Όταν στέλνετε ένα email, η επισύναψη μιας υπογραφής το κάνει να φαίνεται πολύ πιο αποτελεσματικό και επαγγελματικό. Στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Thunderbird μπορείτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κειμένου ή HTML με μερικά εύκολα βήματα. Η διαδικασία μπορεί να διαφέρει από τη δημιουργία υπογραφών email σε άλλα προγράμματα-πελάτες email, αλλά οι βασικές αρχές παραμένουν σταθερές.
Αυτές οι οδηγίες δημιουργήθηκαν χρησιμοποιώντας την Καθημερινή έκδοση του Thunderbird (έκδοση 69.0a1), αλλά η διαδικασία θα είναι η ίδια στις περισσότερες εκδόσεις του λογισμικού.
Τι να συμπεριλάβετε σε μια υπογραφή email
Πριν περάσουμε στο πώς, το τι πρέπει να αντιμετωπιστεί. Μπορεί να είστε τόσο διατεθειμένοι να προσθέσετε έναν τόνο πληροφοριών στην υπογραφή του email σας. Στις αρχές της δεκαετίας του 2000 έγινε δημοφιλής η τοποθέτηση κινούμενων γραφικών σε υπογραφές email. Αυτή η τάση συναντήθηκε με μεγάλη αντίσταση για τον ίδιο λόγο που οι άνθρωποι υποστήριζαν τις σύντομες υπογραφές από παλιά:
- Απαιτεί πολύτιμο εύρος ζώνης.
- Προσθέτει σημαντικό μέγεθος στα email.
Σκεφτείτε το εξής: στέλνετε ένα email με υπογραφή που περιλαμβάνει κείμενο, HTML και μια μεγάλη κινούμενη εικόνα. Το άτομο στο οποίο το στείλατε απαντά με παρόμοια υπογραφή. Στη συνέχεια, απαντάτε στο ίδιο νήμα, και αυτό συνεχίζει να πηγαινοέρχεται για κάποιο χρονικό διάστημα. Φανταστείτε πόσο μεγάλο θα έχει γίνει αυτό το email, με αυτές τις υπογραφές να επαναλαμβάνονται ξανά και ξανά. Επειδή είναι πιο αποτελεσματικό θέλετε να περιορίσετε την υπογραφή σας στο ελάχιστο. Στην πραγματικότητα, το παλιό πρότυπο ήταν ότι μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πρέπει να υπερβαίνει τις τρεις γραμμές. Η ίδια ιδέα ισχύει και σήμερα, γι' αυτό να το έχετε κατά νου όταν σχεδιάζετε και συνθέτετε την υπογραφή του email σας.
Πώς να προσθέσετε μια υπογραφή κειμένου στο Thunderbird
Η προσθήκη μιας καλοσχεδιασμένης υπογραφής στο Thunderbird είναι απλή. Απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Open Thunderbird.
-
Κάντε κλικ Επεξεργασία > Ρυθμίσεις λογαριασμού.
Image -
Στο παράθυρο Ρυθμίσεις λογαριασμού, επιλέξτε τη διεύθυνση email με την οποία θέλετε να εργαστείτε.
Image -
Στο μπλοκ Signature text πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως την υπογραφή σας, μία γραμμή τη φορά.
Image - Μόλις μείνετε ικανοποιημένοι με την υπογραφή σας, κλείστε την καρτέλα Προτιμήσεις λογαριασμού.
Πώς να προσθέσετε μια υπογραφή email HTML στο Thunderbird
Μια υπογραφή που βασίζεται σε κείμενο είναι εξαιρετική, εκτός αν θέλετε να διευκολύνετε τους παραλήπτες του email σας να κάνουν εύκολα κλικ σε έναν σύνδεσμο που θα τους μεταφέρει στον ιστότοπό σας (ή της εταιρείας σας). Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια υπογραφή HTML. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια υπογραφή που περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο προς το Lifewire. Δείτε πώς προσθέτετε μια τέτοια υπογραφή:
Ένα σημείο εθιμοτυπίας κατά την προσθήκη διευθύνσεων URL στην υπογραφή του email σας είναι να χρησιμοποιείτε ένα συντόμευση, όπως αυτή που προσφέρει το Bit.ly για να μειώσετε το μέγεθος οποιασδήποτε διεύθυνσης URL που επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε. Οι μεγάλες διευθύνσεις URL μπορεί να φαίνονται ακατάστατες και συγκεχυμένες όταν εμφανίζονται σε πλήρη έκταση.
- Open Thunderbird.
- Κάντε κλικ Επεξεργασία > Ρυθμίσεις λογαριασμού.
- Στο παράθυρο Ρυθμίσεις λογαριασμού, επιλέξτε τη διεύθυνση email με την οποία θέλετε να εργαστείτε.
-
Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου για Χρήση HTML.
Image -
Στο πεδίο Κείμενο υπογραφής πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως υπογραφή, μία γραμμή τη φορά. Στο τέλος των δύο πρώτων γραμμών, φροντίστε να συμπεριλάβετε την ετικέτα διακοπής:
Για τη σύνδεση με το Lifewire, προσέξτε να χρησιμοποιήσετε την ετικέτα και θυμηθείτε να βάλετε το κλείσιμο ετικέτα. Το κείμενο πρέπει να μοιάζει με αυτό:
Lifewire.
Image -
Μόλις μείνετε ικανοποιημένοι με την υπογραφή σας, κλείστε την καρτέλα Προτιμήσεις λογαριασμού.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε άλλες βασικές ετικέτες HTML στην υπογραφή σας. Για παράδειγμα, η ετικέτα είναι με έντονη γραφή και έχει πλάγια γράμματα. Απλώς να θυμάστε ότι για κάθε ετικέτα ανοίγματος, χρειάζεστε επίσης μια ετικέτα κλεισίματος. Σε αυτές τις περιπτώσεις οι ετικέτες κλεισίματος είναι και.
Τώρα, όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτόν τον λογαριασμό, θα περιλαμβάνει μια υπογραφή που περιέχει έναν σύνδεσμο με δυνατότητα κλικ προς τον ιστότοπο Lifewire ή οποιονδήποτε ιστότοπο θέλετε να προσθέσετε στην υπογραφή σας.
Πώς να προσθέσετε μια εικόνα ως την υπογραφή σας
Αν θέλετε να προσθέσετε μια εικόνα ως την υπογραφή σας, η διαδικασία είναι επίσης αρκετά απλή:
- Open Thunderbird.
- Κάντε κλικ Επεξεργασία > Ρυθμίσεις λογαριασμού.
- Στο παράθυρο Ρυθμίσεις λογαριασμού, επιλέξτε τη διεύθυνση email με την οποία θέλετε να εργαστείτε.
-
Επιλέξτε το πλαίσιο για Αντ' αυτού επισυνάψτε την υπογραφή από ένα αρχείο.
Image - Κάντε κλικ στο Επιλογή, μεταβείτε στη θέση στον σκληρό σας δίσκο όπου είναι αποθηκευμένη η εικόνα και κάντε κλικ στο Άνοιγμα (ήOK , ανάλογα με το λειτουργικό σας σύστημα).
- Κλείστε την καρτέλα Προτιμήσεις λογαριασμού.
Σε συνέχεια, κάθε φορά που στέλνετε ένα email θα περιλαμβάνει την εικόνα που επιλέξατε ως υπογραφή σας. Φροντίστε να διατηρήσετε τις εικόνες σε μικρό μέγεθος. Ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι να διατηρείτε το μέγεθος του αρχείου κάτω από 50 kb, ώστε να μην απαιτείται μεγάλος χρόνος για τη φόρτωσή του.
Προσθήκη εικόνας και HTML στο Thunderbird Signature
Αυτό είναι που δυσκολεύει (και σας βοηθάει να μάθετε λίγα πράγματα για την HTML). Αντί να σας μάθουμε πώς να χρησιμοποιείτε HTML, θα παρουσιάσουμε ένα αρχείο υπογραφής που περιέχει κείμενο, μια εικόνα και έναν σύνδεσμο προς το Lifewire.com.
- Ξεκινήστε δημιουργώντας ένα νέο έγγραφο p[lain-text σε όποιο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου προτιμάτε. Ονομάστε αυτό το αρχείο sig.html.
-
Στη συνέχεια θα πρέπει να δημιουργήσετε τη δομή για την υπογραφή. Μάλλον θα μοιάζει κάπως έτσι:
Jack Wallen
Συγγραφέας για Lifewire
Θα χρειαστεί να συνδέσετε το αρχείο εικόνας σύμφωνα με τον τρόπο που απαιτεί το λειτουργικό σας σύστημα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε Windows, αυτό μπορεί να μοιάζει με:
- Μόλις ολοκληρώσετε την επεξεργασία αυτής της δομής HTML για την υπογραφή σας, αποθηκεύστε και κλείστε το αρχείο.
- Επιστροφή στο Thunderbird, φροντίστε να ακολουθήσετε τα ίδια βήματα που κάνατε για να προσθέσετε μια βασική εικόνα στην υπογραφή σας, μόνο που αυτή τη φορά θα επιλέξετε sig.html ως αρχείο.
-
Κλείστε την καρτέλα Προτιμήσεις λογαριασμού και κάντε κλικ στο Γράψτε για να συντάξετε ένα νέο email. Θα πρέπει τώρα να δείτε την εικόνα, το κείμενο και τον σύνδεσμο στην υπογραφή σας.
Image
Αυτό είναι πραγματικά το μόνο που χρειάζεται για να προσθέσετε μια υπογραφή email στο Thunderbird. Μερικά κλικ και κάποιος βασικός κώδικας HTML μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε προσεκτικά μια υπογραφή που θα σας εξυπηρετήσει καλά για όποιον σκοπό επιλέξετε.
