Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Ανοίξτε ένα αρχείο Google Drive. Επιλέξτε Κοινή χρήση. Εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συνεργατών.
- Επιλέξτε Επεξεργασία και εκχωρήστε έναν ρόλο: Προβολή, Σχόλιο ήΕπεξεργασία . Επιλέξτε Ρυθμίσεις εργαλείο για να προσθέσετε περιορισμούς. Επιλέξτε Τέλος.
- Κοινή χρήση φακέλου: Επιλέξτε το φάκελο. Επιλέξτε Share και εισαγάγετε διευθύνσεις email. Εκχωρήστε κανόνες και περιορισμούς.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να μοιράζεστε φακέλους και να συνεργάζεστε σε αρχεία χρησιμοποιώντας το Google Drive. Το άρθρο περιλαμβάνει πληροφορίες για την αντιμετώπιση ανεπιθύμητων αιτημάτων συνεργασίας και μια προειδοποίηση σχετικά με τους κινδύνους από την κοινή χρήση φακέλων.
Πώς να προσθέσετε συνεργάτες σε ένα έγγραφο του Google Drive
Το Google Drive είναι εξαιρετικό για τη συνεργασία με συναδέλφους σε ένα έργο. Προσφέρει λεπτομερή έλεγχο για το ποιος μπορεί να δει τα αρχεία σας και τι μπορεί να κάνει με αυτά. Με το Google Drive, μπορείτε να προσθέσετε συνεργάτες είτε για προβολή είτε για επεξεργασία των εγγράφων σας. Να πώς:
- Ανοίξτε το Google Drive και, στη συνέχεια, ανοίξτε το αρχείο που θέλετε να μοιραστείτε.
-
Επιλέξτε Κοινή χρήση (βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου).
Image - Εισαγάγετε τις διευθύνσεις email των ατόμων που θέλετε να προσθέσετε ως συνεργάτες.
-
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Επεξεργασία και επιλέξτε εάν οι συνεργάτες μπορούν ή όχι να επεξεργαστούν, να σχολιάσουν ή να προβάλουν το έγγραφο.
Image -
Κάντε κλικ στο Settings (εικονίδιο με το γρανάζι) για να προσθέσετε περιορισμούς κοινής χρήσης.
Image -
Έλεγχος Οι συντάκτες μπορούν να αλλάξουν τα δικαιώματα και να μοιραστούν για να επιτρέψουν στους συνεργάτες σας να μοιράζονται το έγγραφο με άλλους. Επιλέξτε Οι θεατές και οι σχολιαστές μπορούν να δουν την επιλογή λήψης, εκτύπωσης και αντιγραφής για να δώσουν στους θεατές και στους σχολιαστές αυτές τις ικανότητες.
Image -
Επιλέξτε Τέλος για να κλείσετε.
Για να παρακολουθείτε τις αλλαγές των συνεργατών, επισημάνετε ένα εύρος κειμένου, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Εμφάνιση επεξεργασιών. Θα δείτε μια λίστα με τους συντάκτες και τις αλλαγές τους, μαζί με χρονικές σημάνσεις.
Πώς να μοιραστείτε έναν φάκελο στο Google Drive
Η κοινή χρήση ενός ολόκληρου φακέλου με συνεργάτες λειτουργεί παρόμοια με την κοινή χρήση ενός μεμονωμένου εγγράφου. Επιλέξτε τον φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε στο Google Drive, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Share και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα παραπάνω βήματα.
Μόλις κάνετε κοινή χρήση ενός φακέλου, κάθε έγγραφο ή αρχείο που τοποθετείται σε αυτόν τον φάκελο κληρονομεί τα ίδια δικαιώματα κοινής χρήσης. Αυτή είναι μια αρκετά ισχυρή συνεργασία, αλλά τώρα που τα Έγγραφα Google είναι επίσης Google Drive, γίνεται πολύπλοκη. Βλέπετε, κάθε αρχείο μπορεί να υπάρχει μόνο σε έναν φάκελο, αλλά τα άτομα που μοιράζονται δικαιώματα επεξεργασίας μπορούν να μετακινούν αρχεία.
Τα αρχεία μπορούν να υπάρχουν μόνο σε έναν φάκελο
Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Google Drive για υπολογιστές, είναι δελεαστικό να μετακινήσετε ένα κοινόχρηστο αρχείο στο My Drive ή σε άλλο φάκελο, είτε για να το οργανώσετε είτε για να αποκτήσετε πρόσβαση στον επιτραπέζιο φάκελο του Google Drive. Επειδή ένα αρχείο μπορεί να υπάρχει μόνο σε έναν φάκελο, η μετακίνηση ενός αρχείου από έναν κοινόχρηστο φάκελο σημαίνει ότι μετακινείτε το αρχείο από τον κοινόχρηστο φάκελο όλων των άλλων. Η μετακίνηση ενός κοινόχρηστου φακέλου στο Drive μου σημαίνει ότι θα σταματήσετε να τον μοιράζεστε με όλους.
Εάν μετακινήσετε κατά λάθος ένα αρχείο από έναν κοινόχρηστο φάκελο, μετακινήστε το πίσω και όλα θα αποκατασταθούν.
Εάν εσείς ή κάποιος με τον οποίο συνεργάζεστε μετακινήσει κατά λάθος έναν κοινόχρηστο φάκελο σε κάποιον άλλο φάκελο στο My Drive, λαμβάνετε μια προειδοποίηση και λαμβάνετε ένα μήνυμα που σας λέει τι κάνατε και σας προσφέρει την ευκαιρία να το αναιρέσετε. Εάν αγνοήσετε και τις δύο προειδοποιήσεις, θα χρειαστεί να κάνετε κοινή χρήση του φακέλου ξανά για να επαναφέρετε τις ρυθμίσεις. Εάν συνεργάζεστε με έναν οργανισμό, βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν αυτούς τους κανόνες και ότι μοιράζεστε έγγραφα με άτομα που εμπιστεύεστε ότι συμμορφώνονται με αυτούς τους κανόνες.
Πώς να αντιμετωπίσετε ανεπιθύμητα αιτήματα συνεργασίας
Μπορεί επίσης να λάβετε αιτήματα συνεργασίας από άτομα εκτός του οργανισμού σας. Αυτά τα μη ζητηθέντα έγγραφα θα μπορούσαν απλώς να είναι ενοχλητικά, αλλά μπορεί επίσης να αντιπροσωπεύουν μια πιθανή προσπάθεια συλλογής ευαίσθητων εγγράφων. Δεν πρέπει να ανοίξετε κανένα άγνωστο έγγραφο ή αρχείο στο Google Drive. Αντίθετα, μπορείτε να αποκλείσετε το άτομο που το έστειλε κάνοντας δεξί κλικ στο όνομα του αρχείου από την κύρια σελίδα του Drive και επιλέγοντας Block [διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου] Στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στο Block στο παράθυρο επιβεβαίωσης.
