Όταν στέλνετε συχνά παρόμοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποθηκεύστε ένα από αυτά τα μηνύματα ως πρότυπο μηνυμάτων πρώτα στο Outlook. Στη συνέχεια, αντί να δημιουργήσετε το email από την αρχή, ξεκινήστε με ένα πρότυπο και προσαρμόστε το ώστε να ταιριάζει στον παραλήπτη του email σας. Θα εξοικονομήσετε χρόνο και θα γίνετε πιο αποτελεσματικοί στις εργασίες σας μέσω email.
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007. και το Outlook για το Microsoft 365.
Δημιουργία προτύπου email (για νέα μηνύματα) στο Outlook
Για να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ως πρότυπο στο Outlook:
-
Δημιουργία νέου μηνύματος email. Επιλέξτε Αρχική > Νέο email ή πατήστε Ctrl+N.
Image -
Εισαγάγετε ένα Θέμα εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα για το πρότυπο μηνύματός σας.
Image Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα πρότυπο email χωρίς προεπιλεγμένο θέμα στο Outlook.
-
Εισαγάγετε κείμενο, εικόνες και άλλα στοιχεία που θέλετε να εμφανίζονται στο πρότυπο μηνύματος email.
Image Καταργήστε τυχόν υπογραφές εάν έχετε δημιουργήσει προηγουμένως μια υπογραφή email στο Outlook που προστίθεται αυτόματα όταν δημιουργείτε ένα νέο μήνυμα.
-
Μόλις ρυθμίσετε το πρότυπο email σας, επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως. Στο Outlook 2007, επιλέξτε Office Button > Αποθήκευση ως.
Image - Εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου.
-
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Αποθήκευση ως τύπου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πρότυπο Outlook (.oft). Στο Outlook 2007, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Αποθήκευση ως τύπου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πρότυπο του Outlook.
Image - Επιλέξτε Αποθήκευση.
- Κλείστε το αρχικό email.
Σύνταξη email χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο στο Outlook
Για να γράψετε ένα νέο μήνυμα (δείτε παρακάτω για απαντήσεις) χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο μηνύματος στο Outlook:
-
Επιλέξτε την καρτέλα Αρχική και μετά επιλέξτε Νέα αντικείμενα > Περισσότερα αντικείμενα >Επιλέξτε Φόρμα . Στο Outlook 2007, επιλέξτε Εργαλεία > Φόρμες > Επιλέξτε Φόρμα.
Image -
Στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή φόρμας, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Κοιτάξτε στο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πρότυπα χρήστη στο Αρχείο Σύστημα.
Image -
Επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Image - Επιλέξτε Άνοιγμα.
Δημιουργήστε ένα απλό πρότυπο email για γρήγορες απαντήσεις στο Outlook
Για να ρυθμίσετε ένα πρότυπο για απαντήσεις στο Outlook:
- Επιλέξτε την καρτέλα Home.
-
Στην ομάδα Quick Steps, επιλέξτε Δημιουργία νέου.
Image -
Στο πλαίσιο κειμένου Όνομα, εισαγάγετε ένα περιγραφικό όνομα για το πρότυπο απάντησης.
Image -
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Επιλέξτε μια ενέργεια.
Image -
Στην ενότητα Απάντηση, επιλέξτε Απάντηση.
Image Για να ρυθμίσετε ένα απλό πρότυπο για νέα μηνύματα που περιλαμβάνουν έναν προεπιλεγμένο παραλήπτη, επιλέξτε New Message.
-
Επιλέξτε Εμφάνιση επιλογών.
Image - Στο πλαίσιο κειμένου Κείμενο, εισαγάγετε το μήνυμα για την απάντησή σας. Συμπεριλάβετε μια υπογραφή.
-
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος Importance Normal για να βγει η απάντησή σας με κανονική σημασία ανεξάρτητα από το επίπεδο του αρχικού μηνύματος.
Image -
Προαιρετικά, επιλέξτε Αυτόματη αποστολή μετά από 1 λεπτό καθυστέρηση. Το μήνυμα πηγαίνει αυτόματα στα Εξερχόμενα και παραμένει στα Εξερχόμενα για 1 λεπτό. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, μπορείτε να το διαγράψετε ή να κάνετε μια επεξεργασία.
Image -
Για να προσθέσετε περαιτέρω ενέργειες, επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας. Για παράδειγμα, προσθέστε μια ενέργεια για να μετακινήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook στον φάκελο αρχειοθέτησής σας ή προσθέστε μια ενέργεια για να το κατηγοριοποιήσετε με ένα χρώμα για να προσδιορίσετε τα μηνύματα που έλαβαν απάντηση boilerplate.
Image -
Για να προσθέσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου για την ενέργεια, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος πλήκτρο συντόμευσης και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια συντόμευση.
Image - Επιλέξτε Αποθήκευση. Στο Outlook 2019, επιλέξτε Finish.
Γρήγορη απάντηση σε ένα email χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο γρήγορης απάντησης στο Outlook
Για να στείλετε μια απάντηση με ένα προκαθορισμένο πρότυπο Quick Step:
- Επιλέξτε το μήνυμα στο οποίο θέλετε να απαντήσετε. Ανοίξτε το μήνυμα στο παράθυρο Ανάγνωση ή σε ξεχωριστό παράθυρο.
-
Εάν το μήνυμα εμφανίζεται στο παράθυρο Ανάγνωση, επιλέξτε την καρτέλα Home. Εάν το μήνυμα εμφανίζεται σε ξεχωριστό παράθυρο, επιλέξτε την καρτέλα Message.
Image -
Στην ομάδα Quick Steps, επιλέξτε το γρήγορο βήμα του προτύπου απάντησης. Εάν έχετε ορίσει μια συντόμευση πληκτρολογίου για την ενέργεια, πατήστε τα αντίστοιχα πλήκτρα πληκτρολογίου.
Image -
Πραγματοποιήστε αλλαγές στο email όπως απαιτείται και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή.
Image
