Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Η διαδικασία για την αναφορά των αρχικών μηνυμάτων email στις απαντήσεις και τις προωθήσεις ποικίλλει σημαντικά μεταξύ των υπηρεσιών email.
- Ορισμένες υπηρεσίες όπως το iOS Mail επιτρέπουν στους χρήστες να επισημαίνουν κείμενο και απλώς να κάνουν κλικ στο Απάντηση ή Προώθηση για να αναφέρουν αυτήν την επιλογή.
- Ορισμένες υπηρεσίες όπως το Gmail παραθέτουν αυτόματα ολόκληρο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα χρειαστεί να κάνετε μη αυτόματη επεξεργασία για να αναφέρετε συγκεκριμένες γραμμές από το μήνυμα.
Μεγάλες νήματα email στα οποία κάθε απάντηση παραθέτει το σύνολο του προηγούμενου ή του αρχικού μηνύματος είναι δύσκολο να ακολουθηθούν. Από την άλλη πλευρά, ένα email που αναφέρεται σε προηγούμενο μήνυμα χωρίς ιδέα για το τι αφορούσε, σπαταλά χρόνο καθώς προσπαθείτε να θυμηθείτε το αρχικό σημείο του αποστολέα. Όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να αναφέρετε αποσπάσματα από το μήνυμα που λάβατε, αλλά μόνο όσο είναι απαραίτητο για να καθορίσετε το πλαίσιο.
Πώς να αναφέρετε ένα email στην απάντησή σας
Ανάλογα με τον πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή την εφαρμογή σας, ενδέχεται να μπορείτε να επισημάνετε το τμήμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να αναφέρετε πριν κάνετε κλικ ή πατήσετε το Απάντηση ή Κουμπί Forward. Το πεδίο email απάντησης ανοίγει με την επισημασμένη προσφορά να είναι ήδη τοποθετημένη στο σώμα του μηνύματος. Απλώς προσθέστε την απάντησή σας και στείλτε την στο δρόμο της. Το MacOS και το iOS Mail λειτουργούν με αυτόν τον τρόπο.
Δεν υπάρχουν δύο προγράμματα email που χρησιμοποιούν την ίδια ακριβώς διαδικασία απάντησης.
Ορισμένα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων των Yahoo Mail και Gmail, δεν σας επιτρέπουν να επισημάνετε απλώς ένα τμήμα για να αναφέρετε στην απάντησή σας. Πρέπει να αναφέρετε ολόκληρο το μήκος του κειμένου από το email και, στη συνέχεια, να διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο τα τμήματα που δεν θέλετε από την απάντησή σας.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να αντιγράψετε το τμήμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να αναφέρετε και να επιλέξετε Επικόλληση ως απόσπασμα ή παρόμοιο, εάν το πρόγραμμα email σας υποστηρίζει αυτήν τη δυνατότητα (ορισμένα υποστηρίζουν, μερικοί όχι). Σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις, οι παρατιθέμενες πληροφορίες έχουν εσοχές για να διευκολύνουν την αναγνώριση τους. Σε ορισμένα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το αναφερόμενο υλικό εμφανίζεται με διαφορετικό χρώμα.
Πώς να εργαστείτε με μια προσφορά στο email σας
Η εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακολουθεί γενικά μια συγκεκριμένη σειρά όσον αφορά τις ενότητες ενός μηνύματος. Ξεκινήστε το email σας με έναν χαιρετισμό και ένα εισαγωγικό σχόλιο. Ακολουθεί το παρατιθέμενο υλικό. Η απάντησή σας στο απόσπασμα εμφανίζεται στη συνέχεια από κάτω.
Εάν απαντάτε σε περισσότερα από ένα σημεία, επικολλήστε ένα τμήμα της προσφοράς σε μια γραμμή και, στη συνέχεια, απαντήστε σε αυτό το τμήμα μόνο στην επόμενη γραμμή. Στη συνέχεια, επικολλήστε ένα άλλο τμήμα του email που αναφέρεται και απαντήστε σε αυτό το τμήμα στην ακόλουθη γραμμή. Επαναλάβετε αυτό το μοτίβο εάν έχετε περισσότερα αποσπάσματα και σχόλια να κάνετε στην απάντησή σας ή στο προωθημένο μήνυμά σας. Αυτό μιμείται τη φυσική ροή της συνομιλίας και διευκολύνει την παρακολούθηση ενός νήματος για τους παραλήπτες email.
