Αυτοματοποιήστε βασικές εργασίες email στο Apple Mail με κανόνες Apple Mail. Όταν δημιουργείτε κανόνες αλληλογραφίας, λέτε στην εφαρμογή πώς να επεξεργάζεται τα εισερχόμενα μηνύματα αλληλογραφίας. Οι κανόνες αλληλογραφίας αυτοματοποιούν επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως τη μεταφορά του ίδιου τύπου μηνυμάτων σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, την επισήμανση μηνυμάτων από φίλους και την οικογένεια ή την εξάλειψη των ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για Mac με macOS Mojave (10.14.) και Mail έκδοση 12.4. Οι παλαιότερες εκδόσεις του macOS ακολουθούν παρόμοιες διαδικασίες.
Πώς λειτουργούν οι κανόνες αλληλογραφίας
Κάθε κανόνας έχει δύο στοιχεία: μια συνθήκη και μια ενέργεια. Οι συνθήκες είναι οδηγίες για την επιλογή των μηνυμάτων που επηρεάζει μια ενέργεια. Για παράδειγμα, ένας κανόνας αλληλογραφίας με την προϋπόθεση να αναζητάτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον φίλο σας Sean μπορεί να έχει μια ενέργεια για την επισήμανση του μηνύματος, ώστε να μπορείτε να το παρατηρήσετε εύκολα στα εισερχόμενά σας.
Οι κανόνες αλληλογραφίας κάνουν περισσότερα από την εύρεση και την επισήμανση μηνυμάτων. Οι κανόνες αλληλογραφίας οργανώνουν την αλληλογραφία. Για παράδειγμα, οι κανόνες μπορούν:
- Αναγνωρίστε μηνύματα που σχετίζονται με τραπεζικές συναλλαγές και μετακινήστε τα σε έναν φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τράπεζας.
- Μετακίνηση ανεπιθύμητων μηνυμάτων από επαναλαμβανόμενους αποστολείς σε έναν φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή στον Κάδο απορριμμάτων.
- Προωθήστε ένα μήνυμα σε διαφορετική διεύθυνση email.
Εκτός από τη δημιουργία απλών κανόνων, μπορείτε να δημιουργήσετε σύνθετους κανόνες που αναζητούν πολλαπλές συνθήκες πριν εκτελέσετε μία ή περισσότερες ενέργειες.
Το Mail μπορεί να εκτελέσει AppleScripts για να εκτελέσει πρόσθετες ενέργειες, όπως την εκκίνηση συγκεκριμένων εφαρμογών.
Τύποι συνθηκών αλληλογραφίας και ενεργειών
Η λίστα των συνθηκών για τις οποίες μπορεί να ελεγχθεί η αλληλογραφία είναι εκτενής, αλλά ορισμένες χρησιμοποιούνται πιο συχνά από άλλες. Το Mail μπορεί να χρησιμοποιήσει οποιοδήποτε στοιχείο που περιλαμβάνεται στην κεφαλίδα αλληλογραφίας ως στοιχείο υπό όρους. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν από, έως, CC, θέμα, οποιονδήποτε παραλήπτη, ημερομηνία αποστολής, ημερομηνία λήψης, προτεραιότητα και λογαριασμό αλληλογραφίας. Το email μπορεί επίσης να φιλτραριστεί με:
- Περιέχει.
- Δεν περιέχει.
- Ξεκινά με.
- Τελειώνει με.
- ισούται με.
Οι ενέργειες που είναι διαθέσιμες όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντιστοιχεί σε μια συνθήκη περιλαμβάνουν:
- Μετακίνηση μηνύματος.
- Αντιγραφή μηνύματος.
- Ορισμός χρώματος μηνύματος.
- Αναπαραγωγή ήχου.
- Εικονίδιο αναπήδησης στο dock.
- Αποστολή ειδοποίησης.
- Απάντηση στο μήνυμα.
- Προώθηση μηνύματος.
- Ανακατεύθυνση μηνύματος.
- Διαγραφή μηνύματος.
- Επισήμανση ως αναγνωσμένου.
- Επισήμανση ως επισημασμένη.
- Εκτέλεση Applescript.
Δημιουργήστε τον πρώτο σας κανόνα αλληλογραφίας
Αυτό το σεμινάριο δημιουργεί έναν σύνθετο κανόνα που αναγνωρίζει την αλληλογραφία από μια εταιρεία πιστωτικών καρτών και επισημαίνει το μήνυμα στα εισερχόμενα. Σε αυτό το παράδειγμα, το μήνυμα αποστέλλεται από την υπηρεσία ειδοποιήσεων στο Example Bank και έχει μια διεύθυνση Από που τελειώνει σε alert.examplebank.com.
Επειδή λαμβάνονται διάφοροι τύποι ειδοποιήσεων από την Τράπεζα Παραδειγμάτων, αυτός ο οδηγός δημιουργεί έναν κανόνα που φιλτράρει τα μηνύματα με βάση το πεδίο Από και το πεδίο Θέμα. Χρησιμοποιήστε αυτά τα δύο πεδία για να διαφοροποιήσετε τους τύπους των ειδοποιήσεων που λαμβάνονται.
Προσθήκη κανόνα
Ο πιο γρήγορος τρόπος για να ξεκινήσετε έναν νέο κανόνα είναι να ανοίξετε ένα μήνυμα στο Mail και να βασίσετε τον κανόνα στις πληροφορίες του μηνύματος. Εάν επιλέγεται ένα μήνυμα όταν προσθέτετε έναν νέο κανόνα, το Mail χρησιμοποιεί τις πληροφορίες στα πεδία Από, Προς και Θέμα για να συμπληρώσει τις συνθήκες του κανόνα. Αν ανοίξετε το μήνυμα, εμφανίζεται επίσης οποιοδήποτε συγκεκριμένο κείμενο χρειάζεστε για τον κανόνα.
Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα με βάση ένα επιλεγμένο μήνυμα:
-
Μετάβαση στο Mail > Προτιμήσεις.
Image -
Σε Προτιμήσεις, επιλέξτε Κανόνες.
Image -
Επιλέξτε Προσθήκη κανόνα.
Image -
Στο πλαίσιο κειμένου Description, εισαγάγετε ένα όνομα για τον κανόνα, για παράδειγμα, Παράδειγμα Κατάστασης CC Τράπεζας.
Image
Προσθήκη της πρώτης συνθήκης
Η πρόταση If εναλλάσσεται μεταξύ δύο συνθηκών: Εάν υπάρχει και Εάν όλες. Η πρόταση If είναι χρήσιμη για πολλές συνθήκες, όπως σε αυτό το παράδειγμα, όπου θέλετε να δοκιμάσετε και τα δύο πεδία Από και Θέμα. Εάν κάνετε δοκιμή μόνο για μία συνθήκη, η πρόταση If δεν έχει σημασία, επομένως μπορείτε να την αφήσετε στην προεπιλεγμένη της θέση.
-
Επιλέξτε If > Όλα.
Image - Στην ενότητα συνθήκες κάτω από τη δήλωση If, επιλέξτε το πρώτο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε From.
- Επιλέξτε το δεύτερο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε contains.
- Εάν ένα μήνυμα είναι ανοιχτό (ή επιλεγμένο) όταν δημιουργείτε αυτόν τον κανόνα, το πεδίο δίπλα στο περιέχει συμπληρώνεται αυτόματα με την κατάλληλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Από. Διαφορετικά, εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες χειροκίνητα. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε alert.examplebank.com.
Προσθήκη της δεύτερης συνθήκης
Για να δημιουργήσετε σύνθετους κανόνες, προσθέστε ένα δεύτερο σύνολο συνθηκών για να φιλτράρετε περαιτέρω τα μηνύματα. Σε αυτό το σεμινάριο, ο κανόνας εφαρμόζεται σε μηνύματα που προέρχονται από έναν καθορισμένο αποστολέα και περιέχουν μια καθορισμένη γραμμή θέματος.
Για να προσθέσετε μια δεύτερη συνθήκη σε έναν κανόνα:
-
Μεταβείτε στα δεξιά της πρώτης γραμμής συνθήκης και κάντε κλικ στο κουμπί Συν (+) για να προσθέσετε μια δεύτερη γραμμή συνθήκης.
Image - Στην ενότητα δεύτερης συνθήκης, επιλέξτε το πρώτο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε Θέμα.
- Επιλέξτε το δεύτερο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε contains.
- Εάν ένα μήνυμα είναι ανοιχτό, το πεδίο δίπλα στο πεδίο περιέχει συμπληρώνεται αυτόματα με τη γραμμή θέματος από το email. Διαφορετικά, εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες χειροκίνητα. Για παράδειγμα, εισαγάγετε Παράδειγμα κίνησης τραπεζικού λογαριασμού.
Προσθήκη της ενέργειας που πρέπει να εκτελεστεί
Επιλέξτε μια ενέργεια που θα εκτελεστεί στα μηνύματα που επιλέγονται από τις συνθήκες του κανόνα. Σε αυτό το παράδειγμα, τα μηνύματα που πληρούν τις προϋποθέσεις του κανόνα για τον αποστολέα και το θέμα επισημαίνονται με κόκκινο χρώμα.
Για να προσθέσετε μια ενέργεια σε έναν κανόνα:
-
Στην ενότητα Εκτελέστε τις ακόλουθες ενέργειες, επιλέξτε το πρώτο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε Ορισμός χρώματος.
Image - Επιλέξτε το δεύτερο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε του κειμένου.
- Επιλέξτε το τρίτο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε Red.
- Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τον νέο κανόνα.
Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες από μία ενέργειες, όπως μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες από μία συνθήκες. Χρησιμοποιήστε πολλά κριτήρια για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα του κανόνα.
Ο νέος κανόνας εφαρμόζεται σε όλα τα επόμενα μηνύματα που λαμβάνετε. Εάν θέλετε ένας νέος κανόνας για την επεξεργασία του τρέχοντος περιεχομένου των εισερχομένων σας, πατήστε Command+ A για να επιλέξετε όλα τα μηνύματα στα εισερχόμενα και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο το μενού Mail, επιλέξτε Message και επιλέξτε Εφαρμογή κανόνων
