Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Λογαριασμός Non-Exchange: Δημιουργήστε ένα νέο πρότυπο μηνύματος email και, στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν κανόνα για να στείλετε μια αυτόματη απάντηση.
- Λογαριασμός ανταλλαγής: Αρχείο > Πληροφορίες > Αυτόματες απαντήσεις 643345 Αποστολή αυτόματων απαντήσεων > σύνταξη μηνύματος > επιλογή χρόνου έναρξης και λήξης > OK.
- Στο Outlook.com: Ρυθμίσεις > Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook > Mail3 64 Αυτόματες απαντήσεις > Ενεργοποίηση αυτόματων απαντήσεων > σύνθεση > Αποθήκευση..
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να δημιουργήσετε ένα μήνυμα απάντησης εκτός γραφείου για το Outlook 2019, 2016, 2013. Το Outlook για το Microsoft 365 και το Outlook.com, ανάλογα με τον τύπο του λογαριασμού που χρησιμοποιείτε. Εξηγεί επίσης πώς να προσδιορίσετε εάν έχετε λογαριασμό Exchange.
Πώς να ορίσετε αυτόματες απαντήσεις στο Outlook
Μια αποτελεσματική αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook διασφαλίζει ότι όσο λείπετε, οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι όταν θα επιστρέψετε και τι πρέπει να κάνουν εάν αντιμετωπίζουν κάποιο πρόβλημα που χρειάζεται άμεση προσοχή.
Η ρύθμιση για μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook διαφέρει ανάλογα με το αν ο λογαριασμός email σας βρίσκεται σε διακομιστή Microsoft Exchange ή είναι λογαριασμός email IMAP ή POP (όπως κοινές υπηρεσίες email όπως το Gmail, το Yahoo Mail και άλλα).
Πώς να πείτε εάν έχετε λογαριασμό Exchange
Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν χρησιμοποιείτε το Outlook με λογαριασμό Exchange, κοιτάξτε στη γραμμή κατάστασης στο κάτω μέρος του παραθύρου του Outlook. Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό Exchange, θα δείτε Συνδεδεμένος με: Microsoft Exchange στη γραμμή κατάστασης.
Δημιουργήστε το πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματης απάντησης
Για να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση στο Outlook για λογαριασμό email IMAP ή POP (για το Exchange, βλ. παρακάτω), χρησιμοποιήστε τη λειτουργία κανόνων του Outlook. Ξεκινήστε δημιουργώντας ένα πρότυπο email για το email αυτόματης απάντησης που θα σταλεί στους παραλήπτες ενώ λείπετε.
-
Επιλέξτε Νέο email.
Image -
Εισαγάγετε το Θέμα για το email και το κείμενο του μηνύματος που λέει στον παραλήπτη ότι δεν είστε διαθέσιμοι.
Ενημερώστε τους παραλήπτες πότε μπορούν να περιμένουν μια προσωπική απάντηση από εσάς και να έχουν επίγνωση του πόσες πληροφορίες αποκαλύπτετε στην αυτόματη απάντησή σας, επειδή η αποκάλυψη πάρα πολλών πληροφοριών μπορεί να εγκυμονεί κινδύνους.
-
Όταν ολοκληρώσετε τη σύνταξη του μηνύματος αυτόματης απάντησης, επιλέξτε Αρχείο.
Image -
Επιλέξτε Αποθήκευση ως.
Image -
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Αποθήκευση ως τύπου και επιλέξτε Πρότυπο Outlook.
Image -
Το
Outlook χρησιμοποιεί το θέμα του προτύπου από προεπιλογή ως όνομα στο πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου. Αλλάξτε το σε οτιδήποτε σας αρέσει που σας επιτρέπει να γνωρίζετε ότι είναι το αρχείο προτύπου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου.
-
Επιλέξτε Αποθήκευση.
Image - Κλείστε το παράθυρο μηνύματος.
Δημιουργία κανόνα αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου
Το επόμενο βήμα για τους λογαριασμούς email IMAP ή POP είναι να ρυθμίσετε έναν κανόνα του Outlook. Αυτός ο κανόνας θα στείλει μια απάντηση χρησιμοποιώντας το πρότυπο που δημιουργήσατε στην προηγούμενη ενότητα.
-
Επιλέξτε Αρχείο > Πληροφορίες.
Image -
Επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.
Image -
Επιλέξτε την καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Image -
Κάτω από Εφαρμογή αλλαγών σε αυτόν τον φάκελο, επιλέξτε τον λογαριασμό email για τον οποίο δημιουργείτε την αυτόματη απάντηση.
Θα έχετε την επιλογή να εφαρμόσετε τον νέο σας κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς σε μεταγενέστερο βήμα.
-
Επιλέξτε Νέος κανόνας.
Image -
Στην ενότητα Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα, επιλέξτε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω.
Image - Επιλέξτε Επόμενο.
-
Κάτω από Βήμα 1: Επιλέξτε συνθήκες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Όπου το όνομά μου βρίσκεται στο πλαίσιο Προς.
Ο κανόνας αυτόματης απάντησης απαντά σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα, εάν διαγράψετε όλα τα πλαίσια ελέγχου συνθήκης.
Image - Επιλέξτε Επόμενο.
-
Κάτω από Βήμα 1: Επιλέξτε ενέργειες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου απάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο.
Image -
Κάτω από Βήμα 2: Επεξεργαστείτε την περιγραφή του κανόνα (κάντε κλικ σε μια υπογραμμισμένη τιμή), επιλέξτε τον σύνδεσμο ένα συγκεκριμένο πρότυπο.
Image -
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Look In και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων.
Image -
Επισημάνετε το πρότυπο που δημιουργήσατε.
Image - Επιλέξτε Άνοιγμα.
- Στο παράθυρο διαλόγου Rules Wizard, επιλέξτε Επόμενο.
-
Κάτω από Βήμα 1: Επιλέξτε εξαίρεση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου εκτός εάν πρόκειται για αυτόματη απάντηση.
Image - Επιλέξτε Επόμενο.
- Σε Βήμα 1: Καθορίστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον κανόνα αυτόματης απάντησης.
-
Σε Βήμα 2: Ρύθμιση επιλογών κανόνα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση αυτού του κανόνα εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση. Εάν δεν θέλετε να είναι ενεργή η αυτόματη απάντηση τώρα, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου.
Εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς email στους οποίους θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την αυτόματη απάντηση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία αυτού του κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς.
- Επιλέξτε Τέλος.
- Στο παράθυρο διαλόγου Rules and Alerts, επιλέξτε OK.
Το Outlook στέλνει μια αυτόματη απάντηση στη διεύθυνση κάθε email που λαμβάνεται μία φορά ανά περίοδο σύνδεσης. αποστέλλεται μια δεύτερη αυτόματη απάντηση αφού κλείσει και ανοίξει ξανά το Outlook.
Πώς να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις για λογαριασμούς email IMAP και POP
Για λογαριασμούς email IMAP και POP, ενεργοποιήστε την αυτόματη απάντηση όποτε τη χρειάζεστε. Μεταβείτε στο Αρχείο > Διαχείριση κανόνων & ειδοποιήσεων > Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην αυτόματη κανόνας απάντησης και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
Για να απενεργοποιήσετε την απάντηση, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
Αυτόματες απαντήσεις για λογαριασμούς Microsoft Exchange
Εάν ο λογαριασμός email σας είναι λογαριασμός Microsoft Exchange (μπορείτε να ρυθμίσετε έναν λογαριασμό Outlook.com ως λογαριασμό Exchange στο Outlook), μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου απευθείας στον διακομιστή. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για το Outlook 2019, 2016 και το Outlook για το Microsoft 365.
- Επιλέξτε Αρχείο > Πληροφορίες.
-
Επιλέξτε Αυτόματες απαντήσεις.
Image -
Επιλέξτε Αποστολή αυτόματων απαντήσεων. Συνθέστε το μήνυμα αυτόματης απάντησης στο πλαίσιο κειμένου.
Για να απενεργοποιήσετε μια αυτόματη απάντηση, μεταβείτε στο πλαίσιο διαλόγου Αυτόματες απαντήσεις και επιλέξτε Να μην αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις. Οι αυτόματες απαντήσεις δεν αποστέλλονται πλέον.
- Προαιρετικά, ορίζεται το χρονικό πλαίσιο κατά το οποίο θέλετε να είναι ενεργή η αυτόματη απάντηση. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μόνο αποστολή σε αυτό το χρονικό εύρος. Στη συνέχεια, ορίστε την Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης Μόνο τα μηνύματα που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια αυτού του εύρους θα λαμβάνουν αυτόματη απάντηση.
-
Εάν εργάζεστε σε μια εταιρεία ή οργανισμό, ενδέχεται να έχετε πρόσθετες επιλογές για τις αυτόματες απαντήσεις σας:
- Μέσα στον οργανισμό μου: Αυτό το μήνυμα αποστέλλεται σε μηνύματα που λαμβάνονται από άλλους εντός της ίδιας εταιρείας ή οργανισμού με εσάς.
- Έξω από τον οργανισμό μου: Το μήνυμα αποστέλλεται σε άτομα εκτός του οργανισμού σας. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη απάντηση σε άτομα εκτός του οργανισμού μου.
Υπάρχουν κίνδυνοι ασφάλειας με τις αυτόματες απαντήσεις.
- Επιλέξτε OK.
Εργαλεία και πρόσθετα αυτόματης απάντησης του Outlook
Αντί να ορίσετε έναν κανόνα στο Outlook με μη αυτόματο τρόπο, χρησιμοποιήστε ένα πρόσθετο όπως το Mail Responder για το Outlook ή εργαλεία όπως το Email Responder (FreeBusy) ή το Auto Reply Manager. Αυτά τα εργαλεία είναι έξυπνα για την αποστολή μόνο απαραίτητων απαντήσεων εκτός γραφείου.
Για να διατηρήσετε τις απαντήσεις εκτός γραφείου πιο κεντρικά σε έναν διακομιστή Exchange (συμπεριλαμβανομένων προτύπων που διαθέτουν πεδία συγχωνευμένα με την υπηρεσία καταλόγου Active Directory), δοκιμάστε το Symprex Out-of-Office Manager.
Πώς να ενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις στο Outlook.com
Η ενεργοποίηση αυτόματων απαντήσεων στο Outlook.com είναι μια απλή διαδικασία. Η δυνατότητα δεν προσφέρει τόσες πολλές επιλογές όπως το λογισμικό του Outlook, αλλά είναι εύκολο στη χρήση.
-
Στη σελίδα αλληλογραφίας του Outlook.com, επιλέξτε Ρυθμίσεις > Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook.
Image -
Επιλέξτε Mail > Αυτόματες απαντήσεις.
Image -
Ενεργοποίηση του διακόπτη Ενεργοποίηση αυτόματων απαντήσεων.
Για να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις, απενεργοποιήστε την εναλλαγή Αυτόματες απαντήσεις στο.
Image - Προαιρετικό: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή απαντήσεων μόνο κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου. Καθορίστε την Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης. Οι αυτόματες απαντήσεις αποστέλλονται μόνο κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού πλαισίου.
-
Εισαγάγετε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε όσο είναι ενεργοποιημένες οι αυτόματες απαντήσεις.
Image - Προαιρετικά, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή απαντήσεων μόνο στις επαφές για να στείλετε αυτόματες απαντήσεις μόνο στα άτομα και τις διευθύνσεις email στις επαφές σας στο Outlook.com.
- Επιλέξτε Αποθήκευση.
