Όταν πρέπει να συνδυάσετε πολλά έγγραφα, αλλά δεν θέλετε να αντιμετωπίσετε τον κόπο να τα συγχωνεύσετε με μη αυτόματο τρόπο και να ενοποιήσετε τη μορφοποίηση, γιατί να μην δημιουργήσετε ένα μόνο κύριο έγγραφο; Η λειτουργία κύριου εγγράφου χειρίζεται τους αριθμούς σελίδων, το ευρετήριο και τον πίνακα περιεχομένων.
Αυτή η διαδικασία ισχύει για το Word 2019, 2016 και το Word για Microsoft 365.
Κατώτατη γραμμή
Ένα κύριο αρχείο εμφανίζει τους συνδέσμους για μεμονωμένα αρχεία του Word. Το περιεχόμενο αυτών των δευτερευόντων εγγράφων δεν βρίσκεται στο κύριο έγγραφο, μόνο οι σύνδεσμοι προς αυτά. Αυτό σημαίνει ότι η επεξεργασία των δευτερευόντων εγγράφων είναι εύκολη, επειδή μπορείτε να το κάνετε σε ατομική βάση χωρίς να διαταράξετε τα άλλα έγγραφα. Επιπλέον, οι τροποποιήσεις που γίνονται σε ξεχωριστά έγγραφα θα ενημερώνονται αυτόματα στο κύριο έγγραφο. Ακόμα κι αν περισσότερα από ένα άτομα εργάζονται στο έγγραφο, μπορείτε να στείλετε διάφορα μέρη του σε διάφορα άτομα μέσω του κύριου εγγράφου.
Πώς να δημιουργήσετε ένα κύριο έγγραφο
Ακολουθήστε αυτήν τη διαδικασία για να δημιουργήσετε ένα νέο κύριο έγγραφο:
- Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το - παρόλο που είναι ακόμα κενό.
-
Ανοίξτε την προβολή Outline επιλέγοντας το μενού View και, στη συνέχεια, από την ομάδα Προβολές, επιλέγοντας Outline.
- Επιλέξτε την επιλογή Εμφάνιση εγγράφου από την ομάδα Κύριο έγγραφο. Αυτή η επιλογή προσθέτει πολλά επιπλέον κουμπιά σε αυτήν την ομάδα.
-
Επιλέξτε Insert και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα δευτερεύον έγγραφο. Αντιμετωπίστε μεμονωμένες προειδοποιήσεις όταν προκύπτουν. Για παράδειγμα, τα ίδια ονόματα στυλ μεταξύ του κύριου εγγράφου και του δευτερεύοντος εγγράφου ζητούν μια επιλογή μετονομασίας των στυλ στο δευτερεύον έγγραφο.
Image - Προσθήκη επιπλέον δευτερευόντων εγγράφων. Η παραγγελία έχει σημασία. το κύριο έγγραφο εμφανίζει τα δευτερεύοντα έγγραφα με τη σειρά που τα προσθέτετε.
Συμβουλές για κύρια έγγραφα
Χρησιμοποιήστε ένα κύριο έγγραφο για να παρέχετε κάποιου είδους δομικό πλαίσιο για το τελικό προϊόν - για παράδειγμα κοινές κεφαλίδες και πίνακα περιεχομένων. Τα δευτερεύοντα έγγραφα γενικά διατηρούν την αρχική τους μορφοποίηση, εκτός εάν την παρακάμψετε στο κύριο έγγραφο.
Η καλύτερη περίπτωση χρήσης για κύρια έγγραφα είναι πιθανώς η έκδοση βιβλίων. Αντί για ένα μεγάλο αρχείο 1.000 σελίδων με την τεράστια διαστημική σας όπερα, γράψτε κάθε κεφάλαιο ή μέρος σε ένα ξεχωριστό αρχείο και συμπυκνώστε τα σε ένα μόνο αρχείο χρησιμοποιώντας ένα κύριο έγγραφο.
