Παρά τον πολλαπλασιασμό των διαδικτυακών μεθόδων επικοινωνίας, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παραμένει το πιο δημοφιλές, με σχεδόν 300 δισεκατομμύρια email που αποστέλλονται καθημερινά το 2019. Είτε είστε ολοκαίνουργιος στο email είτε το χρησιμοποιείτε για δεκαετίες, βεβαιωθείτε ότι ακολουθήστε τους κανόνες για την εθιμοτυπία email.
Ελέγξτε το μήνυμά σας πριν στείλετε
Αφού εισαγάγετε τις διευθύνσεις των παραληπτών σας, δημιουργήστε μια κατάλληλη γραμμή θέματος, γράψτε το μήνυμά σας και επισυνάψετε μερικά δικαιολογητικά, επιστρέψτε και βεβαιωθείτε ότι τα κάνατε όλα σωστά:
- Ελέγξτε το μήνυμα. Είναι κάτι ασαφές; Υπάρχουν γραμματικά λάθη ή τυπογραφικά λάθη; Είπες όλα όσα ήθελες να πεις;
- Ελέγξτε τις πηγές σας. Θα αποσαφηνίσει το νόημά σας ένας σύνδεσμος προς μια εξωτερική πηγή; Ένας σύνδεσμος θα βοηθούσε τον παραλήπτη σας να βρει γρήγορα έναν ιστότοπο;
- Δείτε τα ονόματα των παραληπτών. Ξεχάσατε ένα σημαντικό άτομο που πρέπει να δει το μήνυμα; Προσθέσατε κάποιον που δεν θα έπρεπε να δει το μήνυμα;
- Δείτε τη διεύθυνσή σας. Εάν έχετε περισσότερα από ένα, φροντίστε να στείλετε το μήνυμα από το πιο κατάλληλο για το σκοπό του μηνύματος.
- Καθορίστε την προτεραιότητα του μηνύματος. Χρειάζεται να επισημανθεί το μήνυμα ως σημαντικό;
- Προσθήκη δικαιολογητικών. Ξεχάσατε τα συνημμένα;
Μην απαντάτε πάντα σε όλους
Πρέπει να γνωρίζετε πότε και πότε να μην απαντάτε σε όλους σε ομαδικά email. Εάν όλοι στο αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (αυτός στο οποίο απαντάτε) πρέπει να γνωρίζουν τι έχετε να πείτε, χρησιμοποιήστε το "Απάντηση σε όλους".
Για παράδειγμα, το άτομο Α στέλνει email σε εσάς και στο άτομο Β για να σκεφτείτε πώς να γιορτάσετε τα 10 χρόνια του αφεντικού σας με την εταιρεία. Η απάντησή σας είναι σχετική τόσο για το άτομο Α όσο και για το άτομο Β, επομένως χρησιμοποιήστε την Απάντηση σε όλους για να απαντήσετε και στα δύο.
Εάν κάποιος στείλει μια πρόσκληση σε πάρτι μέσω email σε εσάς και σε άλλους 20 φίλους, η απάντησή σας δεν σχετίζεται με τους άλλους παραλήπτες αλληλογραφίας, επομένως χρησιμοποιήστε την απάντηση για να στείλετε μια απάντηση μόνο στον αρχικό αποστολέα.
Γράψτε αποτελεσματικές γραμμές θέματος
Το κλειδί για να γράψετε ένα καλό θέμα email είναι να βεβαιωθείτε ότι αποτυπώνει εν συντομία την ουσία του μηνύματός σας. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα:
- Συνάντηση πωλήσεων άλλαξε στις 3:00
- Πρόσκληση για αποκριάτικο πάρτι
- Αναθεωρήσεις κειμένου ιστότοπου
- Οι κορυφαίες 20 επιλογές βίντεο αυτής της εβδομάδας
- Λεπτομέρειες της νέας σας συνδρομής
- Επιβεβαίωση του ραντεβού σας
- Αίτημα για εθελοντές εκδήλωσης συγκέντρωσης κεφαλαίων
Για να κάνετε τις γραμμές θέματος πιο αποτελεσματικές, συμπεριλάβετε την ενέργεια που θέλετε να κάνουν οι παραλήπτες, όπως:
- Πρόσκληση για αποκριάτικο πάρτι - RSVP έως τις 11 Μαΐου
- Αναθεωρήσεις κειμένου ιστότοπου - Απαιτείται έγκριση έως την Τρίτη
Κατώτατη γραμμή
Όταν προωθείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κάποιον άλλο, εξηγήστε στον νέο παραλήπτη γιατί το κάνετε και πώς περιμένετε να ωφεληθεί από αυτό. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ένας πελάτης, ο Jay, σας στέλνει μια ερώτηση και δεν γνωρίζετε την απάντηση. Προωθήστε το μήνυμα στη συνάδελφό σας, Sara, με μια σημείωση που λέει: "Sara, Jay θέλει να μάθει τη διαδικασία σύνδεσης στην πύλη μας από την κινητή συσκευή του. Δείτε παρακάτω για λεπτομέρειες. Μπορείτε να βοηθήσετε;"
Εξηγήστε γιατί CC
Εάν κοινοποιήσετε κάποιον σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εξηγήστε στον κύριο παραλήπτη ότι το κάνετε και γιατί. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η Jenna θέλει να γίνει μέλος της λέσχης βιβλίων σας και εσείς της στέλνετε πληροφορίες σχετικά με αυτό. Θα έγραφες την αρχηγό της λέσχης του βιβλίου, την Αν, και θα έγραφες στην Τζένα, «Κάνω την αρχηγό μας, την Ανν, για να δει τι σου στέλνω και να συμπληρώσει οτιδήποτε μπορεί να είχα παραλείψει. Όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη διαδικασία, η Ann ξέρει επίσης γιατί λαμβάνει ένα αντίγραφο του μηνύματος.
Κατώτατη γραμμή
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να χαθούν στο ταχυδρομείο ή στο φίλτρο ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Για ευγένεια, ειδικά με σημαντικά μηνύματα (όπως αυτά με συνημμένα ή έχουν να κάνουν με προθεσμίες), γράψτε μια σύντομη σημείωση για να ενημερώσετε τον αποστολέα ότι έλαβε το email του. Για παράδειγμα, εάν το αφεντικό σας σας στείλει ένα νέο έργο για να εργαστείτε, απαντήστε με: "Το κατάλαβα, θα ξεκινήσω αύριο."
Χρησιμοποιήστε τα ακρωνύμια με φειδώ
Δεν γνωρίζουν όλοι κάθε ακρωνύμιο, γι' αυτό χρησιμοποιήστε όσο το δυνατόν λιγότερα και μόνο όταν είστε σίγουροι ότι ο παραλήπτης γνωρίζει τι σημαίνουν. Υπάρχουν πολλά ακρωνύμια που χρησιμοποιούνται συνήθως στην αλληλογραφία επιχειρηματικών email. Εδώ είναι μερικά:
- ASAP: Το συντομότερο δυνατόν
- BTW: Παρεμπιπτόντως
- EOD: Τέλος ημέρας
- EOM: Τέλος του μηνύματος (συνήθως χρησιμοποιείται στη γραμμή θέματος για να υποδείξει ότι δεν υπάρχει σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ακολουθήσετε)
- EOW: Τέλος εβδομάδας
- FYI: Για πληροφορίες
- IMO: Κατά τη γνώμη μου
- OOO: Εκτός γραφείου
- Y/N: Ναι ή Όχι
Κατώτατη γραμμή
Επειδή δεν καταλαβαίνετε το περιεχόμενο των εκφράσεων του προσώπου και τον τόνο της φωνής στο email, δεν είναι καλό μέσο για να εκφράσετε σαρκασμό ή χιούμορ, ειδικά με παραλήπτες που δεν γνωρίζετε καλά. Εκφράστε το μήνυμά σας απλά και ευθέως, τουλάχιστον μέχρι να γνωρίσετε καλύτερα έναν παραλήπτη. Εάν πραγματικά δεν μπορείτε να συγκρατήσετε τον εαυτό σας, συμπεριλάβετε ένα χαμογελαστό ή γέλιο emoticon για να δείξετε ότι κάνετε πλάκα.
Επιλέξτε ένα κατάλληλο τέλος
Μερικές φορές είναι δύσκολο να ξέρεις πώς να τερματίσεις ένα μήνυμα email. Ακολουθούν μερικές προτάσεις, με βάση την κατάσταση:
- Ευχαριστώ ή Πολύ Ευχαριστώ: Αν ζητάτε μια χάρη.
- Love ή Hugs: Εάν ο παραλήπτης είναι φίλος ή μέλος της οικογένειας.
- Συγχαρητήρια ή Καλύτερο: Εάν ο παραλήπτης είναι περιστασιακός γνωστός.
- Με εκτίμηση: Εάν το μήνυμά σας είναι επίσημο.
- Με τους καλύτερους χαιρετισμούς ή Καλούς χαιρετισμούς: Εάν θέλετε να διατηρήσετε έναν επίσημο επαγγελματικό τόνο.
