Η απώλεια σημαντικών εγγράφων που έχετε αφιερώσει τόσο πολύ χρόνο στη δημιουργία είναι απογοητευτική, ειδικά αν είστε όπως οι περισσότεροι χρήστες, που δημιουργούν έγγραφα απευθείας στον υπολογιστή και δεν έχουν το πλεονέκτημα ενός χειρόγραφου αντιγράφου.
Ακολουθούν έξι τρόποι για να διατηρήσετε ασφαλή τα έγγραφα που υποβάλλονται σε επεξεργασία κειμένου.
Μην αποθηκεύετε ποτέ τα έγγραφά σας στη μονάδα OS σας
Ενώ οι περισσότεροι επεξεργαστές κειμένου αποθηκεύουν τα αρχεία σας στο φάκελο Τα έγγραφά μου, αυτό είναι το χειρότερο μέρος για αυτούς. Είτε πρόκειται για αποτυχία ιού είτε λογισμικού, τα περισσότερα προβλήματα υπολογιστή επηρεάζουν το λειτουργικό σύστημα και συχνά, η μόνη λύση είναι να διαμορφώσετε ξανά τη μονάδα δίσκου και να εγκαταστήσετε ξανά το λειτουργικό σύστημα. Σε μια τέτοια περίπτωση, όλα στη μονάδα δίσκου θα χαθούν.
Η εγκατάσταση ενός δεύτερου σκληρού δίσκου στον υπολογιστή σας είναι ένας σχετικά οικονομικός τρόπος αντιμετώπισης αυτού του προβλήματος. Ένας δεύτερος εσωτερικός σκληρός δίσκος δεν θα επηρεαστεί εάν το λειτουργικό σύστημα είναι κατεστραμμένο και μπορεί ακόμη και να εγκατασταθεί σε άλλον υπολογιστή εάν χρειαστεί να αγοράσετε έναν νέο.
Εάν είστε δύσπιστοι σχετικά με την εγκατάσταση μιας δεύτερης εσωτερικής μονάδας δίσκου, ένας εξωτερικός σκληρός δίσκος είναι μια εξαιρετική επιλογή. Μια εξωτερική μονάδα δίσκου μπορεί να συνδεθεί σε οποιονδήποτε υπολογιστή ανά πάσα στιγμή, συνδέοντάς την σε μια θύρα USB ή FireWire. Πολλές εξωτερικές μονάδες έχουν επίσης το πρόσθετο πλεονέκτημα της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας με ένα πάτημα ή προγραμματισμού. καθορίζετε τους φακέλους και το χρονοδιάγραμμα και το λογισμικό αναλαμβάνει τα υπόλοιπα.
Κατώτατη γραμμή
Η αποθήκευση των αρχείων σας σε διαφορετική τοποθεσία από το λειτουργικό σας σύστημα δεν αρκεί. πρέπει να δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας. Αυξήστε τις πιθανότητες να μπορέσετε να ανακτήσετε ένα αρχείο έχοντας ένα δεύτερο αντίγραφο ασφαλείας του. Εάν τα δεδομένα είναι σημαντικά, σκεφτείτε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας σε ένα πυρίμαχο θησαυροφυλάκιο.
Προσοχή στα συνημμένα email
Ακόμη και αν είστε βέβαιοι ότι δεν περιέχουν ιούς, τα συνημμένα email μπορεί να σας κάνουν να χάσετε δεδομένα. Για παράδειγμα, εάν λάβετε ένα έγγραφο με το ίδιο όνομα με ένα στη μονάδα δίσκου σας και το λογισμικό email σας έχει ρυθμιστεί να αποθηκεύει συνημμένα στην ίδια τοποθεσία, διατρέχετε τον κίνδυνο να αντικαταστήσετε το αρχείο που υπάρχει ήδη. Αυτό συμβαίνει συχνά όταν συνεργάζεστε σε ένα έγγραφο και οι συνάδελφοι στέλνουν ενημερώσεις μέσω email.
Ρυθμίστε το πρόγραμμα email σας ώστε να αποθηκεύει συνημμένα σε μια μοναδική τοποθεσία ή, εκτός από αυτό, σκεφτείτε δύο φορές πριν αποθηκεύσετε ένα συνημμένο email στον σκληρό σας δίσκο.
Προσοχή στο σφάλμα χρήστη
Εκμεταλλευτείτε τις διασφαλίσεις που περιλαμβάνονται στον επεξεργαστή κειμένου σας, όπως λειτουργίες έκδοσης εκδόσεων και παρακολουθούμενες αλλαγές. Ένας συνηθισμένος τρόπος με τον οποίο οι χρήστες χάνουν δεδομένα είναι όταν επεξεργάζονται ένα έγγραφο και διαγράφουν κατά λάθος τμήματα. Μετά την αποθήκευση του εγγράφου, τα τμήματα που έχουν αλλάξει ή διαγραφεί χάνονται, εκτός και αν έχετε ενεργοποιήσει λειτουργίες που αποθηκεύουν αλλαγές για εσάς.
Εάν δεν θέλετε να ασχοληθείτε με τις προηγμένες δυνατότητες, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο F12 πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε για να αποθηκεύσετε το αρχείο με διαφορετικό όνομα. Δεν είναι τόσο οργανωμένη όσο μερικές από τις άλλες μεθόδους, αλλά είναι μια χρήσιμη μέθοδος.
Μετάβαση στο Cloud
Η αποθήκευση αρχείων και των αντιγράφων ασφαλείας τους στο cloud γίνεται πιο συνηθισμένη. Η αποθήκευση στο cloud προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα, όπως γενναιόδωρη κατανομή χώρου, ευκολία στη χρήση, πρόσβαση από όπου κι αν βρίσκεστε και όποια συσκευή χρησιμοποιείτε και αξιοπιστία.
Οι υπηρεσίες αποθήκευσης Cloud δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των διακομιστών τους, επομένως υπάρχει διπλό επίπεδο προστασίας για τα αρχεία που αποθηκεύονται με αυτόν τον τρόπο. Για αυτούς τους λόγους, η αποθήκευση στο cloud είναι όλο και περισσότερο η καλύτερη επιλογή για τους περισσότερους ανθρώπους.
Υπάρχουν πολλές κύριες δωρεάν επιλογές:
- Το Google Drive προσφέρει 15 GB με κάθε λογαριασμό Google.
- Οι χρήστες Mac λαμβάνουν 5 GB με το iCloud, το οποίο είναι ενσωματωμένο σε κάθε συσκευή Apple.
- Η Microsoft παρέχει 5 GB χώρου με το OneDrive, το οποίο συνοδεύεται από λογαριασμούς Microsoft 365 και Xbox.
Εάν χρειάζεστε περισσότερο χώρο αποθήκευσης, οι παραπάνω υπηρεσίες προσφέρουν επιλογές επί πληρωμή, όπως και άλλες εταιρείες αποθήκευσης cloud.
Κρατήστε έντυπα αντίγραφα των εγγράφων σας
Δεν θα σας εμποδίσει να πληκτρολογήσετε και να μορφοποιήσετε ξανά το έγγραφό σας, αλλά η διατήρηση ενός τυπωμένου αντιγράφου ενός σημαντικού εγγράφου θα εξασφαλίσει τουλάχιστον ότι έχετε τα περιεχόμενα του αρχείου και αυτό είναι καλύτερο από το να μην έχετε καθόλου.
