Η ομαδοποίηση γραμμών και στηλών στο Excel σάς επιτρέπει να συμπτύξετε και να επεκτείνετε τμήματα ενός φύλλου εργασίας. Αυτό μπορεί να κάνει τα μεγάλα και πολύπλοκα σύνολα δεδομένων πολύ πιο κατανοητά. Οι απόψεις γίνονται συμπαγείς και οργανωμένες. Αυτό το άρθρο σάς δείχνει βήμα προς βήμα πώς να ομαδοποιείτε και να προβάλλετε τα δεδομένα σας.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007. Excel για Microsoft 365, Excel Online και Excel για Mac.
Ομαδοποίηση στο Excel
Μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες είτε επιλέγοντας με μη αυτόματο τρόπο τις σειρές και τις στήλες που θα συμπεριληφθούν είτε μπορείτε να λάβετε το Excel για να εντοπίζει αυτόματα ομάδες δεδομένων. Οι ομάδες μπορούν επίσης να είναι ένθετες μέσα σε άλλες ομάδες για να δημιουργήσουν μια ιεραρχία πολλαπλών επιπέδων. Αφού ομαδοποιηθούν τα δεδομένα σας, μπορείτε να επεκτείνετε και να συμπτύξετε μεμονωμένα ομάδες ή μπορείτε να επεκτείνετε και να συμπτύξετε όλες τις ομάδες σε ένα δεδομένο επίπεδο στην ιεραρχία.
Οι ομάδες παρέχουν έναν πραγματικά χρήσιμο τρόπο πλοήγησης και προβολής μεγάλων και περίπλοκων υπολογιστικών φύλλων. Διευκολύνουν πολύ την εστίαση στα δεδομένα που είναι σημαντικά. Εάν πρέπει να κατανοήσετε πολύπλοκα δεδομένα, θα πρέπει οπωσδήποτε να χρησιμοποιείτε τις Ομάδες και θα μπορούσατε επίσης να επωφεληθείτε από το Power Pivot For Excel.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel για να ομαδοποιήσετε σειρές με μη αυτόματο τρόπο
Για να δημιουργήσετε σειρές ομάδας Excel, η απλούστερη μέθοδος είναι να επιλέξετε πρώτα τις σειρές που θέλετε να συμπεριλάβετε και μετά να τις κάνετε σε μια ομάδα.
-
Για την ομάδα σειρών που θέλετε να ομαδοποιήσετε, επιλέξτε τον αριθμό της πρώτης σειράς και σύρετε προς τα κάτω στον αριθμό της τελευταίας σειράς για να επιλέξετε όλες τις σειρές της ομάδας.
Image -
Επιλέξτε την καρτέλα Δεδομένα > Ομάδα > Ομαδικές Σειρές ή απλώς επιλέξτεGroup , ανάλογα με την έκδοση του Excel που χρησιμοποιείτε.
Image -
Μια λεπτή γραμμή θα εμφανιστεί στα αριστερά των αριθμών σειρών, υποδεικνύοντας την έκταση των ομαδοποιημένων σειρών.
Image Επιλέξτε το μείον (-) για να συμπτύξετε την ομάδα. Μικρά πλαίσια που περιέχουν τους αριθμούς ένα και δύο εμφανίζονται επίσης στην κορυφή αυτής της περιοχής, υποδεικνύοντας ότι το φύλλο εργασίας έχει πλέον δύο επίπεδα στην ιεραρχία του: τις ομάδες και τις μεμονωμένες σειρές εντός των ομάδων.
- Οι σειρές έχουν ομαδοποιηθεί και μπορούν τώρα να συμπτυχθούν και να επεκταθούν όπως απαιτείται. Αυτό καθιστά πολύ πιο εύκολο να εστιάσετε μόνο στα σχετικά δεδομένα.
Τρόπος μη αυτόματης ομαδοποίησης στηλών στο Excel
Για να δημιουργήσετε στήλες ομάδας Excel, τα βήματα είναι σχεδόν τα ίδια με αυτά για τις σειρές.
-
Για την ομάδα στηλών που θέλετε να ομαδοποιήσετε, επιλέξτε το γράμμα της πρώτης στήλης και σύρετε δεξιά στο γράμμα της τελευταίας στήλης, επιλέγοντας έτσι όλες τις στήλες της ομάδας.
Image -
Επιλέξτε την καρτέλα Data > Ομάδα > Στήλες ομάδας, ή επιλέξτε Group, ανάλογα με την έκδοση του Excel που χρησιμοποιείτε.
Image -
Μια λεπτή γραμμή θα εμφανιστεί πάνω από τα γράμματα της στήλης. Αυτή η γραμμή υποδεικνύει την έκταση των ομαδοποιημένων στηλών.
Image Επιλέξτε το μείον (-) για να συμπτύξετε την ομάδα. Μικρά πλαίσια που περιέχουν τους αριθμούς ένα και δύο εμφανίζονται επίσης στην κορυφή αυτής της περιοχής, υποδεικνύοντας ότι το φύλλο εργασίας έχει πλέον δύο επίπεδα στην ιεραρχία του για στήλες, καθώς και για γραμμές.
- Οι σειρές έχουν ομαδοποιηθεί και μπορούν τώρα να συμπτυχθούν και να επεκταθούν όπως απαιτείται.
Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα στήλες και σειρές ομάδας Excel
Ενώ θα μπορούσατε να επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για να δημιουργήσετε κάθε ομάδα στο έγγραφό σας, το Excel μπορεί να εντοπίσει αυτόματα ομάδες δεδομένων και να το κάνει για εσάς. Το Excel δημιουργεί ομάδες όπου οι τύποι αναφέρονται σε μια συνεχή περιοχή κελιών. Εάν το φύλλο εργασίας σας δεν περιέχει τύπους, το Excel δεν θα μπορεί να δημιουργεί αυτόματα ομάδες.
Επιλέξτε την καρτέλα Data > Group > Auto Outline και το Excel θα δημιουργήσει τις ομάδες για σενα. Σε αυτό το παράδειγμα, το Excel προσδιόρισε σωστά κάθε μία από τις ομάδες σειρών. Επειδή δεν υπάρχει ετήσιο σύνολο για κάθε κατηγορία δαπανών, δεν έχει ομαδοποιήσει αυτόματα τις στήλες.
Αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη στο Excel Online, εάν χρησιμοποιείτε το Excel Online, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ομάδες με μη αυτόματο τρόπο.
Πώς να δημιουργήσετε μια ιεραρχία ομάδας πολλών επιπέδων στο Excel
Στο προηγούμενο παράδειγμα, οι κατηγορίες εσόδων και εξόδων ομαδοποιήθηκαν μαζί. Θα ήταν λογικό να ομαδοποιούνται επίσης όλα τα δεδομένα για κάθε έτος. Μπορείτε να το κάνετε με μη αυτόματο τρόπο, εφαρμόζοντας τα ίδια βήματα που χρησιμοποιήσατε για τη δημιουργία του πρώτου επιπέδου ομάδων.
-
Επιλέξτε όλες τις σειρές που θα συμπεριληφθούν.
Image - Επιλέξτε την καρτέλα Δεδομένα > Ομάδα > Ομαδικές Σειρές, ή επιλέξτεGroup , ανάλογα με την έκδοση του Excel που χρησιμοποιείτε.
-
Μια άλλη λεπτή γραμμή θα εμφανιστεί στα αριστερά των γραμμών που αντιπροσωπεύει τις υπάρχουσες ομάδες και υποδεικνύει την έκταση της νέας ομάδας σειρών. Η νέα ομάδα περιλαμβάνει δύο από τις υπάρχουσες ομάδες και υπάρχουν πλέον τρία μικρά αριθμημένα πλαίσια στην κορυφή αυτής της περιοχής, που σημαίνει ότι το φύλλο εργασίας έχει πλέον τρία επίπεδα στην ιεραρχία του.
Image - Το υπολογιστικό φύλλο περιέχει πλέον δύο επίπεδα ομάδων, με μεμονωμένες σειρές εντός των ομάδων.
Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα ιεραρχία πολλών επιπέδων
Το Excel χρησιμοποιεί τύπους για τον εντοπισμό ομάδων πολλών επιπέδων, όπως ακριβώς τους χρησιμοποιεί για τον εντοπισμό μεμονωμένων ομάδων. Εάν ένας τύπος αναφέρεται σε περισσότερους από έναν από τους άλλους τύπους που ορίζουν ομάδες, αυτό σημαίνει ότι αυτές οι ομάδες αποτελούν μέρος μιας γονικής ομάδας.
Συνεχίζοντας το παράδειγμα ταμειακών ροών, εάν προσθέσουμε μια σειρά μικτού κέρδους σε κάθε έτος, η οποία είναι απλώς το εισόδημα μείον τα έξοδα, τότε αυτό επιτρέπει στο Excel να εντοπίσει ότι κάθε έτος είναι μια ομάδα και τα έσοδα και τα έξοδα είναι υποομάδες εντός αυτών. Επιλέξτε την καρτέλα Data > Group > Auto Outline για να δημιουργήσετε αυτόματα αυτές τις ομάδες πολλών επιπέδων.
Πώς να αναπτύξετε και να συμπτύξετε ομάδες
Ο σκοπός της δημιουργίας αυτών των ομάδων σειρών ή/και στηλών είναι να επιτρέπει την απόκρυψη περιοχών του υπολογιστικού φύλλου, παρέχοντας μια σαφή επισκόπηση ολόκληρου του υπολογιστικού φύλλου.
-
Για να συμπτύξετε όλες τις σειρές, επιλέξτε το πλαίσιο number 1 στην κορυφή της περιοχής στα αριστερά των αριθμών σειρών.
Image -
Επιλέξτε το αριθμός δύο πλαίσιο για να αναπτύξετε το πρώτο επίπεδο ομάδων και να κάνετε ορατό το δεύτερο επίπεδο ομάδων. Οι μεμονωμένες σειρές στις ομάδες δεύτερου επιπέδου παραμένουν κρυφές.
Image -
Επιλέξτε το αριθμός τρία πλαίσιο για να αναπτύξετε το δεύτερο επίπεδο ομάδων, ώστε οι μεμονωμένες σειρές μέσα σε αυτές τις ομάδες να γίνονται επίσης ορατές.
Image Είναι επίσης δυνατή η επέκταση και η κατάρρευση μεμονωμένων ομάδων. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το Plus (+) ή Μείον (-) που φαίνεται να επισημαίνει μια ομάδα που είτε έχει συμπτυχθεί είτε έχει αναπτυχθεί. Με αυτόν τον τρόπο, οι ομάδες σε διαφορετικά επίπεδα στην ιεραρχία μπορούν να προβληθούν όπως απαιτείται.
