βιβλίο διευθύνσεων, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Προσθήκη στις Επαφές.
- Επιλέξτε OK.
- Στο παράθυρο Contact Group, επιλέξτε Αποθήκευση & Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στη λίστα διανομής.
Πώς να μοιραστείτε μια ομάδα επαφών στο Outlook
Υπάρχουν άλλα άτομα που θα ωφελούνταν αν είχαν τη λίστα διανομής σας; Αντί να τους αναγκάσετε να δημιουργήσουν την ίδια ομάδα επαφών από την αρχή, μοιραστείτε την ομάδα επαφών μαζί τους. Είναι τόσο εύκολο όσο η αποστολή ενός συνημμένου email.
Για να μοιραστείτε μια ομάδα επαφών:
- Μετάβαση στο Outlook People.
-
Κάντε διπλό κλικ στην ομάδα διανομής που θέλετε να μοιραστείτε.
-
Στο παράθυρο Ομάδα επικοινωνίας, μεταβείτε στην καρτέλα Ομάδα επαφών και επιλέξτε Προώθηση Ομάδας> Ως επαφή του Outlook.
Image Επιλέξτε Σε μορφή Διαδικτύου (vCard) για να επισυνάψετε ένα αρχείο κειμένου που περιέχει τα ονόματα και τις διευθύνσεις των μελών της ομάδας.
- Απευθυνθείτε το μήνυμα στο άτομο που θέλετε να λάβετε τη λίστα διανομής.
- Επιλέξτε Αποστολή.
Εισαγωγή μιας ομάδας επαφών του Outlook που έχει μοιραστεί μαζί σας μέσω email
Εάν κάποιος δημιούργησε μια λίστα διανομής στο Outlook και σας την έστειλε μέσω email ως αρχείο επαφής του Outlook, εισαγάγετε τη λίστα στο βιβλίο διευθύνσεών σας και για να τη χρησιμοποιήσετε ως δική σας.
- Ανοίξτε το μήνυμα που περιέχει το συνημμένο αρχείο επαφής του Outlook για την ομάδα.
-
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος του συνημμένου.
Image - Επιλέξτε Άνοιγμα.
- Στο παράθυρο Ομάδα Επικοινωνίας, μεταβείτε στο Αρχείο > Πληροφορίες.
-
Επιλέξτε Μετακίνηση στον φάκελο > Αντιγραφή στον φάκελο.
Image -
Στο παράθυρο διαλόγου Αντιγραφή στοιχείου σε, επιλέξτε το φάκελο Επαφές.
Image - Επιλέξτε OK.
- Με τη λίστα διανομής στη θέση του και έτοιμη, μπορείτε να αρχίσετε να στέλνετε μηνύματα στα μέλη της.
Αν θέλετε περισσότερο έλεγχο στις λίστες διανομής σας, χρησιμοποιήστε κατηγορίες επαφών για να δημιουργήσετε κομψές λίστες αλληλογραφίας.
