Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Ανοίξτε ένα έγγραφο στα Έγγραφα Google, επιλέξτε Share και διαμορφώστε τα δικαιώματα κάθε χρήστη από εδώ επιλέγοντας Viewer ή Editor πρόσβαση.
- Μέσα σε ένα έγγραφο, επιλέξτε Επεξεργασία > Προτείνεται για να αφήσετε σχόλια για έλεγχο χωρίς επεξεργασία του εγγράφου.
- Σε ένα έγγραφο, μεταβείτε στο Tools > Ελέγξτε τις προτεινόμενες τροποποιήσεις, επιλέξτε μεμονωμένες τροποποιήσεις και, στη συνέχεια, Αποδοχή ή Απόρριψη για να τα διατηρήσετε ή να τα διαγράψετε.
Τα Έγγραφα Google είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συνεργαστείτε με μια ομάδα σε ένα γραπτό έργο. Όταν εμπλέκονται πολλά άτομα, βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές στο έγγραφο είναι εύκολο να εντοπιστούν ή να τροποποιηθούν. Η γνώση του τρόπου λειτουργίας της λειτουργίας επεξεργασίας και της λειτουργίας πρότασης επιτρέπει σε εσάς και την ομάδα σας να επεξεργάζεστε τα Έγγραφα Google και να παρακολουθείτε τις αλλαγές με ευκολία.
Πώς να επεξεργαστείτε τα Έγγραφα Google με τη λειτουργία επεξεργασίας
Η λειτουργία επεξεργασίας επιτρέπει σε εσάς και σε οποιονδήποτε έχει άδεια να επεξεργαστείτε απευθείας το έγγραφο. Ωστόσο, αυτό σημαίνει ότι οι αλλαγές γίνονται αυτόματα και ενδέχεται να είναι δύσκολο να ελεγχθούν. Για να αποφύγετε την απώλεια ή την αλλαγή σημαντικών δεδομένων, η δυνατότητα κλειδώματος ολόκληρου του εγγράφου σας είναι πολύ χρήσιμη.
- Ανοίξτε ένα έγγραφο που θέλετε να επεξεργαστείτε στα Έγγραφα Google.
-
Επιλέξτε Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία.
Image -
Κάντε κλικ στο μενού δίπλα στο όνομα ενός συνεργάτη.
Image -
Για να σταματήσει ο συνεργάτης να επεξεργάζεται το έγγραφο, κάντε κλικ στο Viewer.
Image - Κάντε κλικ Αποθήκευση.
Πώς να επεξεργαστείτε τα Έγγραφα Google με τη λειτουργία πρότασης
Όταν εργάζεστε με άλλα άτομα στο ίδιο έγγραφο, είναι χρήσιμο να κάνετε μια πρόταση χωρίς να τροποποιήσετε το ίδιο το κείμενο. Με τη Λειτουργία πρότασης, μπορείτε να το κάνετε αυτό με ευκολία και να διατηρήσετε τον καθένα που δημιουργεί το έγγραφο στο βρόχο. Μπορείτε ακόμη και να αφήσετε σχόλια με χρωματική κωδικοποίηση, ώστε εσείς και οι συνάδελφοί σας να παρακολουθείτε τους λόγους για τυχόν αλλαγές που έχουν εφαρμοστεί. Εάν είστε κάτοχος του εγγράφου, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σας ειδοποιεί για τυχόν αλλαγές, οι οποίες μπορούν να γίνουν αποδεκτές ή να απορριφθούν.
- Ανοίξτε το Έγγραφο Google που θέλετε να τροποποιήσετε.
-
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού Επεξεργασία στην επάνω δεξιά γωνία.
Image -
Επιλέξτε Πρόταση για να αφήσετε σχόλια και να επιτρέψετε τον έλεγχο προτάσεων
Image
Πώς να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε προτεινόμενες τροποποιήσεις
Δείτε πώς μπορείτε να ελέγξετε τις προτεινόμενες αλλαγές σας:
- Ανοίξτε το έγγραφο στο οποίο εργάζεστε.
-
Στην κορδέλα, επιλέξτε Εργαλεία > Έλεγχος προτεινόμενων τροποποιήσεων.
Image - Στην επάνω δεξιά γωνία, θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο που δείχνει τις προτεινόμενες αλλαγές.
-
Για να αντιμετωπίσετε μεμονωμένες τροποποιήσεις ή σχόλια, επιλέξτε ένα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποδοχή ή Απόρριψη.
Επιλέξτε Αποδοχή όλων ή Απόρριψη όλων για να αντιμετωπίσετε όλες τις προτεινόμενες αλλαγές ταυτόχρονα.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τα σχόλια
Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα σχόλια σε ένα Έγγραφο Google:
- Μέσα σε ένα έγγραφο Google, επιλέξτε το κελί, το κείμενο, τη γραμμή ή το μπλοκ που θέλετε να σχολιάσετε.
-
Από την κορδέλα, επιλέξτε Insert > Σχόλιο. Εναλλακτικά, επιλέξτε το Συν (+) στη δεξιά πλευρά του εγγράφου.
Image Η συντόμευση πληκτρολογίου είναι Command/Ctrl+Option+M.
-
Πληκτρολογήστε το σχόλιό σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Σχόλιο.
Image -
Το σχόλιο θα εμφανίζεται στα δεξιά του εγγράφου, μαζί με το όνομα του συνεργάτη που το άφησε και την ώρα που δημιούργησε τη σημείωση.
Image
Ιστορικό αναθεωρήσεων
Αν χρειάζεται να επιστρέψετε σε μια παλαιότερη έκδοση ενός έργου, το ιστορικό αναθεωρήσεων σάς επιτρέπει να κάνετε ακριβώς αυτό. κάθε φορά που γίνονταν αλλαγές στο έγγραφο, αποθηκεύτηκε μια διαφορετική έκδοση.
Μπορείτε να προβάλετε μια παλαιότερη έκδοση του εγγράφου σας και να δείτε πώς χρησιμοποιήθηκαν τυχόν τροποποιήσεις ή προτάσεις. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την αναθεώρηση ενός έργου καθώς εξελίσσεται, την παρακολούθηση των μεμονωμένων συνεισφορών ενός χρήστη και ως αναφορά για τις διαδικασίες σκέψης σας.
- Ανοίξτε το Έγγραφό σας Google.
-
Κάτω από το μενού File, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την επικεφαλίδα Ιστορικό έκδοσης και επιλέξτε Εμφάνιση ιστορικού εκδόσεων.
Image Η συντόμευση πληκτρολογίου είναι Command/Ctrl+Option+Shift+H.
-
Επιλέξτε την έκδοση που θέλετε να ελέγξετε κοιτάζοντας το χρονικό πλαίσιο του ιστορικού εκδόσεων.
Image -
Για να ονομάσετε μια μεμονωμένη έκδοση, επιλέξτε τις τρεις κάθετες κουκκίδες στα δεξιά και, στη συνέχεια, επιλέξτε Όνομα αυτής της έκδοσης.
Image
Ένα άλλο εργαλείο που σας βοηθά να παρακολουθείτε τις επεξεργασίες εγγράφων είναι το Show Editors. Σε ένα έγγραφο, επιλέξτε μια περιοχή κειμένου, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Εμφάνιση συντακτών Θα δείτε μια λίστα με τους συντάκτες του εγγράφου και τις πιο πρόσφατες αλλαγές τους, μαζί με μια χρονική σήμανση. Αποκτήστε πρόσβαση στο Ιστορικό εκδόσεων και από αυτές τις επιλογές.
