Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Προετοιμάστε το φύλλο εργασίας σας, ρυθμίστε ετικέτες στο Microsoft Word και, στη συνέχεια, συνδέστε το φύλλο εργασίας με τις ετικέτες.
- Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο του Word > μεταβείτε στο Mailings > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Ετικέτες. Επιλέξτε επωνυμία και αριθμό προϊόντος.
- Προσθήκη πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας: Στο Word, μεταβείτε στο Mailings > στο Write & Insert Fields, μεταβείτε στο Διεύθυνση αποκλεισμού και προσθήκη πεδίων.
Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς να δημιουργείτε και να εκτυπώνετε ετικέτες από το Excel χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word. Οι οδηγίες ισχύουν για το Excel και το Word 2019, 2016 και 2013 και Excel και Word για Microsoft 365.
Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες από το Excel
Μπορείτε να εκτυπώσετε ετικέτες αλληλογραφίας από το Excel μέσα σε λίγα λεπτά χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word. Με προσεγμένες στήλες και σειρές, ικανότητες ταξινόμησης και δυνατότητες εισαγωγής δεδομένων, το Excel μπορεί να είναι η τέλεια εφαρμογή για την εισαγωγή και την αποθήκευση πληροφοριών όπως λίστες επαφών. Αφού δημιουργήσετε μια λεπτομερή λίστα, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε με άλλες εφαρμογές του Microsoft 365 για πολλές εργασίες.
Προετοιμάστε το φύλλο εργασίας και εισαγάγετε τα δεδομένα
Για να δημιουργήσετε ετικέτες αλληλογραφίας από το Excel, πρέπει να προσθέσετε περιγραφικές επικεφαλίδες στηλών, ώστε όλα να εκτυπώνονται σωστά. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε τις ακόλουθες επικεφαλίδες στηλών:
- Τίτλος (Κύριος/Κυρ./Δρ.)
- Όνομα
- Επώνυμο
- Διεύθυνση δρόμου
- Πόλη
- Πολιτεία
- ΤΚ
-
Πληκτρολογήστε μια επικεφαλίδα στο πρώτο κελί κάθε στήλης που περιγράφει τα δεδομένα. Δημιουργήστε μια στήλη για κάθε στοιχείο που θέλετε να συμπεριλάβετε στις ετικέτες.
Image -
Πληκτρολογήστε τα ονόματα και τις διευθύνσεις ή άλλα δεδομένα που σκοπεύετε να εκτυπώσετε σε ετικέτες.
Βεβαιωθείτε ότι κάθε στοιχείο βρίσκεται στη σωστή στήλη.
Αποφύγετε να αφήσετε κενές στήλες ή σειρές στη λίστα.
Image - Αποθηκεύστε το φύλλο εργασίας όταν τελειώσετε.
Ρύθμιση ετικετών στο Word
Στη συνέχεια, πρέπει να επιλέξετε το μέγεθος και τον τύπο των ετικετών που εκτυπώνετε.
- Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο του Word.
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Mailings.
Image -
Επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Ετικέτες.
Image -
Επιλέξτε την επωνυμία στο πλαίσιο Label Vendors και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον αριθμό προϊόντος, ο οποίος αναγράφεται στη συσκευασία της ετικέτας. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε New Label αν θέλετε να εισαγάγετε προσαρμοσμένες διαστάσεις ετικέτας.
-
Κάντε κλικ στο OK όταν είστε έτοιμοι να συνεχίσετε.
Image
Σύνδεση του φύλλου εργασίας με τις ετικέτες
Πριν εκτελέσετε τη συγχώνευση για εκτύπωση ετικετών διευθύνσεων από το Excel, πρέπει να συνδέσετε το έγγραφο του Word στο φύλλο εργασίας που περιέχει τη λίστα σας. Την πρώτη φορά που συνδέεστε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel από το Word, πρέπει να ενεργοποιήσετε μια ρύθμιση που σας επιτρέπει να μετατρέπετε αρχεία μεταξύ των δύο προγραμμάτων.
-
Στο Word, κάντε κλικ στο Αρχείο.
Image -
Κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε Επιλογές στο κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου.
Image -
Κάντε κλικ στο Advanced στο αριστερό παράθυρο του παραθύρου Επιλογές του Word και, στη συνέχεια, κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα General.
Image -
Βεβαιωθείτε ότι η μετατροπή Confirm format file on open είναι επιλεγμένη και κάντε κλικ στο OK.
Image -
Από Mailings, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Επιλογή παραληπτών > Χρήση υπάρχουσας λίστας.
Image - Πλοηγηθείτε στο φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει τη λίστα σας στο παράθυρο Επιλογή πηγής δεδομένων που ανοίγει και κάντε κλικ στο Open.
- Κάντε κλικ στο OK για να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα και κάντε ξανά κλικ στο OK για να επιλέξετε τον πίνακα που περιέχει τη λίστα σας. Η σελίδα θα γεμίσει τώρα με ετικέτες που λένε « Επόμενη εγγραφή».
Προσθήκη πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας και εκτέλεση της συγχώνευσης
Αφού οργανώσετε τα δεδομένα, πρέπει να προσθέσετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας για να μπορέσετε να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση. Εδώ θα σας φανούν χρήσιμες οι επικεφαλίδες που προσθέσατε στο φύλλο εργασίας του Excel.
- Κάντε κλικ στην πρώτη ετικέτα της σελίδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Μπλοκ διεύθυνσης στην ενότητα Write & Insert Fields της ενότητας Mailings καρτέλα.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Match Fields στο Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης που εμφανίζεται.
Image Βεβαιωθείτε ότι οι επικεφαλίδες σας αντιστοιχούν στα απαιτούμενα πεδία. Εάν κάποιο από αυτά είναι λανθασμένο, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα του για να ταιριάζει με το σωστό πεδίο.
- Κάντε κλικ στο OK. Κάντε ξανά κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
- Επιλέξτε Mailings > Εγγραφή & Εισαγωγή Πεδίων > Ενημέρωση ετικετών..
- Μόλις ρυθμίσετε το υπολογιστικό φύλλο Excel και το έγγραφο του Word, μπορείτε να συγχωνεύσετε τις πληροφορίες και να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας. Κάντε κλικ στο Finish & Merge στην ομάδα Finish στην καρτέλα Mailings.
-
Κάντε κλικ στο Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων για να δείτε πώς θα εμφανίζονται οι εκτυπωμένες ετικέτες σας. Επιλέξτε Όλα > OK.
Image - Ανοίγει ένα νέο έγγραφο με τις ετικέτες αλληλογραφίας από το φύλλο εργασίας του Excel. Μπορείτε να επεξεργαστείτε, να εκτυπώσετε και να αποθηκεύσετε τις ετικέτες όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο έγγραφο του Word.
Συχνές Ερωτήσεις
Πώς επισημαίνω έναν άξονα στο Excel;
Για να επισημάνετε ετικέτες σε άξονες γραφήματος στο Excel, επιλέξτε μια κενή περιοχή του γραφήματος και, στη συνέχεια, επιλέξτε το Plus (+) στο επάνω μέρος -σωστά. Επιλέξτε το πλαίσιο Τίτλος άξονα, επιλέξτε το δεξί βέλος δίπλα του και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν άξονα για επισήμανση.
Πώς βάζω ετικέτα σε έναν θρύλο στο Excel;
Για να προσθέσετε ετικέτες σε θρύλους στο Excel, επιλέξτε μια κενή περιοχή του γραφήματος. Επάνω δεξιά, επιλέξτε το Plus (+) >, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Legend. Στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί που περιέχει το υπόμνημα και πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα.
Πώς επισημαίνω μια σειρά στο Excel;
Για να επισημάνετε μια σειρά στο Excel, κάντε δεξί κλικ στο γράφημα με τη σειρά δεδομένων > Select Data. Στην περιοχή Εισαγωγές Υπόμνημων (Σειρά), επιλέξτε τη σειρά δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία. Στο πεδίο Όνομα σειράς, πληκτρολογήστε ένα όνομα.
Πώς εφαρμόζω φίλτρα ετικετών στο Excel;
Για να εφαρμόσετε φίλτρα σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel, επιλέξτε τις Ετικέτες στηλών κάτω-βέλος για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα του φίλτρου, καταργήστε την επιλογή Επιλογή όλωνκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε τα φίλτρα που θέλετε.
