Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Επιλέξτε ένα email και επιλέξτε Categorize > category > εισάγετε ένα όνομα 643345 Yes.
- Για να προσθέσετε μια νέα κατηγορία, μεταβείτε στο Αρχική > Categorize > Όλες οι κατηγορίες4 643 Νέο > κάντε επιλογές > OK.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να χρησιμοποιείτε κατηγορίες για την οργάνωση μηνυμάτων στο Outlook για Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 και Outlook 2010.
Οδηγός για την οργάνωση μηνυμάτων του Outlook
Αν λαμβάνετε πολλά μηνύματα email και χρειάζεστε έναν τρόπο να τα οργανώσετε, ομαδοποιήστε τα μηνύματά σας σε κατηγορίες στο Outlook. Το Outlook παρέχει μια αρχική λίστα κατηγοριών. Μετονομάστε αυτές τις κατηγορίες για να ταιριάζουν στις ανάγκες σας και προσθέστε περισσότερες κατηγορίες αν θέλετε. Στη συνέχεια, όταν θέλετε να βρείτε μηνύματα σε μια κατηγορία, φιλτράρετε τη λίστα μηνυμάτων σας για να εμφανίζονται τα email που έχουν κατηγοριοποιηθεί. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να καθαρίσετε και να βελτιστοποιήσετε τα εισερχόμενά σας στο Outlook:
- Ρύθμιση φακέλου για κάθε θέμα.
- Δημιουργήστε κατηγορίες όπως τις χρειάζεστε και προσθέστε περισσότερους φακέλους.
- Για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εμπίπτουν σε πολλές κατηγορίες, δώστε σε κάθε μήνυμα μια κατηγοριοποίηση στη λίστα μηνυμάτων.
- Το Outlook εφαρμόζει αυτόματα κατηγορίες με συγκεκριμένη ευφυΐα για να επισημαίνει ενημερωτικά δελτία, ενημερώσεις κοινωνικής δικτύωσης, ειδοποιήσεις αποστολών και διαφημίσεις.
Οργάνωση μηνυμάτων με κατηγορίες στο Outlook
Εκχωρήστε κατηγορίες χρωμάτων σε σχετικά στοιχεία, ώστε να μπορείτε να τα παρακολουθείτε και να τα ταξινομείτε εύκολα.
- Ανοίξτε το μήνυμα στο παράθυρο ανάγνωσης ή σε ξεχωριστό παράθυρο. Για να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία σε πολλά μηνύματα, επιλέξτε όλα τα email στη λίστα μηνυμάτων.
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική, στην ομάδα Ετικέτες και επιλέξτε Κατηγοροποίηση. Εάν το μήνυμα είναι ανοιχτό σε ξεχωριστό παράθυρο, μεταβείτε στην καρτέλα Message και επιλέξτε Categorize.
Image -
Επιλέξτε την κατηγορία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Image Μπορείτε να αντιστοιχίσετε περισσότερες από μία κατηγορίες χρωμάτων σε αντικείμενα.
- Την πρώτη φορά που εκχωρείτε μια κατηγορία σε ένα μήνυμα, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Μετονομασία Κατηγορίας. Στο πλαίσιο κειμένου Όνομα, εισαγάγετε ένα περιγραφικό όνομα για την κατηγορία.
-
Επιλέξτε Ναι.
Προσθήκη νέας κατηγορίας
Μπορείτε να δημιουργήσετε ή να μετονομάσετε κατηγορίες στο Outlook.
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Home και επιλέξτε Categorize.
Image -
Επιλέξτε Όλες οι κατηγορίες.
Image -
Στο παράθυρο διαλόγου Κατηγορίες χρωμάτων, επιλέξτε Νέο για να χρησιμοποιήσετε ένα νέο χρώμα.
Image -
Στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη νέας κατηγορίας, επιλέξτε ένα χρώμα και εισαγάγετε ένα όνομα για την κατηγορία.
Image - Επιλέξτε OK.
-
Για να μετονομάσετε μια υπάρχουσα κατηγορία, επιλέξτε ένα υπάρχον χρώμα και επιλέξτε Μετονομασία.
Image - Πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα για την κατηγορία και πατήστε Enter.
- Επιλέξτε OK.
