Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Χρήση μικρογραφιών: Μεταβείτε στο Αρχείο > Πληροφορίες > Ιδιότητες > Advanced Properties > Περίληψη και επιλέξτε Αποθήκευση μικρογραφιών για όλα τα έγγραφα του Word.
- Ενημέρωση ιδιοτήτων: Μεταβείτε στο Αρχείο > Πληροφορίες > Ιδιότητες > Advanced Properties > Περίληψη . Εισαγάγετε σχόλια, λέξεις-κλειδιά και άλλες πληροφορίες.
- Άλλες συμβουλές: Δημιουργήστε φακέλους για να αποθηκεύσετε και να ταξινομήσετε τα αρχεία του Word και χρησιμοποιήστε ένα σταθερό σύστημα ονομασίας αρχείων για να βρείτε γρήγορα τα αρχεία που θέλετε.
Αυτό το άρθρο προσφέρει προτάσεις για την οργάνωση των αρχείων Microsoft Word. Οι οδηγίες καλύπτουν το Word 2019 έως το 2010 και το Word για το Microsoft 365.
Αποθήκευση όλων των αρχείων Word με μικρογραφίες
Η αποθήκευση αρχείων Word με εικόνα ή μικρογραφία προεπισκόπησης διευκολύνει τον εντοπισμό του εγγράφου που χρειάζεστε χωρίς να το ανοίξετε.
Για να αποθηκεύσετε όλα τα έγγραφα του Word με προεπισκόπηση ή μικρογραφία εικόνας:
-
Στο Microsoft Word, ανοίξτε ένα κενό ή υπάρχον έγγραφο και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο.
Image -
Επιλέξτε Πληροφορίες.
Image -
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Ιδιότητες και επιλέξτε Advanced Properties.
Image -
Στο πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες, μεταβείτε στην καρτέλα Σύνοψη.
Image -
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση μικρογραφιών για όλα τα έγγραφα του Word.
Image -
Επιλέξτε OK.
Image
Ενημέρωση ιδιοτήτων εγγράφου Word
Εάν εργάζεστε με πολλά έγγραφα του Word που έχουν παρόμοια ονόματα και τοποθεσίες, χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα ιδιοτήτων εγγράφου του Word.
-
Ανοίξτε το έγγραφο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε περιγραφικές ιδιότητες και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα File.
Image -
Επιλέξτε Πληροφορίες.
Image -
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Ιδιότητες και επιλέξτε Advanced Properties.
Image -
Στο πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες, μεταβείτε στην καρτέλα Σύνοψη.
Image -
Εισαγάγετε σχόλια, λέξεις-κλειδιά, κατηγορίες, τίτλο και πληροφορίες θέματος για να σας βοηθήσουν να ξεχωρίσετε τα αρχεία σας.
Image - Επιλέξτε OK για να εφαρμόσετε τις αλλαγές και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου. Όταν έρθει η ώρα να κάνετε μια αναζήτηση, το Word μπορεί να βρει ακριβώς αυτό που χρειάζεστε.
Δημιουργήστε φακέλους στον υπολογιστή σας και χρησιμοποιήστε τους
Ρυθμίστε έναν φάκελο για τα έγγραφά σας στο Word και ονομάστε τον κάτι που δεν θα ξεχάσετε, όπως MyWordDocs Συμπληρώστε τον με φακέλους που έχουν ονομαστεί με τρόπο που να είναι λογικό για εσάς, και χρησιμοποιήστε αυτούς τους φακέλους για να αποθηκεύσετε και να ταξινομήσετε τα αρχεία του Word. Εάν παράγετε εβδομαδιαίες σημειώσεις συσκέψεων, για παράδειγμα, δημιουργήστε έναν φάκελο για αυτές τις σημειώσεις και συμπεριλάβετε επιπλέον φακέλους μέσα σε αυτόν για μήνες ή χρόνια.
Εάν έχετε έγγραφα Word ετών στον υπολογιστή σας και δεν έχετε χρόνο να ανοίξετε το καθένα και να αποφασίσετε αν θα τα διατηρήσετε ή όχι, δημιουργήστε έναν φάκελο για κάθε έτος και μετακινήστε έγγραφα σε αυτούς τους φακέλους. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να αποθηκεύετε παλαιότερα αρχεία μέχρι να έχετε χρόνο να οργανώσετε τα αρχεία με τρόπο που λειτουργεί για εσάς.
Χρησιμοποιήστε ένα συνεπές σύστημα ονοματοδοσίας αρχείων
Δημιουργήστε ένα σύστημα ονοματοδοσίας για να βρείτε γρήγορα τα αρχεία που θέλετε. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ονομάσετε τα αρχεία σας. Επιλέξτε ένα σύστημα ονομασίας και χρησιμοποιήστε το με συνέπεια.
Ακολουθούν μερικές προτάσεις:
- Συμπεριλάβετε τον τύπο του εγγράφου στο όνομα του αρχείου, για παράδειγμα, σύμβαση, μίσθωση ή ενημερωτικό δελτίο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε το όνομα του αρχείου για να βρείτε ένα αρχείο.
- Ξεκινήστε το όνομα αρχείου με το όνομα του πελάτη (ή το επώνυμο του παραλήπτη εάν τα έγγραφα είναι γράμματα).
- Συμπεριλάβετε την ημερομηνία στο όνομα του αρχείου.
Πάρτε το χρόνο σας
Εάν ο σκληρός δίσκος του υπολογιστή σας έχει χαμηλό αποθηκευτικό χώρο, μην αναλαμβάνετε τις οργανωτικές σας εργασίες μονομιάς. Χωρίστε τη δουλειά σε διαχειρίσιμα κομμάτια και αφιερώστε 15 λεπτά την ημέρα δουλεύοντάς την.
Καθώς οργανώνετε τα αρχεία του Word στον υπολογιστή σας, τοποθετήστε κάθε αρχείο σε έναν από τους φακέλους που δημιουργήσατε, δημιουργήστε έναν νέο φάκελο ή διαγράψτε αρχεία που δεν χρειάζεστε πλέον. Εάν δεν είστε σίγουροι τι να κάνετε με ένα αρχείο, βάλτε το σε ένα φάκελο με τίτλο HoldUntilDate και επιλέξτε μια ημερομηνία στο μέλλον που αν δεν έχετε ανοίξει τον φάκελο μέχρι τότε, Θα νιώσω άνετα να το διαγράψω.
Όποιους τύπους φακέλων και αν δημιουργήσετε, τοποθετήστε αυτούς τους φακέλους στον κύριο φάκελο του Word, για να ξέρετε πού να ψάξετε.
