Υπάρχουν δύο κύριοι τρόποι μετατροπής μιας φόρμας της Microsoft Access σε αναφορά - ένας στον οποίο τα δεδομένα γίνονται στατικά και εμφανίζονται όπως θέλετε να εκτυπωθούν και ένας στον οποίο τα δεδομένα παραμένουν ενεργά και μπορούν να τα χειριστείτε για να τα οργανώσετε η αναφορά όπως θέλετε να φαίνεται πριν την εκτυπώσετε.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για την Access 2019, την Access 2016, την Access 2013 και την Access για το Microsoft 365.
Δημιουργία φόρμας στην Access
Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε την πρόσβαση για να δημιουργήσετε μια αναφορά από μια φόρμα, πρέπει να δημιουργήσετε μια φόρμα. Μια φόρμα είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια διεπαφή χρήστη. Ο απλούστερος τρόπος για να δημιουργήσετε μια φόρμα είναι χρησιμοποιώντας τον Οδηγό φόρμας.
- Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε μια φόρμα.
-
Επιλέξτε την καρτέλα Create και επιλέξτε Form Wizard στην ομάδα Forms. Ο οδηγός φόρμας θα ανοίξει.
Image -
Επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα στο οποίο θέλετε να βασίζεται η φόρμα.
Image -
Επιλέξτε κάθε πεδίο που θέλετε να συμπεριλάβετε στη φόρμα και επιλέξτε το κουμπί > για κάθε ένα. Αυτό θα μετακινήσει τα πεδία στη λίστα Selected Fields.
Image -
Επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.
Image -
Επιλέξτε τη διάταξη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη φόρμα σας και επιλέξτε Επόμενο.
Image -
Εισαγάγετε έναν τίτλο για τη φόρμα και επιλέξτε Finish.
Image
Μετατροπή φόρμας για εκτύπωση
Η διαδικασία για τη μετατροπή μιας φόρμας ώστε να μπορείτε να την εκτυπώσετε ως αναφορά είναι σχετικά εύκολη.
Ανοίξτε την αναφορά και ελέγξτε την για να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζεται όπως θέλετε πριν την εκτύπωση. Όταν είστε έτοιμοι, κάντε κλικ στο Αναφορά κάτω από αντικείμενα στην περιοχή Βάση δεδομένων και επιλέξτε την αναφορά.
- Ανοίξτε τη βάση δεδομένων και τη σχετική φόρμα.
-
Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Αποθήκευση ως.
Image -
Επιλέξτε Αποθήκευση αντικειμένου ως.
Image -
Μεταβείτε στην ενότητα που ονομάζεται Αποθήκευση του τρέχοντος αντικειμένου βάσης δεδομένων και επιλέξτε Αποθήκευση αντικειμένου ως.
Image -
Επιλέξτε Αποθήκευση ως. Εισαγάγετε το όνομα για την αναφορά στην περιοχή Αποθήκευση "Δευτερεύουσα φόρμα λίστας καμπάνιας" στο στο αναδυόμενο παράθυρο.
Image -
Αλλαγή As από Φόρμα σε Αναφορά.
Image - Επιλέξτε OK για να αποθηκεύσετε τη φόρμα ως αναφορά.
Μετατροπή φόρμας σε αναφορά που μπορεί να τροποποιηθεί
Η μετατροπή μιας φόρμας σε αναφορά που μπορείτε να τροποποιήσετε είναι λίγο πιο περίπλοκη, επειδή πρέπει να γνωρίζετε σε ποια προβολή βρίσκεστε όταν αποθηκεύετε την αναφορά.
- Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει τη φόρμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
-
Κάντε δεξί κλικ στη φόρμα που θέλετε να μετατρέψετε και κάντε κλικ στο Design View.
Image -
Μετάβαση Αρχείο > Αποθήκευση ως > Αποθήκευση αντικειμένου ως.
Image -
Επιλέξτε Αποθήκευση αντικειμένου ως και επιλέξτε Αποθήκευση ως.
Image -
Εισαγάγετε το όνομα για την αναφορά στο αναδυόμενο παράθυρο και επιλέξτε Αναφορά στο πλαίσιο Ως.
Image - Επιλέξτε OK.
Τώρα μπορείτε να κάνετε προσαρμογές στην αναφορά χωρίς να ξεκινήσετε από την αρχή ή να αποθηκεύσετε μια νέα έκδοση της φόρμας. Εάν πιστεύετε ότι η νέα εμφάνιση πρέπει να γίνει η μόνιμη εμφάνιση, μπορείτε να ενημερώσετε τη φόρμα ώστε να ταιριάζει με τις αλλαγές που κάνατε στην αναφορά.
