Πολλά προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων των Microsoft Outlook και Apple Mail, σας επιτρέπουν να ζητάτε και να στέλνετε αποδείξεις ανάγνωσης. Εάν είστε αποστολέας που θέλει να μάθει εάν το email του ελήφθη και διαβάστηκε, θα ζητήσετε μια απόδειξη ανάγνωσης. Εάν λάβετε ένα email με αίτημα απόδειξης ανάγνωσης, έχετε την επιλογή να στείλετε πίσω μια απόδειξη ανάγνωσης. Ακολουθούν ορισμένες περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις αποδείξεις ανάγνωσης, τον σκοπό τους και ποιες είναι οι επιλογές σας.
Αποστολή αιτημάτων αποδείξεων ανάγνωσης με το email σας
Αν και η ακριβής διαδικασία διαφέρει ελαφρώς ανάλογα με το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, είναι συνήθως εύκολο να επισυνάψετε ένα αίτημα απόδειξης ανάγνωσης στο email σας πριν στείλετε το μήνυμα. Αλλά η αποστολή ενός αιτήματος απόδειξης ανάγνωσης δεν εγγυάται ότι θα λάβετε πίσω μια απόδειξη ανάγνωσης.
Ο παραλήπτης του email σας δεν χρειάζεται να στείλει απόδειξη ανάγνωσης εάν δεν το θέλει. Δεν θέλουν όλοι ένας αποστολέας να γνωρίζει εάν έχει ανοίξει και διαβάσει το email του. Οι παραλήπτες μπορεί να μην είναι έτοιμοι να αντιμετωπίσουν τυχόν αιτήματα ή ενέργειες που απαιτούνται ή μπορεί να προτιμούν να μην απαντήσουν για λόγους απορρήτου.
Δεν υποστηρίζουν όλα τα προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποδείξεις ανάγνωσης και οι χρήστες μπορούν να απενεργοποιήσουν αυτήν τη λειτουργία στο τέλος τους, επομένως ο παραλήπτης σας μπορεί να μην γνωρίζει καν ότι ζητάτε απόδειξη ανάγνωσης.
Συνήθως, οι αποδείξεις ανάγνωσης λειτουργούν καλύτερα σε ένα περιβάλλον επιχείρησης ή οργανισμού όπου όλοι χρησιμοποιούν την ίδια υπηρεσία email και έχουν κοινούς στόχους παραγωγικότητας.
Θεωρείται κακή εθιμοτυπία μέσω email να ζητάτε απόδειξη ανάγνωσης για κάθε email όταν δεν υπάρχει κανένας επαγγελματικός λόγος ή δεν διαβιβάζονται κρίσιμες πληροφορίες. Για καλύτερα αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε αποδείξεις ανάγνωσης μόνο σε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή όταν το επιβάλλουν επαγγελματικοί λόγοι.
Κατώτατη γραμμή
Αν διαπιστώσετε ότι οι παραλήπτες σας διστάζουν να στείλουν πίσω αποδείξεις ανάγνωσης, δοκιμάστε να ζητήσετε επιβεβαίωση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, προσθέστε μια γραμμή στο email σας που λέει κάτι σαν, "Η προθεσμία μας είναι περιορισμένη. Επιβεβαιώστε τη λήψη αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" ή, "Στείλτε μια σύντομη απάντηση ώστε να γνωρίζω ότι όλοι έλαβαν αυτές τις πληροφορίες". Είναι εξίσου πιθανό να λάβετε μια επιβεβαίωση όπως και με τη χρήση αποδείξεων ανάγνωσης.
Θα πρέπει να στείλετε πίσω μια απόδειξη ανάγνωσης;
Εάν βρίσκεστε στη λήψη ενός αιτήματος απόδειξης ανάγνωσης, εξαρτάται από εσάς εάν θέλετε να το στείλετε ή όχι. Σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον, είναι πιθανό να στείλετε πίσω μια απόδειξη ανάγνωσης εάν ζητηθεί, ειδικά όταν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφορά έργα και περιορισμένες προθεσμίες.
Σε άλλες ρυθμίσεις, χρησιμοποιήστε την καλύτερη κρίση σας σχετικά με την πιο προσεκτική ενέργεια που πρέπει να κάνετε. Εάν πλημμυρίσετε από αιτήματα αποδείξεων ανάγνωσης σε μη σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία.
