Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι ένα κομμάτι δεδομένων που αναφέρεται σε άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα και χρησιμοποιείται για την επαλήθευση ότι ένα άτομο σκόπευε να υπογράψει ένα έγγραφο, ότι επαληθεύτηκε η ταυτότητα του υπογράφοντος και ότι το έγγραφο δεν άλλαξε μετά την προσαρτήθηκε η υπογραφή. Φυσικά, αυτό τα κάνει όλα να ακούγονται αρκετά απλά, αλλά υπάρχουν πολλά περισσότερα που αφορούν στην κατανόηση των ηλεκτρονικών υπογραφών. Εδώ είναι τι πρέπει να γνωρίζετε για τις ηλεκτρονικές υπογραφές, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο μπορούν να κάνουν τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.
Τι είναι η ηλεκτρονική υπογραφή;
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, μια ηλεκτρονική υπογραφή είναι τεχνικά δεδομένα σχετικά με δεδομένα που αποδεικνύουν την πρόθεση ενός ατόμου να υπογράψει κάτι, είτε πρόκειται για νομικά δεσμευτική σύμβαση, όπως σύμβαση μίσθωσης ή μίσθωσης, ή κάτι άλλο όπως φύλλο χρόνου, τιμολόγιο, ή ασφαλιστήριο συμβόλαιο. Οι ηλεκτρονικές υπογραφές ισχύουν στα μάτια του δικαστηρίου εδώ και αρκετό καιρό και έχουν τεθεί σε κοινή χρήση καθώς όλο και περισσότερα δεδομένα μεταδίδονται ηλεκτρονικά από το ένα μέρος στο άλλο.
Ωστόσο, δεν είναι όλες οι ηλεκτρονικές υπογραφές ίδιες, επομένως είναι σημαντικό να κατανοήσετε μερικές βασικές διαφορές προτού αρχίσετε να χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικές υπογραφές για να υπογράφετε ό,τι σας έρθει.
Η τεχνολογία πίσω από τις ηλεκτρονικές υπογραφές
Σύμφωνα με τον νόμο ESIGN του 2000, « Ο όρος «ηλεκτρονική υπογραφή» σημαίνει έναν ηλεκτρονικό ήχο, σύμβολο ή διαδικασία, που συνδέεται ή συνδέεται λογικά με μια σύμβαση ή άλλο δίσκο και εκτελείται ή υιοθετείται από ένα άτομο με πρόθεση να υπογράψει το πρακτικό."
Αυτό που είναι σημαντικό σε αυτόν τον ορισμό είναι η φράση "με την πρόθεση να υπογράψουμε το αρχείο", διότι για να είναι έγκυρη μια ηλεκτρονική υπογραφή, πρέπει να υπάρχει μια διαδικασία που να συλλαμβάνει και να διατηρεί την απόδειξη ότι η υπογραφή ήταν αποδίδεται με πρόθεση. Εκεί μπαίνει η τεχνολογία.
Πώς διαφέρουν οι ψηφιακές και οι ηλεκτρονικές υπογραφές
Είναι επίσης σημαντικό να κατανοήσουμε ότι οι όροι «ηλεκτρονική υπογραφή» και «ψηφιακή υπογραφή» μπορεί να χρησιμοποιούνται εναλλακτικά, αλλά δεν είναι οι ίδιοι. Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια κρυπτογραφική τεχνολογία που χρησιμοποιείται για την επαλήθευση και την καταγραφή της πρόθεσης υπογραφής όταν χρησιμοποιείται ηλεκτρονική υπογραφή. Ο πιο συνηθισμένος τρόπος με τον οποίο οι ψηφιακές υπογραφές το κάνουν αυτό είναι με την Υποδομή Δημοσίου Κλειδιού (PKI).
Ο καλύτερος τρόπος για να σκεφτείτε το PKI είναι να σκεφτείτε να έχετε δύο κλειδιά που χρησιμοποιείτε μόνο όταν υπογράφετε σημαντικά έγγραφα. Ένα κλειδί ανήκει αποκλειστικά σε εσάς και κανείς άλλος δεν έχει πρόσβαση σε αυτό. Για να αποκτήσετε αυτό το κλειδί, πρέπει να προσκομίσετε απόδειξη για το ποιος χρησιμοποιείτε είτε το δικό σας πιστοποιητικό ασφαλείας είτε μέσω κάποιου (όπως ένας τρίτος πάροχος υπογραφής) που διαθέτει πιστοποιητικό ασφαλείας. Όταν δημιουργείτε μια ηλεκτρονική υπογραφή, μπορείτε στη συνέχεια να κλειδώσετε την υπογραφή με αυτό το κλειδί. Όταν κλειδώνετε την υπογραφή, καταγράφονται πληροφορίες, όπως ποιος είστε, πώς επαληθεύτηκε η ταυτότητά σας, μια χρονική σήμανση και ένας μεγάλος αριθμός (που ονομάζεται κατακερματισμός) που σχετίζεται με το δεύτερο κλειδί.
Όταν στέλνετε το ηλεκτρονικό έγγραφο, με την ηλεκτρονική σας υπογραφή επάνω, ο παραλήπτης λαμβάνει επίσης το δεύτερο κλειδί που ονομάζεται δημόσιο κλειδί. Εάν το κλειδί χρησιμοποιείται σε μια μαθηματική εξίσωση για τον προσδιορισμό πολλών πραγμάτων, όπως αν ταιριάζει ο αριθμός που δημιούργησε το κλειδί σας, εάν ο παραλήπτης έχει εξουσιοδότηση πρόσβασης σε αυτό το έγγραφο και εάν το έγγραφο έχει παραποιηθεί με οποιονδήποτε τρόπο από τότε που το υπογράψατε.
Αν όλα ταιριάζουν, τότε η υπογραφή θεωρείται έγκυρη, νομικά δεσμευτική υπογραφή. Εάν, από την άλλη πλευρά, εάν κάτι δεν ταιριάζει ή το έγγραφο παραποιήθηκε, η υπογραφή καθίσταται άκυρη. Σε αυτήν την υπογραφή επισυνάπτονται τα δεδομένα που απαιτούνται για να αποδείξετε την πρόθεσή σας να υπογράψετε και την ταυτότητά σας, έτσι ώστε αν υπάρξει νομική ερώτηση σχετικά με την υπογραφή σας στο έγγραφο, να αποδειχθεί στο δικαστήριο ότι η υπογραφή σας είναι δεσμευτική.
Γνωρίζοντας όλα αυτά, είναι επίσης σημαντικό να κατανοήσουμε ότι δεν είναι όλες οι ηλεκτρονικές υπογραφές ίδιες, ούτε έχουν το ίδιο επίπεδο ασφάλειας.
Διαφορετικοί τύποι ηλεκτρονικών υπογραφών
Υπάρχουν τρεις συνήθεις τύποι ψηφιακών υπογραφών:
- Η διαδικασία που περιγράφεται παραπάνω για τη δημιουργία ηλεκτρονικής υπογραφής είναι αυτή που χρησιμοποιείται συνήθως από παρόχους ηλεκτρονικών υπογραφών όπως το DocuSign και το HelloSign. Είναι αυτό που ονομάζεται Προηγμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή (AES) ή Πιστοποιημένη Ηλεκτρονική Υπογραφή (QES). Είναι ο πιο ασφαλής τύπος ηλεκτρονικής υπογραφής που διατίθεται.
- Ένα βήμα παρακάτω είναι οι βασικές ηλεκτρονικές υπογραφές, οι οποίες εξακολουθούν να προστατεύονται με κρυπτογραφικό κλειδί, αλλά αντί να κρατάτε εσείς προσωπικά το ένα κλειδί ενώ ο παραλήπτης το άλλο, το κλειδί σας διατηρείται σε έναν ηλεκτρονικό διακομιστή. Αυτές θεωρούνται υπογραφές μαρτύρων και τα έγγραφα εξακολουθούν να προστατεύονται από παραποίηση ή αλλαγές μετά την εφαρμογή μιας υπογραφής, αλλά το κρυπτογραφικό στοιχείο που χρησιμοποιείται δεν είναι απαραίτητα PKI.
- Η λιγότερο ασφαλής μέθοδος ηλεκτρονικών υπογραφών είναι η μέθοδος click-to-sign. Ουσιαστικά, παρέχει ένα σημάδι σε ένα πλαίσιο, μια σαρωμένη εικόνα της πραγματικής υπογραφής σας ή ένα πληκτρολογημένο όνομα ως μέθοδο υπογραφής. Αυτοί οι τύποι υπογραφών συχνά δεν προστατεύονται με καμία κρυπτογραφική μέθοδο, πράγμα που σημαίνει ότι το έγγραφο μπορεί να αλλάξει μόλις εφαρμοστεί η υπογραφή.
Οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι ένας πολύ καλός τρόπος για γρήγορη υπογραφή σημαντικών εγγράφων χωρίς την ταλαιπωρία να χρειαστεί να βρεθείτε κάπου αυτοπροσώπως ή να περιμένετε να στείλετε ένα υπογεγραμμένο έγγραφο μέσω ταχυδρομείου ή υπηρεσίας μεταφορέα. Εφόσον γνωρίζετε τα βασικά, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τις ηλεκτρονικές υπογραφές με σιγουριά, γνωρίζοντας ότι η υπογραφή σας εξακολουθεί να είναι μια δεσμευτική συμφωνία.
