Στη Microsoft Access, το GROUP BY είναι μια ρήτρα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συνδυάσετε εγγραφές με ίδιες τιμές σε ένα συγκεκριμένο πεδίο σε μία εγγραφή. Εάν συμπεριλάβετε μια συνάρτηση συγκεντρωτικής SQL στη δήλωση SELECT, όπως AVG, COUNT ή SUM, η Access δημιουργεί μια συνοπτική τιμή για κάθε εγγραφή.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για την Access για Microsoft 365, Access 2019, 2016, 2013 και 2010.
Χρήση GROUP BY
Μπορείτε να βρείτε και να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση GROUP BY χρησιμοποιώντας ένα ερώτημα SQL στην προβολή SQL. Είναι ένας από τους απλούστερους και πιο άμεσους τρόπους πρόσβασης και ελέγχου των δεδομένων σας.
-
Ξεκινήστε την πρόσβαση και ανοίξτε τη βάση δεδομένων σας.
Αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιεί τη βάση δεδομένων δειγμάτων Northwind.
-
Επιλέξτε την καρτέλα Create.
Image -
Στην ομάδα Ερωτήματα, επιλέξτε Σχεδίαση ερωτήματος.
Image -
Στη λίστα Προσθήκη πινάκων, επιλέξτε τον πίνακα με τον οποίο θέλετε να εργαστείτε.
Image -
Επιλέξτε Προβολή στην ομάδα Αποτελεσμάτων και επιλέξτε SQL Προβολή.
Image - Το κύριο σώμα θα μεταβεί σε ένα παράθυρο τερματικού ερωτήματος. Εδώ, μπορείτε να εισαγάγετε οποιοδήποτε ερώτημα θέλετε.
-
Για να λάβετε μια βασική ομαδοποίηση από την SQL, θα εισαγάγετε κάτι σαν αυτό:
ΕΠΙΛΟΓΗFROM tablename WHERE στήλη/κατηγορία LIKE ‘entry’;
Αντικαταστήστε το πραγματικό όνομα του πίνακα, την επικεφαλίδα κατηγορίας ή στήλης και την πραγματική τιμή καταχώρισης που αναζητάτε.
Ανάλυση του ερωτήματος
Σκεφτείτε, για παράδειγμα, έναν πίνακα δεδομένων παραγγελιών που αποτελείται από τα παρακάτω χαρακτηριστικά:
- OrderID: Μια αριθμητική τιμή που προσδιορίζει μοναδικά κάθε παραγγελία. Αυτό το πεδίο είναι το κύριο κλειδί για τη βάση δεδομένων.
- Salesperson: Μια τιμή κειμένου που παρέχει το όνομα του πωλητή που πούλησε τα προϊόντα. Αυτό το πεδίο είναι ένα ξένο κλειδί σε έναν άλλο πίνακα που περιέχει πληροφορίες προσωπικού.
- CustomerID: Αριθμητική τιμή που αντιστοιχεί σε αριθμό λογαριασμού πελάτη. Αυτό το πεδίο είναι επίσης ένα ξένο κλειδί, που αναφέρεται σε έναν πίνακα που περιέχει πληροφορίες λογαριασμού πελάτη.
- Έσοδα: Μια αριθμητική τιμή που αντιστοιχεί στο ποσό σε δολάρια της πώλησης.
Όταν έρθει η ώρα να πραγματοποιηθούν αξιολογήσεις απόδοσης για πωλητές, ο πίνακας Παραγγελίες περιέχει πολύτιμες πληροφορίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αυτήν την αξιολόγηση. Κατά την αξιολόγηση του Jim, θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να γράψετε ένα απλό ερώτημα που θα ανακτά όλες τις εγγραφές πωλήσεων του Jim:
ΕΠΙΛΟΓΗΑΠΟ Παραγγελίες ΟΠΟΥ Ο Πωλητής ΑΡΕΣΕΙ στον «Τζιμ».
Αυτό θα ανακτούσε όλες τις εγγραφές από τη βάση δεδομένων που αντιστοιχούν στις πωλήσεις που πραγματοποιήθηκαν από τον Jim:
OrderID Salesperson CustomerID Έσοδα
12482 Jim 182 40000
12488 Jim 219 25000
12519 Jim 137 85000
12519 Jim 137 85000 12741 Jim 155 90000
Μπορείτε να ελέγξετε αυτές τις πληροφορίες και να εκτελέσετε μερικούς μη αυτόματους υπολογισμούς για να αναπτύξετε στατιστικά στοιχεία απόδοσης, αλλά αυτό θα ήταν μια κουραστική εργασία που θα έπρεπε να επαναλάβετε για κάθε πωλητή στην εταιρεία. Αντίθετα, μπορείτε να αντικαταστήσετε αυτήν την εργασία με ένα ερώτημα GROUP BY που υπολογίζει τα στατιστικά στοιχεία κάθε πωλητή στην εταιρεία. Γράφετε το ερώτημα και προσδιορίζετε ότι η βάση δεδομένων πρέπει να ομαδοποιεί τα αποτελέσματα με βάση το πεδίο Πωλητής. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις συγκεντρωτικές συναρτήσεις SQL για να εκτελέσετε υπολογισμούς στα αποτελέσματα.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα. Εάν εκτελέσατε την ακόλουθη πρόταση SQL:
SELECT Πωλητής, SUM(Έσοδα) AS 'Σύνολο', MIN(Έσοδα) AS 'Smallest', MAX(Έσοδα) AS 'Largest', AVG(Έσοδα) AS 'Average', COUNT(Έσοδα) AS ' Αριθμός' ΑΠΟ ΟΜΑΔΑ Παραγγελιών ΑΝΑ Πωλητή.
Θα λάβετε τα ακόλουθα αποτελέσματα:
Συνολικός πωλητής Μικρότερος μεγαλύτερος μέσος αριθμός
Jim 250000 10000 90000 50000 50Μαρία 3420004000 24000 102000 570 0 0
Όπως μπορείτε να δείτε, αυτή η ισχυρή λειτουργία σάς επιτρέπει να δημιουργείτε σύντομες αναφορές μέσα από ένα ερώτημα SQL, παρέχοντας πολύτιμη επιχειρηματική ευφυΐα στον διαχειριστή που διεξάγει τις αξιολογήσεις απόδοσης. Η ρήτρα GROUP BY χρησιμοποιείται συχνά σε βάσεις δεδομένων για το σκοπό αυτό και είναι ένα πολύτιμο εργαλείο στον σάκο των τεχνασμάτων του DBA.
