Το Microsoft Word δεν έχει επιλογή απευθείας αποθήκευσης δεδομένων φόρμας ως φύλλο εργασίας του Excel. Ωστόσο, περνώντας μόνο μερικά επιπλέον βήματα, είναι πολύ εύκολο να εξαγάγετε δεδομένα από μια φόρμα του Word στο Excel.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel 2019, 2016, 2013, 2010. Excel για Mac και Excel Online.
Κατώτατη γραμμή
Μια φόρμα Word περιέχει συμπληρωματικά κενά που διευκολύνουν τους χρήστες να συμπληρώσουν σημαντικές πληροφορίες. Συνήθως, αυτές οι φόρμες διανέμονται έτσι ώστε πολλοί άνθρωποι να μπορούν να τις συμπληρώσουν και να τις επιστρέψουν. Η συλλογή όλων των πληροφοριών από αυτές τις φόρμες και η μεταφορά τους σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel είναι μια κουραστική μη αυτόματη διαδικασία. Ευτυχώς, είναι πολύ εύκολο να εξαγάγετε δεδομένα φόρμας Word στο Excel χρησιμοποιώντας αρχεία οριοθετημένα με κόμματα.
Χρήση επιλογών για να επιλέξετε Μορφή οριοθετημένη με κόμμα
Χρειάζονται μόνο μερικές προσαρμογές στο έγγραφο φόρμας Word για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα της φόρμας ως αρχείο οριοθετημένο με κόμματα (CSV). Αυτή η μορφή αρχείου διαχωρίζει κάθε εγγραφή φόρμας με κόμματα. Χρησιμοποιήστε αρχεία CSV για εισαγωγή δεδομένων στο Excel.
Το Microsoft Word είναι αρκετά έξυπνο ώστε να αποθηκεύει μόνο τα δεδομένα από τη φόρμα στο αρχείο CSV. Το επιπλέον κείμενο στο έγγραφο δεν προστίθεται στο αρχείο CSV.
Με το έγγραφο της φόρμας ανοιχτό και συμπληρωμένο με δεδομένα, επιλέξτε Αρχείο > Επιλογές.
- Επιλέξτε Για προχωρημένους στον πίνακα στα αριστερά του πλαισίου διαλόγου Επιλογές.
- Στην ενότητα Διατήρηση πιστότητας κατά την κοινή χρήση αυτού του εγγράφου, τοποθετήστε μια επιλογή στο πλαίσιο δίπλα στο Αποθήκευση δεδομένων φόρμας ως οριοθετημένο αρχείο κειμένου.
- Πατήστε OK για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές του Word.
Σε αυτό το σημείο, υπάρχουν δύο τρόποι εξαγωγής των δεδομένων στο Excel. Είτε αποθηκεύστε το έγγραφο είτε εξάγετε τα δεδομένα.
Χρήση Αποθήκευση ως για εξαγωγή σε CSV
Για να αποθηκεύσετε το έγγραφο σε μορφή CSV:
-
Από το μενού Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση ως. Το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως ανοίγει με τη μορφή αρχείου TXT ήδη επιλεγμένη.
- Ονομάστε το αρχείο και επιλέξτε OK.
- Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου με μια προεπισκόπηση των δεδομένων που εξάγετε από τη φόρμα σε μορφή CSV.
- Πατήστε OK για να εξαγάγετε τα δεδομένα.
Το
Word εξάγει τα δεδομένα φόρμας που πληκτρολογήθηκαν στη φόρμα ως αρχείο .csv, το οποίο μπορεί να ανοίξει με το Excel. Το Word εισάγει κόμματα μεταξύ των πεδίων. Το Excel χρησιμοποιεί κόμματα για να διαχωρίσει τα δεδομένα σε συγκεκριμένα κελιά.
Χρήση Εξαγωγής για αποθήκευση σε CSV
Για να εξαγάγετε τα δεδομένα σε ένα αρχείο CSV:
- Επιλέξτε Αρχείο > Εξαγωγή.
- Επιλέξτε Αλλαγή τύπου αρχείου.
- Κάτω από τους τύπους αρχείων εγγράφου, επιλέξτε Απλό κείμενο (.txt).
- Επιλέξτε Αποθήκευση ως για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.
- Επιλέξτε τη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε Αποθήκευση για να εξαγάγετε τα δεδομένα.
Εισαγωγή δεδομένων φόρμας στο Excel
Μετά την εξαγωγή των δεδομένων της φόρμας Word σε μορφή CSV, τα δεδομένα είναι έτοιμα για εισαγωγή στο Microsoft Excel.
Εάν ανοίξετε το αρχείο χρησιμοποιώντας το Excel, δεν θα δείτε το αρχείο στον φάκελο όπου το αποθηκεύσατε, επειδή το Excel από προεπιλογή εμφανίζει μόνο αρχεία Excel.
Ανοίξτε το αρχείο CSV ακολουθώντας τα εξής βήματα:
- Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο του Excel.
- Επιλέξτε Αρχείο > Άνοιγμα.
- Επιλέξτε Περιήγηση.
- Στην αναπτυσσόμενη λίστα τύπου αρχείου, επιλέξτε Όλα τα αρχεία (.).
- Περιηγηθείτε στο φάκελο όπου βρίσκονται τα εξαγόμενα δεδομένα της φόρμας Word και επιλέξτε το αρχείο κειμένου CSV.
- Επιλέξτε Άνοιγμα.
- Το Excel ανοίγει τον Οδηγό εισαγωγής κειμένου. Επιλέξτε Οριοθετημένο και επιλέξτε Επόμενο.
- Απεπιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Tab και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Κόμμα. Στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.
- Επιλέξτε Τέλος.
Τα δεδομένα από τη φόρμα του Word εμφανίζονται στο φύλλο Excel.
Εισαγωγή δεδομένων φόρμας σε υπάρχον υπολογιστικό φύλλο με το Excel 2019 και 2016
Εάν θέλετε να μεταφέρετε δεδομένα από νέες φόρμες της Microsoft στο ίδιο υπολογιστικό φύλλο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Ανοίξτε το αποθηκευμένο αρχείο Excel.
- Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο πατώντας το σύμβολο + στο κάτω μέρος του υπάρχοντος φύλλου.
- Επιλέξτε το κελί A1.
- Στο μενού Δεδομένα, επιλέξτε Λήψη δεδομένων > Από Αρχείο, > Από Κείμενο/CSV(Στο Microsoft 2010 ή 2013, επιλέξτε From Text ).
- Επιλέξτε το νέο αρχείο κειμένου με τα δεδομένα της φόρμας και επιλέξτε Εισαγωγή.
- Στον Wizard, επιλέξτε Load > Load To.
- Στην ενότητα Πού θέλετε να τοποθετήσετε τα δεδομένα, επιλέξτε Υπάρχον φύλλο εργασίας και βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο A1.
- Πατήστε OK.
Μόλις εισαχθούν τα δεδομένα της φόρμας, προσθέστε τα νέα δεδομένα φόρμας Word στο κύριο φύλλο εργασίας σας:
- Στο Word, επισημάνετε ολόκληρη τη σειρά μόνο με τα δεδομένα.
- Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Αντιγραφή.
- Στο Excel, επιλέξτε το κύριο φύλλο εργασίας σας.
- Επισημάνετε το κελί ακριβώς κάτω από την τελευταία εγγραφή στο φύλλο.
- Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επικόλληση.
Εισαγωγή δεδομένων φόρμας σε υπάρχον υπολογιστικό φύλλο με το Excel 2013 και 2010
Για να μεταφέρετε δεδομένα από νέες φόρμες της Microsoft στο Excel 2013 ή 2010, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Ανοίξτε το αποθηκευμένο αρχείο Excel.
- Επιλέξτε το κελί στην πρώτη στήλη ακριβώς κάτω από τα υπάρχοντα δεδομένα σας.
- Επιλέξτε Δεδομένα > Από Κείμενο.
- Επιλέξτε το νέο αρχείο κειμένου με τα δεδομένα της φόρμας και επιλέξτε Εισαγωγή.
- Στον Οδηγό, επιλέξτε Οριοθετημένο και πατήστε Επόμενο.
- Απεπιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Tab, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Κόμμα και επιλέξτε Επόμενο.
- Πατήστε Finish.
- Σε Πού θέλετε να τοποθετήσετε τα δεδομένα, επιλέξτε Υπάρχον φύλλο εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι το κελί στο οποίο θέλετε να μεταβεί η νέα σειρά είναι επιλεγμένο.
- Πατήστε OK.
Αυτό προσθέτει τα νέα δεδομένα φόρμας του Word στην αμέσως επόμενη σειρά στο κύριο φύλλο εργασίας σας.
