Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Μη αυτόματο αρχείο: Μεταβείτε στο Αρχείο > Πληροφορίες > Εργαλεία > Clean Up Old Items . Στο αναδυόμενο παράθυρο Αρχείο, επιλέξτε Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου και όλων των υποφακέλων.
- Στη συνέχεια, επιλέξτε το φάκελο για το αρχείο. Επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Αρχειοθέτηση στοιχείων παλαιότερα από και ορίστε μια ημερομηνία.
- Αυτόματη αρχειοθέτηση: Μεταβείτε στο Αρχείο > Επιλογές > Σύνθετες 643345 AutoArchive Settings . Επιλέξτε Εκτέλεση AutoArchive κάθε και εισαγάγετε ένα χρονικό διάστημα.
Αν αφήσετε πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να συσσωρεύονται στα εισερχόμενά σας, η απόδοση του Outlook μπορεί να υποφέρει. Μάθετε πώς να αρχειοθετείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook και να διαχειρίζεστε αυτά τα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε αυτόματα. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Outlook για Microsoft 365 και το Outlook 2019, 2016, 2013 και 2010.
Τρόπος αρχειοθέτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook με μη αυτόματο τρόπο
Αν προτιμάτε να ελέγχετε πότε αρχειοθετούνται τα παλιά σας email και πού αρχειοθετούνται, υπάρχει μια μη αυτόματη διαδικασία που μπορείτε να ακολουθήσετε για να το κάνετε αυτό. Μπορείτε να αρχειοθετήσετε μη αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε οποιονδήποτε φάκελο.
-
Ανοίξτε το Outlook και επιλέξτε Αρχείο > Πληροφορίες > Εργαλεία >Καθαρισμός παλαιών αντικειμένων.
Image -
Στο αναδυόμενο παράθυρο Αρχείο, επιλέξτε Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου και όλων των υποφακέλων και, στη συνέχεια, επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να αρχειοθετήσετε τα στοιχεία.
Image -
Επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Αρχειοθέτηση στοιχείων παλαιότερα από και, στη συνέχεια, ορίστε την ημερομηνία μετά την οποία θέλετε να αρχειοθετήσετε τα μηνύματα.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Browse για να προσδιορίσετε ένα μεμονωμένο αρχείο PST που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για αυτό το αρχείο. Ή μπορείτε να το διατηρήσετε ως το προεπιλεγμένο όνομα αρχείου.
Image -
Επιλέξτε OK. Το Outlook θα αρχειοθετήσει τώρα τα μηνύματα σε αυτόν τον φάκελο σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που έχετε διαμορφώσει.
Image -
Εάν προτιμάτε να αρχειοθετείτε τα μηνύματα σε όλους τους φακέλους και όχι σε μεμονωμένους, επιλέξτε Αρχειοθέτηση όλων των φακέλων σύμφωνα με τις ρυθμίσεις της Αυτόματης Αρχειοθέτησης Εάν επιλέξετε αυτό, θα χρειαστεί να επιστρέψτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε δεξί κλικ σε έναν από τους φακέλους για τους οποίους θέλετε να ορίσετε τις ρυθμίσεις Αυτόματης Αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ιδιότητες
Image -
Στο παράθυρο Ιδιότητες, επιλέξτε την καρτέλα AutoArchive.
Image -
Επιλέξτε Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου χρησιμοποιώντας αυτές τις ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, διαμορφώστε τις ρυθμίσεις σε πόσους μήνες μηνύματα θέλετε να διατηρήσετε και πού να μετακινήσετε παλιά στοιχεία.
Χρησιμοποιώντας τις Ρυθμίσεις Αυτόματης Αρχειοθέτησης, διαμορφώστε τόσο τον τρόπο αρχειοθέτησης των μηνυμάτων όταν έχετε ενεργοποιήσει την Αυτόματη Αρχειοθέτηση, όσο και τον τρόπο αρχειοθέτησης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν τα αρχειοθετείτε με μη αυτόματο τρόπο χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις Αυτόματης αρχειοθέτησης.
Image
Τρόπος μη αυτόματης ενεργοποίησης της αυτόματης αρχειοθέτησης
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε αυτόματα. Εάν έχετε ήδη ρυθμίσει τις ρυθμίσεις Αυτόματης Αρχειοθέτησης για όλους τους φακέλους σας όπως περιγράφεται παραπάνω, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη διαδικασία αρχειοθέτησης αμέσως.
Επιλέξτε Αρχείο > Πληροφορίες > Εργαλεία > C και, στη συνέχεια, επιλέξτε AutoArchive για να ενεργοποιήσετε τη διαδικασία αρχειοθέτησης. Αυτό θα χρησιμοποιήσει τις ρυθμίσεις AutoArchive που έχετε διαμορφώσει για κάθε φάκελο αλληλογραφίας.
Πώς να ενεργοποιήσετε αυτόματα την Αυτόματη Αρχειοθέτηση
Εκτός από τη μη αυτόματη ενεργοποίηση της διαδικασίας αρχειοθέτησης, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το AutoArchive ώστε να εκτελείται τακτικά.
-
Επιλέξτε Αρχείο > Επιλογές > Για προχωρημένους >.
Image -
Στο παράθυρο ρυθμίσεων Αυτόματης Αρχειοθέτησης, επιλέξτε Εκτέλεση Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε και εισαγάγετε πόσο συχνά θέλετε να εκτελείται η Αυτόματη Αρχειοθέτηση.
Μπορείτε να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις ώστε να σας ζητούν όταν εκτελείται η Αυτόματη Αρχειοθέτηση και να ρυθμίσετε είτε να διαγράφει παλιά μηνύματα email είτε να τα μετακινεί σε ένα αρχείο PST αρχειοθέτησης στον υπολογιστή σας.
Image -
Επιλέξτε OK,και η Αυτόματη Αρχειοθέτηση θα εκτελεστεί στο διάστημα που έχετε ορίσει, επομένως δεν χρειάζεται ποτέ να ανησυχείτε μήπως τα εισερχόμενά σας καταλαμβάνουν πολύ χώρο.
Image
Χρήση του Outlook Sweep για αυτόματη αρχειοθέτηση στο Outlook Web
Στο Outlook Online, η αρχειοθέτηση μηνυμάτων είναι μια μη αυτόματη διαδικασία. Μια λειτουργία που ονομάζεται Outlook Sweep σάς βοηθά να διατηρείτε τα εισερχόμενά σας καθαρά.
Είναι αδύνατο να αλλάξετε την ηλικία των μηνυμάτων που αρχειοθετείτε, αλλά τουλάχιστον η λειτουργία σάρωση σάς δίνει τη δυνατότητα να αρχειοθετήσετε όλα τα μηνύματα εισερχομένων σας παλαιότερα των 10 ημερών. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας καθαρά αυτόματα.
-
Ανοίξτε τα εισερχόμενα του λογαριασμού όπου θέλετε να αρχειοθετήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε το email που θέλετε να αρχειοθετήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Sweep από το μενού.
Image -
Στην αναδυόμενη οθόνη, επιλέξτε Να μετακινούνται πάντα μηνύματα παλαιότερα των 10 ημερών από το φάκελο INBOX.
Image -
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού Μετακίνηση σε και επιλέξτε Αρχείο.
Image
