Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε τον τύπο εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε Select Recipients για να επιλέξετε ποιος θα το λάβει.
- Επιλέξτε Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και προσθέστε όλα τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Επιλέξτε Finish & Merge για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
- Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε τον Βήμα προς βήμα Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας εάν χρειάζεστε περισσότερη καθοδηγητική βοήθεια για τη δημιουργία του συγχωνευμένου εγγράφου σας.
Η χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας σε όλες τις εκδόσεις του Microsoft Word θα συγχωνεύσει δεδομένα από μια πηγή δεδομένων με το έγγραφό σας. Είναι ιδανικό για γράμματα, καταλόγους, ετικέτες και άλλα. Δείτε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε με αυτήν τη δυνατότητα εξοικονόμησης χρόνου.
Τρόπος συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word
Σε όλες τις τρέχουσες εκδόσεις του Word, η επιλογή Συγχώνευση αλληλογραφίας στην καρτέλα "Αλληλογραφία" της κορδέλας σας βοηθά να δημιουργήσετε μια επιστολή συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Δημιουργήστε ένα γράμμα από την αρχή ή ανοίξτε ένα υπάρχον γράμμα πριν ξεκινήσετε.
-
Επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας στην κορδέλα αλληλογραφίας και επιλέξτε τον τύπο του εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε γράμματα, φακέλους ή ετικέτες. Εναλλακτικά, επιλέξτε Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα για περισσότερη βοήθεια στη δημιουργία του εγγράφου σας.
Image -
Επιλέξτε Select Recipients στην κορδέλα Mailings για να προσθέσετε παραλήπτες στην αλληλογραφία. Μπορείτε να επιλέξετε τη δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων παραληπτών. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα λίστα ή επαφές του Outlook.
Image -
Στο πλαίσιο Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, χρησιμοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου για να επιλέξετε τις επαφές που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Επιλέξτε OK όταν η λίστα σας είναι έτοιμη.
Image -
Επιλέξτε Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης στην κορδέλα αλληλογραφίας. Επιλέξτε το πρώτο πεδίο που θέλετε να προσθέσετε. Το όνομα του πεδίου εμφανίζεται εκεί όπου έχετε τον δρομέα που βρίσκεται στο έγγραφό σας. Επαναλάβετε, εισάγοντας κάθε πεδίο που θέλετε να συμπεριλάβετε. Εναλλακτικά, μπορείτε να ορίσετε μια επιλογή όπως Αποκλεισμός διεύθυνσης ή Γραμμή χαιρετισμού
Μπορείτε να επεξεργαστείτε και να μορφοποιήσετε το κείμενο που περιβάλλει το πεδίο. Οι μορφές που εφαρμόζονται στο πεδίο θα μεταφερθούν στο έτοιμο έγγραφό σας. Μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε πεδία στο γράμμα σας.
Image -
Πριν εκτυπώσετε τα γράμματά σας, θα πρέπει να τα ελέγξετε για να ελέγξετε για σφάλματα. Ειδικότερα, δώστε προσοχή στα κενά και τη στίξη που περιβάλλουν τα πεδία. Θα θελήσετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι έχετε εισαγάγει τα σωστά πεδία στις κατάλληλες θέσεις.
Για προεπισκόπηση των γραμμάτων, επιλέξτε Προεπισκόπηση Αποτελεσμάτων στην κορδέλα αλληλογραφίας. Χρησιμοποιήστε τα βέλη για να περιηγηθείτε στο έγγραφο.
Image -
Μπορεί να παρατηρήσετε ένα σφάλμα στα δεδομένα για ένα από τα έγγραφά σας. Δεν μπορείτε να αλλάξετε αυτά τα δεδομένα στο έγγραφο συγχώνευσης. Αντίθετα, θα πρέπει να το διορθώσετε στην πηγή δεδομένων.
Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών στην κορδέλα αλληλογραφίας. Στο πλαίσιο που ανοίγει, μπορείτε να αλλάξετε τα δεδομένα για οποιονδήποτε από τους παραλήπτες σας. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε τους παραλήπτες. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στα ονόματα των παραληπτών για να τα παραλείψετε από τη λειτουργία συγχώνευσης και επιλέξτε OK.
Image -
Αφού ελέγξετε τα έγγραφά σας, είστε έτοιμοι να τα ολοκληρώσετε ολοκληρώνοντας τη συγχώνευση. Επιλέξτε το κουμπί Finish & Merge στην κορδέλα Mailings. Μπορείτε να επιλέξετε να επεξεργαστείτε μεμονωμένα έγγραφα, να εκτυπώσετε τα γράμματα ή να τα στείλετε μέσω email. Εάν επιλέξετε να εκτυπώσετε ή να στείλετε email στις επιστολές σας, ένα μήνυμα θα σας ζητήσει να εισαγάγετε ένα εύρος. Μπορείτε να επιλέξετε να εκτυπώσετε όλα, ένα ή ένα σύνολο συνεχόμενων γραμμάτων. Το Word θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία για το καθένα.
Image
