Έχετε βάλει πολλή δουλειά στο υπολογιστικό φύλλο του Excel, μην το αφήσετε να σας ξεφύγει γιατί ξεχάσατε να το αποθηκεύσετε. Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να διατηρήσετε την εργασία σας ασφαλή και αποθηκευμένη για την επόμενη φορά που θα χρειαστείτε αυτό το σημαντικό αρχείο. Όταν θέλετε να μοιραστείτε την εργασία σας, αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας σε μορφή PDF.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel 2019, 2016, 2013, 2010. Excel για Microsoft 365 και Excel για Mac.
Χρήση Excel Αποθήκευση πλήκτρων συντόμευσης
Υπάρχουν τρεις τρόποι για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο στο Excel:
- Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως. Στο Excel 2019, επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση αντιγράφου.
- Επιλέξτε Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Χρησιμοποιήστε το Ctrl+ S πλήκτρο συντόμευσης.
Εάν εργάζεστε σε Mac, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο Command αντί για το πλήκτρο Control.
Εάν το αρχείο έχει αποθηκευτεί στο παρελθόν, ο δείκτης αλλάζει σε εικονίδιο κλεψύδρας ενώ πραγματοποιείται η αποθήκευση. Εάν το βιβλίο εργασίας αποθηκεύεται για πρώτη φορά, ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.
Πρώτη Έκπτωση
Όταν ένα αρχείο αποθηκεύεται για πρώτη φορά, πρέπει να καθοριστούν δύο στοιχεία στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως. Εισαγάγετε ένα όνομα για το αρχείο και επιλέξτε τη θέση όπου θα αποθηκευτεί.
Τα ονόματα αρχείων μπορούν να περιέχουν έως και 255 χαρακτήρες συμπεριλαμβανομένων των κενών.
Κατώτατη γραμμή
Η χρήση των πλήκτρων Ctrl+S είναι ένας εύκολος τρόπος αποθήκευσης δεδομένων. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη συντόμευση συχνά, τουλάχιστον κάθε πέντε λεπτά, για να αποφύγετε την απώλεια δεδομένων.
Καρφίτσωμα Αποθήκευση τοποθεσιών
Εάν ανοίγετε συχνά ορισμένα αρχεία ή φακέλους στο Excel, καρφιτσώστε τα στη λίστα με τα πρόσφατα ανοιχτά αρχεία σας. Αυτό διατηρεί την τοποθεσία εύκολα προσβάσιμη στην κορυφή της πρόσφατης λίστας.
Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των τοποθεσιών που μπορούν να καρφιτσωθούν. Για να καρφιτσώσετε μια τοποθεσία αποθήκευσης:
-
Για να καρφιτσώσετε έναν φάκελο, επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως.
Image -
Επιλέξτε Πρόσφατα και, στη δεξιά πλευρά του παραθύρου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το βιβλίο εργασίας ή το φάκελο που θέλετε να καρφιτσώσετε. Μια μικρή οριζόντια εικόνα μιας πινέζας εμφανίζεται για αυτήν τη θέση.
Image -
Επιλέξτε την pin για αυτήν την τοποθεσία. Ο φάκελος μετακινείται στη λίστα Καρφιτσωμένη και η οριζόντια ακίδα ώθησης αλλάζει σε κάθετη ακίδα.
Image - Για να ξεκαρφιτσώσετε μια τοποθεσία, επιλέξτε την κάθετη καρφίτσα για να την αλλάξετε ξανά σε οριζόντια καρφίτσα και να την αφαιρέσετε από τη λίστα Καρφιτσωμένη.
Κατώτατη γραμμή
Όταν θέλετε ένα αντίγραφο ενός φύλλου εργασίας ή ενός ολόκληρου βιβλίου εργασίας που κανείς δεν μπορεί να επεξεργαστεί και όλοι να μπορούν να δουν, να μετατρέψουν ή να αποθηκεύσουν τα αρχεία σας Excel σε μορφή PDF. Ένα αρχείο PDF (Portable Document Format) επιτρέπει σε άλλους να προβάλλουν έγγραφα χωρίς να χρειάζονται το αρχικό πρόγραμμα, όπως το Excel, εγκατεστημένο στον υπολογιστή τους. Αντίθετα, οι χρήστες ανοίγουν το αρχείο με ένα δωρεάν πρόγραμμα ανάγνωσης PDF, όπως το Adobe Acrobat Reader.
Αποθήκευση του ενεργού φύλλου εργασίας σε μορφή PDF
Κατά την αποθήκευση ενός αρχείου σε μορφή PDF, από προεπιλογή αποθηκεύεται μόνο το τρέχον ή το ενεργό φύλλο εργασίας (το φύλλο εργασίας στην οθόνη).
Για να αποθηκεύσετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε μορφή PDF:
-
Επιλέξτε Αρχείο.
Image -
Επιλέξτε Αποθήκευση ως για να ανοίξετε το παράθυρο Αποθήκευση ως.
Image -
Επιλέξτε την τοποθεσία όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο.
Image -
Εισαγάγετε ένα όνομα για το αρχείο.
Image -
Επιλέξτε το κάτω βέλος Αποθήκευση ως τύπου.
Image -
Κάντε κύλιση στη λίστα για να βρείτε και επιλέξτε PDF (.pdf).
Image -
Επιλέξτε Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε το αρχείο σε μορφή PDF και να κλείσετε το παράθυρο.
Image
Αποθήκευση ολόκληρου βιβλίου εργασίας σε μορφή PDF
Η προεπιλεγμένη επιλογή Αποθήκευση ως αποθηκεύει μόνο το τρέχον φύλλο εργασίας σε μορφή PDF. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να αποθηκεύσετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας σας ως αρχείο PDF:
-
Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως.
Image -
Επιλέξτε Browse για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.
Image -
Επιλέξτε Αποθήκευση ως τύπου για να ανοίξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε PDF. Το κουμπί Επιλογές εμφανίζεται στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.
Image -
Επιλέξτε Επιλογές για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές.
Image -
Select Ολόκληρο το βιβλίο εργασίας στην ενότητα Δημοσίευση τι.
Image -
Επιλέξτε OK για να επιστρέψετε στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.
Image - Επιλέξτε Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σε μορφή PDF και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
Αυτόματη αποθήκευση στο OneDrive
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft 365, το Excel αποθηκεύει αυτόματα την εργασία σας όταν επιλέγετε να αποθηκεύσετε αρχεία στον λογαριασμό αποθήκευσης cloud στο OneDrive. Όταν τα αρχεία σας αποθηκεύονται στο OneDrive, τα έγγραφα αποθηκεύονται αυτόματα κάθε λίγα δευτερόλεπτα, εξαλείφοντας την ανάγκη να επιλέγετε συνεχώς Αποθήκευση ή να χρησιμοποιείτε πλήκτρα συντόμευσης.
Για να λειτουργήσει η λειτουργία Αυτόματης αποθήκευσης, αποθηκεύστε έγγραφα σε μια τοποθεσία στο φάκελο OneDrive. Η λειτουργία Αυτόματης αποθήκευσης δεν λειτουργεί με καμία τοποθεσία στον υπολογιστή ή το Mac σας.
Εάν διαθέτετε Microsoft 365 και αποθηκεύετε τα αρχεία σας στο OneDrive, ενεργοποιήστε την Αυτόματη αποθήκευση επιλέγοντας τον διακόπτη εναλλαγής στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης του Excel. Όταν είναι ενεργοποιημένο, ο διακόπτης θα λέει On. Για να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία και να αποθηκεύσετε την εργασία σας με μη αυτόματο τρόπο, αλλάξτε την σε Απενεργοποίηση.
